Payroll koppeling
Officient Loket koppeling: nieuwe medewerkers, lonen en weekroosters uit Exact Officient in Loket
Met een koppeling tussen Officient en Loket komt een nieuwe Nederlandse medewerker uit Officient als conceptwerknemer in Loket, met de volledige naamopbouw, loon en weekrooster. Een nieuw loon, een ander rooster of een vertrek in Officient gaat daarna ook naar het dienstverband in Loket.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Officient gebruiken voor personeel in België en Nederland en de Nederlandse salarissen in Loket laten verwerken, hebben in de Officient Marketplace geen Loket-koppeling. Nieuwe Nederlandse collega's en loonsverhogingen gaan dan per mail naar de salarisadministratie, en de naam met tussenvoegsel en partnernaam wordt opnieuw ingetypt.
- HR maakt in Officient een nieuwe persoon aan met een Nederlands contract en loon.
- Na de webhook leest KoppelHet de persoon, het loon en het weekrooster en maakt een conceptwerknemer in Loket.
- De salarisadministratie vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om.
- Elk uur kijkt KoppelHet in de loonhistorie en het rooster of er iets nieuws is, en zet dat met de ingangsdatum in Loket.
- Een einde dienstverband in Officient beëindigt het dienstverband in Loket met de vertaalde reden.
Waar je op let bij Officient en Loket
- Officient legt de naam in delen vast, met voorletters, tussenvoegsel, de naam van de partner en de gewenste naamsamenstelling. Loket heeft voor elk deel een eigen veld, plus een keuze hoe de achternaam wordt opgebouwd. KoppelHet vult ze één op één, zodat aanhef en naam op de loonstrook kloppen zonder correctie.
- Officient kent zes loonsoorten, waaronder freelancer per uur, per dag of per maand en onbetaalde stagiair. Alleen employee_paid_monthly en employee_paid_hourly worden een loon in Loket; freelancers en onbetaalde stagiairs maakt KoppelHet niet aan als werknemer.
- Het weekrooster in Officient kan een schema van meer weken zijn. Loket kan een patroon van twee weken vastleggen, met uren voor even en oneven weken. Een tweeweeks schema zet KoppelHet daar direct in; een schema van drie of meer weken meldt het aan de salarisadministratie.
- Officient meldt een nieuw loon niet via een webhook. KoppelHet leest daarom elk uur de loonhistorie, binnen de limiet van dertig aanroepen per vijf seconden, en maakt alleen een loonrecord in Loket als de startdatum later ligt dan het laatste record daar.
- Officient heeft twaalf redenen voor het einde van een dienstverband, zoals einde contract, opzeg door de werknemer en pensioen. KoppelHet vertaalt ze naar de reden die Loket volgens de Belastingdienst vraagt; bij ontslag na langdurige ziekte vult HR die indicatie zelf in Loket in.
- Bij een loon toont Officient een geschatte maandkost met Belgische onderdelen. Die gaat niet naar Loket; Loket kent een eigen veld voor werkgeverskosten, maar dat laat KoppelHet aan de salarisadministratie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe weet de koppeling wie Nederlands is?
Dat leggen we bij de start vast, bijvoorbeeld via het team of de juridische entiteit in Officient. Belgische collega's blijven bij hun sociaal secretariaat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Officient via api.officient.io/1.0 met OAuth 2.0 - people/{id}/detail (name_parts, bank_account_iban, linked_payroll_provider), wages/{id}/current en wage history (type, rate, start_date), weekly_schedule/current en het einde van het contract met termination_reason. Webhooks person_added en person_updated, met alleen het id. Limiet 30 aanroepen per 5 seconden.
- Naar Loket via de Loket REST API met OAuth - PostConceptEmployeeByEmployerId (initials, prefix, lastNamePartner, prefixPartner, howToFormatLastName, iban), PostWageByEmploymentId (grossWageType uur of periode), PostWorkingHoursByEmploymentId (workPattern oddWeeks en evenWeeks) en PatchTerminateByEmploymentId.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
id | Vrij veld bij de werknemer | Vaste sleutel |
name_parts (initials, insertion, last_name_partner, insertion_partner, last_name_composition) | initials, prefix, lastNamePartner, prefixPartner en howToFormatLastName | |
bank_account_iban | IBAN zonder spaties | |
Contract (start_date) | Begindatum dienstverband | |
wage type employee_paid_monthly | Periodeloon | |
wage type employee_paid_hourly | Uurloon | |
weekly schedule (minuten per dag, multiple_week_schedule) | Arbeidstijd en werkpatroon even en oneven weken | |
termination_reason | Reden einde dienstverband (Belastingdienst) |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → ADP iHCM
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
Officient → AFAS Profit
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
ASOfficient → Arbodienst (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding