ASVerzuimmelding (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Officient en de Arbodienst worden de verzuimperiodes die HR in Exact Officient vastlegt automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. Een periode zonder einddatum blijft bij de arbodienst open; zodra Officient de periode sluit, volgt de betermelding.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Exact Officient gebruiken voor HR en verzuim, en een arbodienst met SIVI-berichten hebben, leggen een ziekmelding vast in Officient en zetten die daarna ook in het portaal van de arbodienst. Bij een terugval na herstel weet de arbodienst vaak niet dat het om hetzelfde verzuim gaat.
- Bij de start controleren we dat het Officient-account de verzuimmodule heeft en welke medewerkers onder de arbodienst vallen.
- KoppelHet leest de verzuimperiodes van dit en vorig jaar per medewerker.
- Een nieuwe open periode wordt een ziekmelding, met een kortere eerste dag als iemand halverwege naar huis ging.
- Een deels gesloten periode wordt een wijziging; een gesloten periode een betermelding.
- Een periode die verdwijnt nadat ze is gemeld, gaat als taak naar HR.
Waar je op let bij Officient en Arbodienst (SIVI)
- Exact Officient heeft een eigen lijst met verzuimperiodes, apart van verlof. KoppelHet hoeft dus niet uit verloftypes af te leiden wat ziekte is. Heeft het account geen verzuimmodule, dan weigert de API de vraag met de melding dat ziekte niet wordt ondersteund; dat controleren we bij de start.
- Officient geeft de periodes per medewerker en per kalenderjaar. Een ziekte die in december begint, staat in januari in een andere lijst. KoppelHet leest daarom altijd het lopende en het vorige jaar, zodat een verzuim over de jaarwisseling één verzuimgeval blijft.
- Een periode zonder einddatum is in Officient nog open. Dat past op een open verzuimgeval bij de arbodienst. Krijgt de periode een einddatum en de status gesloten, dan stuurt KoppelHet de betermelding met de dag na de einddatum als hersteldatum.
- Officient groepeert periodes die bij elkaar horen, en een periode kan deels gesloten zijn. KoppelHet behandelt een groep als één verzuimgeval bij de arbodienst en stuurt bij een deels gesloten periode een wijziging, zodat een terugval niet als nieuwe ziekmelding binnenkomt.
- Officient legt vast of een periode hele dagen betreft of een eigen duur, en hoeveel minuten iemand op de eerste dag ziek was. Wie na een halve werkdag naar huis gaat, krijgt bij de arbodienst daardoor een eerste dag met het juiste percentage.
- De webhooks van Officient gaan over personen en assets, niet over verzuim. KoppelHet vraagt de periodes daarom zelf op, elk uur voor wie al ziek is en elke nacht voor iedereen. De OAuth-client krijgt alleen leesrechten op de kalender en persoonsgegevens.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we de verzuimmodule van Officient nodig?
Ja. Zonder die module geeft Officient geen verzuimperiodes via de API.
Wat als iemand na herstel weer ziek wordt?
Staat de nieuwe periode in Officient in dezelfde groep, dan blijft het bij de arbodienst één verzuimgeval. Anders wordt het een nieuwe ziekmelding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Officient via de API (https://api.officient.io) met OAuth 2.0 en de scope calendar:read. GET /1.0/calendar/{person_id}/verzuim/{year} geeft groepen van periodes met start_date, end_date (null als er nog geen einde is), duration_type (all_day of custom), duration_minutes_on_first_day en status (open, closed of partially_closed); 400 met 'Your account doesn't support sickness' zonder verzuimmodule. Personen via de people-endpoints. Rate limit 30 aanroepen per 5 seconden.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, Vangnet J/N (verplicht) en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Person id | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Contract van de persoon | Identificatie dienstverband | |
Eerste periode van een groep | Verzuimgeval identificatie | Periodes in één groep houden hetzelfde verzuimgeval |
start_date en duration_minutes_on_first_day | Datum eerste verzuimdag | |
status en duration_type | Percentage verzuim | |
end_date + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | Leeg zolang end_date leeg is |
Eigen veld in Officient | Vangnet J/N |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → ADP iHCM
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
Officient → AFAS Profit
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
Officient → DATEV
Officient DATEV koppeling: Duitse medewerkers uit Officient naar de Steuerberater met DATEV