HR naar ERP
Oracle HCM 4PS Construct koppeling: medewerkers van de bouwbedrijven uit Oracle in de juiste 4PS-administratie
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en 4PS Construct komt elke medewerker van een juridische werkgever die in 4PS werkt automatisch in de bijbehorende 4PS-administratie, met functie, werkmail, datum in dienst en kostenplaats. Een beëindiging in Oracle zet de einddatum in 4PS, en een aanname die in Oracle wordt geannuleerd, wordt in 4PS verwijderd zolang er geen uren op staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor de hele groep in Oracle HCM Cloud doen en de bouw- of installatiebedrijven in 4PS Construct laten draaien, zetten monteurs en uitvoerders met de hand in 4PS. Een aanname die op het laatste moment niet doorgaat, blijft daar als medewerker staan en komt in planningen en urenlijsten terug.
- HR legt een aanname of wijziging vast in Oracle bij een werkgever die in 4PS werkt.
- KoppelHet leest de Oracle-feeds en haalt de medewerker met zijn toewijzing op.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in de 4PS-administratie van die werkgever, of werkt hem bij.
- Afdeling en kostenplaats komen als standaarddimensie op de medewerker, als de waarde in 4PS bestaat.
- Bij een beëindiging zet KoppelHet de einddatum; na de laatste werkdag gaat de status naar beëindigd.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en 4PS Construct
- Trekt een kandidaat zich terug of verschijnt iemand niet op de eerste dag, dan meldt Oracle een geannuleerde arbeidsrelatie. De standaard-API onder 4PS kan een medewerker verwijderen. KoppelHet doet dat alleen als er nog geen tijdregistraties op de medewerker staan; anders wordt hij inactief, zodat geboekte uren blijven kloppen.
- Elke juridische werkgever in Oracle hoort bij een eigen 4PS-administratie. De API onder 4PS werkt per administratie. KoppelHet neemt alleen arbeidsrelaties mee van werkgevers in de tabel, zodat medewerkers van kantoren of landen zonder 4PS er nooit in komen.
- De toewijzingsfeed van Oracle meldt ook salaris- en managerwijzigingen. De medewerkerkaart onder 4PS heeft geen veld voor salaris of leidinggevende. KoppelHet laat zulke berichten na een vergelijking liggen en werkt 4PS alleen bij als functie, afdeling of kostenplaats verandert.
- Het adres op een medewerker is in Business Central, waar 4PS op draait, het adres dat op documenten verschijnt. Oracle meldt adreswijzigingen in dezelfde feed als naam en werkmail. KoppelHet neemt het huisadres uit Oracle bewust niet over, zodat het niet op werkbonnen of andere documenten komt.
- Dimensiewaarden zoals kostenplaatsen zijn in de standaard-API alleen te lezen. Oracle kan een afdeling aanmaken voordat finance de kostenplaats in 4PS heeft. KoppelHet maakt de medewerker dan aan zonder die dimensie en meldt aan finance welke code ontbreekt; de dimensie volgt bij de eerstvolgende ronde.
- Een wijziging onder 4PS vraagt het versiekenmerk van de medewerker; een verouderd kenmerk wordt geweigerd. Werkt een 4PS-beheerder de kaart tussendoor bij, dan leest KoppelHet de nieuwe versie en vergelijkt eerst, zodat zijn aanpassing niet wordt overschreven door een oud Oracle-bericht.
- Oracle meldt een aanname al als die met een datum in de toekomst wordt vastgelegd. KoppelHet zet de medewerker dan meteen in 4PS met die datum in dienst, zodat werkvoorbereiding hem in de planning ziet voordat hij begint.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen ook ingehuurde krachten in 4PS?
Alleen als ze in 4PS uren boeken. Dat spreken we per werkgever af.
Wordt er iets teruggeschreven naar Oracle?
Nee. Oracle blijft de bron. Uren of kosten uit 4PS naar Oracle kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds onder /hcmRestApi/atomservlet/employee/ (newhire, empassignment, empupdate, termination, cancelworkrelship) en de workers REST-resource met workRelationships, assignments en names.
- Naar 4PS via de Business Central API v2.0 per company: POST, PATCH en DELETE op employees (number, givenName, middleName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated), met If-Match verplicht bij PATCH en DELETE. timeRegistrationEntries per medewerker om vooraf te controleren; defaultDimensions met parentType Employee. dimensionValues is alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | number | |
names (FirstName, MiddleNames, LastName) | givenName, middleName, surname | |
WorkEmail | email | |
assignments.JobName | jobTitle | |
workRelationships.LegalEmployerName | 4PS-administratie (company) | Via een tabel |
workRelationships.StartDate | employmentDate | |
workRelationships.TerminationDate | terminationDate en status Terminated | |
assignments.DepartmentName en kostenplaats | defaultDimensions | Alleen bestaande dimensiewaarden |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud