HR naar ITSM
Oracle HCM Freshservice koppeling: aanvragers en on- en offboardingverzoeken uit Oracle HCM Cloud
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Freshservice wordt elke medewerker uit Oracle een aanvrager in Freshservice, met afdeling, locatie, functie en leidinggevende, en zet een nieuwe medewerker of een vertrek in Oracle een onboarding- of offboardingverzoek klaar. Freshworks heeft zelf een Oracle HCM-connector met recepten voor precies deze stappen; KoppelHet komt erbij als de rechten in Oracle beperkt moeten blijven, als alleen de primaire functie bij bepaalde werkgevers telt, of als jullie geen prijs per taak willen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als wereldwijd HR-systeem en Freshservice als servicedesk krijgen nieuwe collega's vaak pas in Freshservice als die zelf een ticket mailen. Onboarding loopt via een mail van HR, en in de documentatie van de Oracle-connector van Freshworks staat niet hoe medewerkers van landen met een eigen servicedesk buiten blijven.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Oracle HCM; die staat meteen in de feed met nieuwe medewerkers.
- KoppelHet haalt de worker op en kijkt naar de primaire assignment bij de werkgevers die bij deze servicedesk horen.
- De leidinggevende wordt eerst aanvrager als hij dat nog niet is, daarna de nieuwe medewerker.
- Het onboardingverzoek gaat in namens de leidinggevende, met startdatum, functie, afdeling en locatie.
- Een beëindiging uit de feed geeft een offboardingverzoek; na de einddatum wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Freshservice
- De Oracle HCM-connector van Freshworks heeft recepten voor het bijwerken van aanvragers, een eerste vulling met historische gegevens, onboarding en offboarding, en haalt afdeling, locatie, functie en leidinggevende op. Freshworks rekent per uitgevoerde taak.
- Oracle zet een nieuwe medewerker in de newhire-feed op het moment dat HR hem vastlegt, ook als de startdatum weken later ligt. KoppelHet dient het onboardingverzoek dan meteen in, zodat IT de volle doorlooptijd heeft voor laptop en accounts.
- Een persoon in Oracle kan meerdere assignments hebben, soms bij verschillende werkgevers in de groep. KoppelHet neemt de primaire assignment bij de werkgevers die bij deze Freshservice-omgeving horen, zodat een medewerker met een tweede functie geen tweede onboarding krijgt.
- Het person number in Oracle blijft gelijk bij een overplaatsing naar een andere werkgever binnen het concern. KoppelHet bewaart het in een eigen aanvragersveld; zo blijft het ook één aanvrager als het werkadres meeverandert.
- In Freshservice moet een leidinggevende al aanvrager zijn voordat hij aan een medewerker kan worden gekoppeld of een verzoek kan indienen. Werkt de manager in een land buiten deze servicedesk, dan maakt KoppelHet hem aan als aanvrager zonder eigen verzoeken.
- Freshservice begrenst het aantal API-aanroepen per minuut per abonnement, bijvoorbeeld 400 bij Pro. De eerste vulling met alle Oracle-medewerkers spreidt KoppelHet daarom over de tijd, zodat agents en andere koppelingen niet worden afgeremd.
- Oracle meldt een beëindiging in de termination-feed zodra HR het vertrek verwerkt, vaak ruim vooruit. KoppelHet dient het offboardingverzoek in met de laatste werkdag en deactiveert de aanvrager pas na de einddatum.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we Oracle Integration Cloud nodig?
Nee. KoppelHet leest rechtstreeks uit de Atom feeds en de REST API van Oracle HCM.
Wat als een startdatum verschuift?
Dan komt de wijziging via de feed van assignments binnen, en zet KoppelHet een notitie met de nieuwe datum bij het openstaande verzoek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom feeds newhire, empassignment en termination, daarna de workers met assignments via de HCM REST API. Een integratiegebruiker met alleen leesrechten; KoppelHet onthoudt tot waar elke feed is gelezen.
- Freshservice via de API v2: requesters (department_ids, location_id, reporting_manager_id, custom_fields; deactiveren na vertrek), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id (vraagt een API-key van een beheerder). Rate limit per account per minuut volgens het abonnement.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Eigen aanvragersveld | Blijft gelijk bij een overplaatsing binnen het concern |
Naam (FirstName, LastName) | first_name en last_name | |
Werk-e-mail | primary_email | |
Job of Position van de primaire assignment | job_title | |
Department | department_ids | |
Location | location_id | |
Manager van de assignment | reporting_manager_id en initiator_id | De leidinggevende moet al aanvrager zijn |
Legal employer | Filter: wel of geen aanvrager | |
Startdatum uit de newhire-feed | Onboardingverzoek |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud