Identity en access management
Officient Entra ID koppeling: Microsoft 365-accounts uit Exact Officient
Met een koppeling tussen Officient en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe persoon in Exact Officient automatisch een account in Entra ID, met team, functie, leidinggevende en de juiste taal. Na de laatste dag van het dienstverband in Officient wordt de aanmelding geblokkeerd, en een heractiveerde collega krijgt zijn oude account terug.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Exact Officient voor HR gebruiken en met Microsoft 365 werken, laten IT accounts vaak nog zelf aanmaken, en een einde dienstverband in Officient bereikt Entra ID alleen als iemand eraan denkt.
- In Officient maakt de beheerder een client app voor KoppelHet en zet webhooks voor personen, teams, functies en leidinggevenden op het adres van KoppelHet.
- Bij een melding haalt KoppelHet het detail van de persoon op, want de melding zelf bevat alleen het id.
- Voor een nieuwe persoon maakt KoppelHet het account aan met de afgesproken naamgeving, in de groep van het team.
- Wijzigingen van team, functie of leidinggevende werkt KoppelHet bij in Entra ID, inclusief de groepen.
- Na de laatste dag van het dienstverband blokkeert KoppelHet de aanmelding; bij een heractivering gaat hetzelfde account weer open.
Waar je op let bij Officient en Microsoft Entra ID
- Officient kent aparte webhooks voor een gewijzigd team, een nieuwe leidinggevende en een nieuwe functie. KoppelHet gebruikt die om alleen het betreffende veld en de groepen bij te werken, zonder het hele account opnieuw te schrijven.
- Een melding van Officient bevat alleen het account, het soort gebeurtenis en het id van de persoon. KoppelHet haalt daarna het detail op, en blijft met de nachtelijke vergelijking binnen de limiet van dertig aanroepen per vijf seconden.
- In Officient staat de voorkeurstaal als tweeletterige code, zoals nl of fr. Entra ID verwacht taal en land samen, zoals nl-BE of fr-BE. KoppelHet vult het land aan per bedrijf, zodat Microsoft 365 een Franstalige collega in Brussel in het Frans begroet.
- Bij de leidinggevende kent Officient naast de gewone leidinggevende ook een extra leidinggevende. Entra ID heeft één veld voor de manager. KoppelHet zet de gewone leidinggevende daarin en kan de extra leidinggevende als eigenaar van de teamgroep gebruiken.
- Officient meldt met person_reactivated dat iemand terugkomt. KoppelHet zoekt dan het bestaande account op via het Officient-id in employeeId en zet het weer aan, in plaats van een tweede account met een volgnummer aan te maken.
- Het nummer bij de payrollprovider vult Officient volgens de eigen documentatie alleen bij bepaalde Nederlandse koppelingen. Voor de sleutel gebruikt KoppelHet daarom het vaste id van de persoon in Officient, dat bij elke Belgische en Nederlandse medewerker bestaat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een nieuwe persoon in Officient nog geen werkadres heeft?
Dan bepaalt KoppelHet het adres met de afgesproken naamgevingsregel. Het adres terugschrijven naar Officient kan later als uitbreiding.
Werkt dit ook met Active Directory in het eigen netwerk?
Ja, via een klein programma in het domein dat de opdrachten met een uitgaande verbinding ophaalt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Officient via de REST API (api.officient.io/1.0) met een bearer token van een eigen client app (scope personal.info:read): GET /people/{id}/detail met email, team, current_role, current_reports_to (person_id, extra_manager_id), employment (first_employment_date, last_employment_date) en preferred_language_code. Webhooks person_added, person_updated, person_deleted, person_reactivated, person_team_updated, person_manager_updated en person_role_updated (body met account, event_type en related_object_id); opnieuw verstuurd bij een andere status dan 200. Maximaal 30 aanroepen per 5 seconden, daarboven 429.
- Entra ID via Microsoft Graph met applicatierechten: employeeId (maximaal 16 tekens), givenName, surname, mail, userPrincipalName, department (maximaal 64), jobTitle, manager via $ref, preferredLanguage (RFC 4646, bijvoorbeeld nl-BE), employeeHireDate, employeeLeaveDateTime (User-LifeCycleInfo.ReadWrite.All) en accountEnabled.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
id (person) | employeeId | Sleutel tussen beide systemen |
first_name, last_name | givenName, surname en displayName | |
email | mail | Leeg bij een nieuwe persoon: naamgevingsregel |
team.name | department en groep | |
current_role.name | jobTitle | |
current_reports_to.person_id | manager | |
preferred_language_code | preferredLanguage | Aangevuld met landcode, bijvoorbeeld nl-BE |
employment.first_employment_date | employeeHireDate | |
employment.last_employment_date | employeeLeaveDateTime en accountEnabled = false |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → ADP iHCM
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
Officient → AFAS Profit
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
ASOfficient → Arbodienst (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding