HR naar ITSM
Oracle HCM Cloud Ivanti koppeling: employees uit de Oracle-feeds en serviceverzoeken voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit Oracle als employee in Ivanti, met afdeling, locatie en leidinggevende, en dient KoppelHet bij een aanname of vertrek een serviceverzoek in uit jullie Ivanti-sjabloon. Zegt een nieuwe medewerker af of verschuift de startdatum, dan past KoppelHet het openstaande verzoek aan op basis van de meldingen van Oracle.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud en Ivanti als servicedesk krijgen nieuwe medewerkers vaak pas via Active Directory of Entra ID in Ivanti, als het account al bestaat. Een onboardingverzoek komt daardoor laat, en als een kandidaat op het laatste moment afhaakt, staat de laptop al klaar.
- HR neemt in Oracle een medewerker aan, ook als de startdatum weken later ligt; Oracle zet hem dan direct in de newhire-feed.
- KoppelHet haalt de worker op met de primaire assignment en maakt of werkt de employee in Ivanti bij.
- Daarna dient KoppelHet het onboardingverzoek in namens die employee, met de UTC-afwijking van zijn werklocatie.
- Bij een geannuleerde arbeidsrelatie of een gewijzigde startdatum komt er een notitie op het openstaande verzoek.
- Een beëindiging geeft een offboardingverzoek; na de einddatum gaat de employee op inactief.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Ivanti
- In de lijst met connectoren van Ivanti Neurons staan directorybronnen zoals Active Directory, Entra ID, Okta en OneLogin, maar geen HR-systeem en geen Oracle HCM. Medewerkers komen daardoor pas in Ivanti als hun account bestaat. KoppelHet haalt ze rechtstreeks uit Oracle, zodat de employee er al is voordat IT het account aanmaakt.
- Oracle publiceert een aanname in de newhire-feed op het moment dat HR die vastlegt, ook bij een startdatum in de toekomst. Een serviceverzoek in Ivanti vraagt het interne nummer van een bestaande employee. KoppelHet maakt daarom eerst de employee aan en dient direct daarna het onboardingverzoek in.
- Komt een nieuwe medewerker niet opdagen of wijst een kandidaat het aanbod af, dan meldt Oracle dat in een aparte feed voor geannuleerde arbeidsrelaties. KoppelHet zet een notitie op het openstaande onboardingverzoek in Ivanti en zet de employee op inactief, zodat de servicedesk stopt met voorbereiden.
- Een gewijzigde startdatum komt in Oracle via de feed voor updates van de arbeidsrelatie. KoppelHet zet de nieuwe datum als notitie op het verzoek en rekent die met de UTC-afwijking van de werklocatie om, omdat Ivanti bij elk verzoek die afwijking in minuten vraagt.
- In Oracle kan iemand meerdere assignments hebben, ook bij verschillende legal employers. Ivanti kent per employee één afdeling en één leidinggevende. KoppelHet neemt die van de primaire assignment, en het person number blijft de sleutel, ook als iemand binnen het concern van werkgever wisselt.
- Ivanti geeft per opvraging hoogstens honderd records terug. Bij de eerste vergelijking van alle Oracle-workers met de employees in Ivanti werkt KoppelHet in blokken van honderd; daarna verwerkt KoppelHet alleen wat de Oracle-feeds melden.
- De REST API-sleutel van Ivanti is vast en verloopt niet. KoppelHet gebruikt een eigen sleutel in een eigen groep, gekoppeld aan een rol met alleen de rechten op employees en serviceverzoeken, en beperkt tot het IP-adres van het KoppelHet-platform. In Oracle leest een integratiegebruiker met alleen leesrechten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we HCM Extracts of een bestand nodig?
Nee. KoppelHet leest de Atom feeds en de REST API van Oracle. Er is geen extract of bestandsuitwisseling nodig.
Krijgen contingent workers ook een verzoek?
Oracle meldt ook contingent workers. We beginnen met medewerkers; externen kunnen later als uitbreiding met een eigen sjabloon.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom feeds op /hcmRestApi/atomservlet/employee/{collection} (newhire, empassignment, empupdate, termination, cancelworkrelship, workrelshipupdate) en de workstructures-feeds voor departments en locations, daarna workers met assignments via de HCM REST API. Feeds alleen voor employee, contingent worker en pending worker. Integratiegebruiker met alleen leesrechten; KoppelHet onthoudt tot waar elke feed is gelezen.
- Ivanti via de OData REST API op /api/odata/businessobject/employees (POST, PATCH op de RecID; $top maximaal 100). Serviceverzoeken via POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId, strUserId, strCustomerLocation, localOffset en parameters (par-{RecID}); alle velden uit het voorbeeld zijn verplicht, anders 400 met ISM_4000. REST API-key in de header Authorization (rest_api_key=...), in een eigen groep en beperkt op IP-adres.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
Person number | Personeelsnummer van de employee | Blijft gelijk bij overplaatsing binnen het concern |
Voornaam en achternaam | Voornaam en achternaam | |
Werkadres (work email) | Primair e-mailadres | |
Functie van de primaire assignment | Functie | |
Afdeling van de primaire assignment | Afdeling | |
Locatie van de primaire assignment | Locatie en localOffset | Afwijking van UTC in minuten per verzoek |
Manager van de primaire assignment | Leidinggevende |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud