Identity en access management
Oracle HCM koppelen met Google Workspace: Google-accounts vanuit Oracle Fusion HR
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Google Workspace krijgen nieuwe medewerkers van de Nederlandse entiteit in Oracle een Google-account in de juiste organisatie-eenheid, met roepnaam, afdeling, lijnmanager en projectleider. Accounts van ingehuurde krachten worden geschorst op hun verwachte einddatum, en een geannuleerde aanname laat geen account achter.
Wat de koppeling doet
Wie Oracle HCM Cloud voor HR en Google Workspace voor mail en samenwerking gebruikt en naast eigen personeel veel ingehuurde specialisten heeft, maakt hun Google-accounts vaak met de hand aan. Die accounts blijven dan maanden na het project actief.
- HR legt in Oracle een aanname vast, vaak weken voor de start. Oracle meldt die direct.
- KoppelHet maakt het Google-account aan in de organisatie-eenheid voor werknemers of ingehuurde krachten, met roepnaam, afdeling en managers.
- Het werkadres gaat terug naar Oracle.
- Bij een nieuwe assignment of manager volgen gegevens en groepen in Google.
- Op de einddatum, of voor ingehuurde krachten op de verwachte einddatum, schorst KoppelHet het account en draagt de bestanden over.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Google Workspace
- Oracle kent per medewerker meerdere soorten managers, zoals een lijnmanager en een projectleider. Google kan naast de manager ook een tweede leidinggevende vastleggen. KoppelHet zet de lijnmanager als manager en de projectleider als tweede leidinggevende, zodat beide in het profiel staan.
- Voor ingehuurde krachten legt Oracle een verwachte einddatum vast. KoppelHet schorst het Google-account op die datum, ook als niemand het vertrek meldt, en schuift de datum mee als Oracle een verlenging doorgeeft.
- Oracle meldt apart dat een dienstverband is geannuleerd, bijvoorbeeld als een kandidaat vóór de start afhaakt. KoppelHet verwijdert dan het nog ongebruikte Google-account, omdat Google een geschorst account gewoon afrekent.
- Werknemers en ingehuurde krachten komen in Google in een eigen organisatie-eenheid. Ingehuurde krachten kunnen daardoor bijvoorbeeld geen bestanden buiten het domein delen of geen gedeelde drives aanmaken.
- Oracle heeft naast de officiële voornaam een veld voor de roepnaam. Die komt in Gmail, Chat en Meet, zodat collega's elkaar vinden onder de naam die ze gebruiken.
- Oracle bedient het hele concern, deze Google-omgeving alleen Nederland. KoppelHet kijkt naar de legal employer van de primaire assignment en laat medewerkers van andere landen buiten deze omgeving.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel staat een nieuwe medewerker in Google?
Binnen een uur nadat Oracle de aanname meldt, meestal ruim voor de eerste werkdag.
Werkt dit ook met Microsoft 365?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, termination, cancelworkrelship) en de workers-resource met names (KnownAs), workRelationships (LegalEmployerName, WorkerType, ProjectedTerminationDate, TerminationDate), assignments en managers. Het werkadres gaat terug via de emails-child.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, relations met type manager en dotted_line_manager, suspended; delete bij een geannuleerde aanname) en de Data Transfer API voor Drive.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | externalIds (type organization) | |
KnownAs of FirstName | name.givenName | |
LastName | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | Gaat terug als werk-e-mail naar Oracle |
WorkerType (E of C) | orgUnitPath | |
Department | organizations.department en groepen | |
Job | organizations.title | |
Line manager | relations (type manager) | |
Project manager | relations (type dotted_line_manager) | |
TerminationDate of ProjectedTerminationDate | suspended = true |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud