Payroll koppeling
Officient Nmbrs koppeling: aannames, lonen en roosters vanuit Officient naar Nmbrs
Met een koppeling tussen Exact Officient en Nmbrs beginnen nieuwe medewerkers, loonwijzigingen en weekroosters in Officient en gaan ze vanzelf naar Nmbrs. KoppelHet bouwt die koppeling en vergelijkt beide systemen voor elke Nmbrs-periode.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Exact Officient als HR-systeem en Nmbrs voor de Nederlandse salarissen gebruiken, willen aannames en loonsverhogingen in Officient doen. Zonder koppeling typt de salarisadministratie die over in Nmbrs.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Officient; de webhook person_added meldt die bij KoppelHet.
- KoppelHet maakt in Nmbrs medewerker, dienstverband, rooster, loon en IBAN aan en zet het Nmbrs-nummer terug in de payrollkoppeling van de persoon in Officient, als de API dat toestaat.
- Nieuwe loonregels en weekroosters in Officient gaan met hun startdatum naar Nmbrs.
- Voor de afsluiting vergelijkt KoppelHet beide systemen en meldt verschillen.
Waar je op let bij Officient en Nmbrs
- Officient heeft velden die volgens de eigen documentatie alleen voor Nederlandse koppelingen bestaan, zoals voorletters en het personeelsnummer bij de gekoppelde payroll. KoppelHet gebruikt dat nummer als brug met Nmbrs, zodat beide systemen dezelfde medewerker zien.
- Officient legt het weekrooster vast in minuten per dag, met eventueel een schema van meerdere weken. KoppelHet zet dat om naar uren per dag in Nmbrs; een wisselend meerweeks schema gaat als melding naar de salarisadministratie.
- Een nieuw loon in Officient geeft geen webhook; alleen persoonswijzigingen, verlof en wijzigingen van team, manager en functie doen dat. KoppelHet leest de loonhistorie daarom elk uur.
- Officient heeft een lijst met verzuimperiodes per jaar, met status open, gesloten of deels gesloten. Voor de afsluiting van een Nmbrs-periode toont KoppelHet de open periodes aan de salarisadministratie; verzuim zelf doorzetten kan later als uitbreiding.
- Elke loonregel in Officient heeft een registratieland, zoals BE of NL. Een organisatie met Belgische en Nederlandse collega's in één Officient-account heeft dus beide in dezelfde loonhistorie. KoppelHet stuurt alleen regels met registratieland NL naar Nmbrs.
- Bij een loonregel geeft Officient ook een geschatte maandelijkse kostprijs, met onder meer vakantiegeld, eindejaarsuitkering en sociale lasten. Dat is een schatting van Officient, geen uitkomst van een loonberekening. KoppelHet neemt alleen het loontype en het bedrag over; Nmbrs rekent de rest zelf uit.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Officient via api.officient.io/1.0 met OAuth 2.0 - people/list (met linked_payroll_provider), people/{id}/detail, wage history, weekly_schedule/current en verzuimperiodes. Webhooks person_added, person_updated, person_role_updated en days_off_*; de melding bevat alleen het id. Limiet 30 aanroepen per 5 seconden.
- Nmbrs via de REST API met OAuth 2.0 op klantniveau. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
id (person) | Vrij veld in Nmbrs | Sleutel |
linked_payroll_employee_number | Personeelsnummer | Volgens Officient alleen bij Nederlandse koppelingen |
name_parts (initials, insertion) | Voorletters en tussenvoegsel | |
employment.first_employment_date | Startdatum dienstverband | |
Wage (type, rate, start_date) | Salaris of uurloon met ingangsdatum | |
weekly_time_engagement_minutes | Rooster (uren per dag) | |
bank_account_iban | IBAN | |
employment.last_employment_date | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → ADP iHCM
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
Officient → AFAS Profit
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
ASOfficient → Arbodienst (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding