HR naar ITSM
Officient TOPdesk koppeling: personen, teams en leidinggevenden uit Officient, met de assets van de medewerker in de offboardingmelding
Met een koppeling tussen Officient en TOPdesk staat elke medewerker uit Officient als persoon in TOPdesk, met team, functie en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een melding bij een nieuwe medewerker en bij het einde van het dienstverband. Officient meldt wijzigingen in persoon, team, rol en leidinggevende direct, en de offboardingmelding noemt de assets die in Officient op naam van de medewerker staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties in België en Nederland die Officient gebruiken en een servicedesk in TOPdesk hebben, registreren laptops en telefoons vaak als asset in Officient. De servicedesk ziet die lijst niet, en bij een vertrek weet niemand in TOPdesk welke spullen terug moeten.
- HR voegt de persoon in Officient toe met team, rol en leidinggevende.
- Officient stuurt person_added. KoppelHet haalt de persoon op en zet hem in TOPdesk.
- Vier weken voor de eerste datum in dienst komt een onboardingmelding bij de servicedesk.
- Een nieuw team, een andere rol of een andere leidinggevende komt via een eigen webhook en past de persoon in TOPdesk aan.
- Een week voor de laatste datum in dienst komt een offboardingmelding met de assets van de medewerker. Na die dag wordt de persoon gearchiveerd.
Waar je op let bij Officient en TOPdesk
- Officient houdt assets per medewerker bij en stuurt een webhook als er een wordt toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. KoppelHet zet bij een vertrek de lijst met assets op naam van de medewerker in de offboardingmelding, zodat de servicedesk weet wat er terug moet komen.
- Officient kent naast de leidinggevende ook een extra leidinggevende. In TOPdesk wordt alleen de eerste de manager. De extra leidinggevende staat in de onboardingmelding, zodat ook die toegang kan aanvragen voor de nieuwe collega.
- Een wijziging van team, rol of leidinggevende heeft in Officient elk een eigen webhook. KoppelHet past dan alleen dat ene gegeven in TOPdesk aan en maakt een wijzigingsmelding als het team verandert, zodat de servicedesk groepen en mappen kan aanpassen.
- Een Nederlandse naam staat in Officient in delen, met een apart tussenvoegsel. KoppelHet zet tussenvoegsel en achternaam samen in de achternaam in TOPdesk, zodat de servicedesk iemand vindt zoals de naam echt geschreven wordt.
- Een webhook van Officient bevat alleen het account, het soort event en het id van het object, en geen handtekening. KoppelHet haalt na elke webhook de persoon zelf op, zodat er alleen meldingen in TOPdesk komen op basis van gegevens uit Officient zelf.
- Komt iemand terug, dan meldt Officient dat met person_reactivated. KoppelHet haalt de gearchiveerde persoon in TOPdesk terug in plaats van een nieuwe aan te maken, zodat oude meldingen bij dezelfde persoon blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waar komt de vestiging vandaan?
De persoonsgegevens van Officient bevatten geen werklocatie, wel een team. Met één kantoor gaat iedereen naar die vestiging; met meer kantoren leiden we de vestiging af van het team. Dat spreken we bij de start af.
Worden assets ook in TOPdesk bijgehouden?
Niet in de eerste versie. De lijst gaat mee in de melding. Assets als objecten in TOPdesk kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Officient REST API (api.officient.io/1.0, bearer token, scopes personal.info:read en basics:read). GET /people/{id}/detail (first_name, name_parts.insertion, email, team, current_role, current_reports_to met extra_manager_id, employment.first_employment_date en last_employment_date, linked_payroll_employee_number) en GET /assets/list met person_id (30 per pagina). Webhooks person_added, person_updated, person_deleted, person_reactivated, person_team_updated, person_manager_updated, person_role_updated en asset_added, asset_updated, asset_deleted; body met account, event_type en related_object_id; herhaling zolang er geen status 200 terugkomt. Maximaal 30 aanroepen per 5 seconden.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord: personen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren en terughalen), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, operatorGroup, targetDate, externalNumber).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Officient | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
id (person) | employeeNumber | Of linked_payroll_employee_number als dat gevuld is |
first_name | firstName | |
name_parts.insertion en last_name | surName | Tussenvoegsel vóór de achternaam |
email | email | |
current_role.name | jobTitle | |
team.name | department | |
current_reports_to.person_id | manager | |
employment.first_employment_date | hireDate en targetDate van de onboardingmelding | |
employment.last_employment_date | employmentTerminationDate en targetDate van de offboardingmelding | |
assets/list (name) per persoon | Tekst van de offboardingmelding |
Gerelateerd
Officient → Active Directory
Officient Active Directory koppeling: AD-accounts uit Exact Officient
Officient → ADP iHCM
Officient ADP iHCM koppeling: Nederlands loon en vertrek uit Exact Officient naar ADP iHCM
Officient → AFAS Profit
Officient koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers uit Exact Officient in AFAS Profit Payroll
ASOfficient → Arbodienst (SIVI)
Officient koppelen met de arbodienst via SIVI: verzuimperiodes uit Exact Officient als verzuimmelding