Payroll koppeling
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
Met een koppeling tussen Officient en AFAS Profit komen medewerkers die in Exact Officient bij de Nederlandse payroll horen in AFAS, met naam volgens Nederlandse opbouw, weekrooster, loon en IBAN. Belgische collega's blijven bij hun sociaal secretariaat; alleen de Nederlandse medewerkers gaan naar AFAS.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Belgisch hoofdkantoor die Exact Officient voor HR gebruiken en hun Nederlandse vestiging in AFAS Profit verlonen, beheren de Nederlandse medewerkers nu dubbel. Officient levert de Belgische payroll zelf aan; voor AFAS typt iemand alles over.
- HR legt de Nederlandse medewerker vast in Officient en koppelt die aan de Nederlandse payroll.
- Officient meldt de nieuwe persoon; KoppelHet haalt persoonsgegevens, loon en weekrooster op.
- AFAS ontvangt de medewerker via het onboardingproces; HR vult loonheffing, cao en pensioen aan.
- Elk uur vergelijkt KoppelHet de loonhistorie en het weekrooster in Officient met AFAS en zet nieuwe regels met hun startdatum door.
- Een einde dienstverband met reden in Officient wordt een datum uit dienst met reden einde dienstverband in AFAS.
Waar je op let bij Officient en AFAS Profit
- Officient heeft een naamopbouw met voorletters, tussenvoegsel en de naam van de partner, en volgens de eigen documentatie zijn de voorletters er alleen voor Nederlandse koppelingen. KoppelHet zet die delen apart in AFAS, zodat naamgebruik en aanhef op de loonstrook kloppen.
- Elke persoon in Officient is gekoppeld aan één payrollprovider, zoals een Belgisch sociaal secretariaat. KoppelHet neemt alleen mensen mee die aan de Nederlandse payroll hangen, zodat niemand in twee landen wordt verloond.
- Het weekrooster in Officient staat in minuten per weekdag, eventueel in een schema van meer weken. KoppelHet rekent dat om naar uren en werkdagen in het AFAS-rooster; een meerweeks schema meldt KoppelHet aan HR in plaats van het te middelen.
- Lonen in Officient hebben een soort, zoals maandloon of uurloon voor werknemers, of freelancer en stagiair. Alleen de werknemerssoorten gaan naar AFAS; freelancers en onbetaalde stagiairs blijven buiten de salarisadministratie.
- Officient kent twaalf redenen voor einde dienstverband, zoals opzeg door werknemer, einde contract of wederzijds akkoord. Die vertalen we bij de start naar de reden einde dienstverband in AFAS.
- De webhooks van Officient melden persoonswijzigingen en verlof, maar geen nieuw loon. KoppelHet leest de loonhistorie daarom elk uur en houdt zich aan de limiet van dertig aanroepen per vijf seconden.
- Bij een loon toont Officient ook een geschatte maandkost met Belgische onderdelen, zoals sociale bijdragen en maaltijdcheques. Die schatting gaat niet naar AFAS; AFAS berekent de Nederlandse loonkosten zelf.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Blijft de Belgische loonverwerking zoals hij is?
Ja. De koppeling met het sociaal secretariaat in Officient verandert niet. KoppelHet leest alleen de Nederlandse medewerkers.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Officient via de REST API (api.officient.io/1.0) met OAuth 2.0 bearer token - people/list, people/{id}/detail, wages (current en history), weekly_schedule/current. Webhooks person_added, person_updated, person_deleted en person_reactivated, met alleen het id in de melding. Maximaal 30 aanroepen per 5 seconden.
- AFAS via de UpdateConnectors HrOnboarding en KnEmployee (AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary, AfasBankInfo), onder een eigen app connector.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
id (person) | Vrij veld bij de medewerker | Sleutel |
linked_payroll_provider | Filter | Alleen de Nederlandse payroll |
first_name, name_parts (initials, insertion, insertion_partner, last_name_partner) | KnPerson (voorletters, voorvoegsel, naam partner) | |
birthdate, address | KnPerson | |
employment.first_employment_date | Datum in dienst | |
Wage (type, rate, start_date) | AfasSalary | |
weekly_time_engagement_minutes | AfasTimeTable | |
bank_account_iban | AfasBankInfo | |
Wage end_date en termination_reason | Datum uit dienst en reden einde dienstverband |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → ADP iHCM
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
ASOfficient → Arbodienst (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding
Officient → DATEV
Officient DATEV koppeling: Duitse medewerkers uit Officient naar de Steuerberater met DATEV