Payroll koppeling
Officient DATEV koppeling: Duitse medewerkers uit Officient naar de Steuerberater met DATEV
Met een koppeling tussen Officient en DATEV gaan de Duitse medewerkers uit Officient, met contract, loon, weekrooster en uitdiensttreding, naar de Steuerberater die de loonadministratie in DATEV doet. KoppelHet selecteert de Duitse contracten, zet de gegevens om naar DATEV-begrippen en levert ze als bestand of via de importdienst van DATEV.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Officient gebruiken voor hun Belgische of Nederlandse medewerkers en ook een paar collega's in Duitsland hebben, laten de Duitse loonadministratie meestal door een Steuerberater in DATEV doen. HR mailt nieuwe medewerkers en loonwijzigingen dan elke maand in een spreadsheet, en de Steuerberater typt alles opnieuw in.
- Met de Steuerberater spreken we af of de aanlevering als ASCII-bestand of via de Lohnimportdatenservice gaat, en welke Lohnarten gelden.
- In Officient leggen we vast hoe een Duits contract herkenbaar is en welke eigen velden de Duitse gegevens bevatten.
- KoppelHet leest elk uur personen, lonen en roosters en houdt bij wat sinds de vorige aanlevering is veranderd.
- Voor de afsluiting krijgt HR een overzicht van wat naar DATEV gaat en wat nog ontbreekt.
- Na akkoord levert KoppelHet de stam- en mutatiegegevens aan; de Steuerberater neemt ze over in DATEV.
Waar je op let bij Officient en DATEV
- Bij een persoon in Officient staat geen juridische entiteit, maar elk loon heeft een registration_country_code. KoppelHet selecteert de lonen met Duitsland als land, zodat alleen Duitse contracten naar de Steuerberater gaan en Belgische en Nederlandse salarissen buiten beeld blijven.
- Officient kent zes loonsoorten, waaronder freelancer per uur, per dag of per maand en onbetaalde stagiair. Alleen employee_paid_monthly en employee_paid_hourly worden een Festbezug of Stundenlohn in DATEV. Freelancers en onbetaalde stagiairs levert KoppelHet niet aan, want die horen niet in de Duitse loonadministratie.
- Officient is gebouwd voor Belgische loonverwerking; het rijksregisternummer heeft een Belgisch formaat, en Duitse gegevens zoals Steuer-ID, Steuerklasse en Krankenkasse hebben geen eigen veld. KoppelHet leest ze uit eigen velden in Officient als die er zijn; anders vult de Steuerberater ze bij de eerste aanmelding in DATEV in.
- Bij een loon toont Officient een geschatte maandkost met Belgische onderdelen, zoals sociale bijdragen, eindejaarspremie en hospitalisatieverzekering. Die gaan niet naar DATEV. De Duitse premies en lasten berekent DATEV zelf; KoppelHet levert alleen het brutoloon met ingangsdatum.
- Officient legt de arbeidsduur vast in minuten per dag, eventueel met een schema van meerdere weken. KoppelHet rekent dat om naar uren per week voor DATEV; een wisselend meerweeks schema zet het als melding op het overzicht voor de Steuerberater.
- Een nieuw loon in Officient geeft geen webhook. KoppelHet leest de loonhistorie daarom elk uur, binnen de limiet van dertig aanroepen per vijf seconden, zodat een verhoging met ingangsdatum in de goede DATEV-maand terechtkomt.
- DATEV biedt de Lohnimportdatenservice alleen aan voor geselecteerde systemen, en het bedrijf of de Steuerberater zet hem aan in DATEV Arbeitsplatz. Is die route niet beschikbaar, dan levert KoppelHet een bestand dat de Steuerberater zelf in DATEV inleest.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Rekent KoppelHet Duitse lonen uit?
Nee. KoppelHet levert de gegevens aan; de berekening en aangiften doet de Steuerberater in DATEV.
Komen loonstroken terug in Officient?
Niet standaard. Loonstroken uit DATEV terugzetten kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Officient via api.officient.io/1.0 met OAuth 2.0: people/{id}/detail (scope personal.info:read; first_name, last_name, birthdate, bank_account_iban, bank_account_bic, national_number, employment, custom_fields), wages/{id}/current en wage history (scope wages:read; type, rate, start_date, registration_country_code, weekly_time_engagement_minutes, multiple_week_schedule, termination_reason, estimated_monthly_cost). Webhooks person_added en person_updated, niet voor lonen. Limiet 30 aanroepen per 5 seconden.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en mutatiegegevens via het DATEV-rekencentrum, vrijgave in DATEV Arbeitsplatz, alleen voor geselecteerde derde systemen) of een ASCII-bestand dat de Steuerberater zelf inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
id (person) | Personalnummer | |
first_name, last_name, birthdate | Vorname, Name, Geburtsdatum | |
bank_account_iban, bank_account_bic | Bankverbindung | |
employment.first_employment_date | Eintrittsdatum | |
Wage type employee_paid_monthly (rate, start_date) | Festbezug (Lohnart van het kantoor) | |
Wage type employee_paid_hourly (rate, start_date) | Stundenlohn | |
weekly_time_engagement_minutes | Wöchentliche Arbeitszeit | |
custom_fields (Duitse gegevens) | Steuer-ID, Steuerklasse, Krankenkasse | |
employment.last_employment_date | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → ADP iHCM
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
Officient → AFAS Profit
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
ASOfficient → Arbodienst (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding