DyVerlof, verzuim en uren
Oracle HCM Dyflexis koppeling: toewijzingen als contract in de planning, ook vooruit
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Dyflexis komen de medewerkers van de vestigingen die in Dyflexis plannen automatisch uit Oracle in de planning, met een contract per toewijzing, de juiste vestiging en de contracturen per week. Een indiensttreding of overplaatsing die HR in Oracle vooruit vastlegt, staat al in Dyflexis voordat hij ingaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die wereldwijd Oracle HCM Cloud gebruiken en hun Nederlandse of Belgische vestigingen in Dyflexis laten roosteren, zetten nieuwe medewerkers met de hand in Dyflexis. Een overplaatsing naar een andere vestiging of een urenwijziging bereikt de planner pas als HR eraan denkt die door te geven.
- HR legt in Oracle een indiensttreding of wijziging vast, eventueel met een datum in de toekomst.
- KoppelHet leest de feed en haalt de medewerker op met werkrelaties en toewijzingen.
- Alleen toewijzingen op locaties die in Dyflexis plannen gaan door, elk als eigen contract.
- Een beheerder verbindt een nieuwe medewerker de eerste keer met een Dyflexis-medewerker.
- Bij vertrek of overplaatsing sluit het contract op de datum uit Oracle.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Dyflexis
- Oracle meldt een nieuwe medewerker al als HR de indiensttreding vastlegt met een toekomstige datum. KoppelHet zet het contract dan direct in Dyflexis met die startdatum, zodat de planner de nieuwe collega weken vooruit kan inroosteren.
- Oracle heeft een aparte feed voor een geannuleerde werkrelatie, bijvoorbeeld als iemand voor de start afhaakt. KoppelHet beëindigt dan het klaargezette contract in Dyflexis, zodat er geen diensten blijven staan voor iemand die nooit komt.
- Een toewijzing in Oracle legt de werkuren vast met een frequentie, per week of per maand. Dyflexis rekent in uren per week. KoppelHet rekent maanduren om naar een week, zodat een contract van 130 uur per maand niet als 130 uur per week in de planning komt.
- Een Dyflexis-contract vraagt ook het gemiddeld aantal dagen per week, en dat veld heeft een Oracle-toewijzing niet. KoppelHet leidt het af uit het werkpatroon, of uit een tabel per contracttype die de planning beheert.
- Bij een overplaatsing naar een andere juridische werkgever maakt Oracle een nieuwe werkrelatie. In Dyflexis blijft het dezelfde medewerker; KoppelHet sluit het oude contract en opent een nieuw contract met de nieuwe werkgever, zodat de uren later bij de juiste loonverwerking terechtkomen.
- Oracle geeft zonder datumkop alleen de stand van vandaag. KoppelHet vraagt toewijzingen op met een datumbereik, zodat een urenwijziging per volgende maand al als vervolgcontract in Dyflexis staat en de planner niet met het oude aantal uren vooruit plant.
- Oracle stuurt de feeds ook voor uitzendkrachten en nog niet gestarte medewerkers. Of uitzendkrachten in Dyflexis komen, bepaal je zelf; KoppelHet kijkt naar het soort werknemer en neemt alleen de afgesproken soorten mee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de gewerkte uren terug naar Oracle?
Niet in deze koppeling. Uren gaan meestal naar de lokale salarisverwerking; dat is een aparte stroom die kan later als uitbreiding.
Wat als iemand twee toewijzingen heeft?
Dan krijgt de medewerker in Dyflexis twee contracten, elk op de eigen vestiging. Beide vestigingen kunnen hem inroosteren.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom-feeds newhire (ook bij een toekomstige datum), empassignment, termination en cancelworkrelship, en daarna de resource workers met de children names, workRelationships en assignments (AssignmentNumber, LocationCode, NormalHours, Frequency, StandardWorkingHours, FullPartTime, AssignmentCategory, PrimaryAssignmentFlag, EffectiveStartDate, EffectiveEndDate). Toekomstige regels met de header Effective-Of (RangeMode, RangeStartDate, RangeEndDate).
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days); upserts met scope external_employees. Vestigingen en contracttypes via GET /api2/offices en GET /api2/contract-types.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employeeReference en personnelNumber | |
names (FirstName, LastName, KnownAs) | firstName, lastNamePrefix, lastName | |
AssignmentNumber | contractReference | Elke toewijzing een eigen contract |
LocationCode | office | Via een vertaaltabel |
NormalHours en Frequency | hours (per week) | Maand omgerekend naar week |
AssignmentCategory of FullPartTime | type | Via een tabel naar Dyflexis-contracttypes |
Werkpatroon of tabel | days | |
Legal employer van de werkrelatie | employerReferenceId | |
EffectiveStartDate en einddatum | start en end |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud