HR naar ITSM
Oracle HCM ServiceDesk Plus koppeling: aanvragers en serviceverzoeken bij indienst en vertrek
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en ManageEngine ServiceDesk Plus staat elke medewerker uit Oracle als aanvrager in ServiceDesk Plus, met afdeling, functie en leidinggevende, en zet een aanname, overplaatsing of vertrek in Oracle een serviceverzoek klaar vanuit het juiste sjabloon. KoppelHet leest de Oracle-feeds en schrijft via de v3-API van ServiceDesk Plus.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als HR-systeem en ServiceDesk Plus als servicedesk importeren aanvragers vaak uit Active Directory, dus pas als het account er is. Onboarding en offboarding beginnen met een mail van HR, en goedkeuringen blijven soms hangen bij een leidinggevende die al is vertrokken.
- HR legt in Oracle een aanname vast; die verschijnt in de newhire-feed, ook bij een startdatum ver vooruit.
- KoppelHet zoekt de leidinggevende op in ServiceDesk Plus en maakt die eerst aan als dat nodig is.
- De nieuwe medewerker wordt aanvrager in de afdeling onder de site van zijn werklocatie.
- Een serviceverzoek uit het onboardingsjabloon gaat naar de groep van die site, met de startdatum als deadline.
- Een beëindiging geeft een offboardingverzoek met een taak om de aanvrager in ServiceDesk Plus uit te zetten.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en ManageEngine ServiceDesk Plus
- KoppelHet leest de Atom feeds van Oracle met een integratiegebruiker die alleen kan lezen, en gebruikt aan de andere kant de gewone v3-API.
- De status van een gebruiker is in de v3-API van ServiceDesk Plus alleen-lezen. Na een beëindiging uit de Oracle-feed kan KoppelHet de aanvrager dus niet zelf uitzetten; het offboardingverzoek bevat daarom een taak om dat in ServiceDesk Plus te doen.
- In ServiceDesk Plus hoort een afdeling bij een site. Een Oracle-afdeling heeft vaak mensen op meerdere locaties; KoppelHet zet dezelfde afdeling onder elke site waar de assignments een locatie hebben, zodat het verzoek bij de groep van de juiste site komt.
- Een leidinggevende verwijst in ServiceDesk Plus naar een bestaande gebruiker. Oracle meldt een managerwissel in de assignment-feed; KoppelHet past reporting_to aan en zet de goedkeurdersvlag bij de nieuwe manager, zodat een openstaand verzoek bij iemand terechtkomt die er nog werkt.
- Komt iemand niet opdagen of trekt een kandidaat zijn ja in, dan staat dat in de Oracle-feed cancelworkrelship. KoppelHet zet dan een notitie op het onboardingverzoek, zodat de servicedesk de bestelling stopt en de aanvrager zelf uitzet.
- ServiceDesk Plus verwacht de deadline van een verzoek in milliseconden sinds 1970, Oracle levert een startdatum zonder tijd. KoppelHet rekent die om naar het begin van de werkdag in de tijdzone van de site, zodat een start in Dubai niet op de avond ervoor uitkomt.
- ServiceDesk Plus Cloud draait in meerdere datacenters met een eigen adres. KoppelHet gebruikt het adres dat bij het token wordt teruggegeven, zodat Oracle-gegevens van Europese medewerkers in het EU-datacenter blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met ServiceDesk Plus on-premise?
Ja, met een technician key in plaats van OAuth. KoppelHet moet de server dan wel kunnen bereiken.
Kan de AD-import van aanvragers blijven draaien?
Ja, als we per veld afspreken welke bron leidend is. Oracle levert functie, afdeling en manager; AD vaak alleen de inlognaam.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom feeds newhire, empassignment, empupdate, termination en cancelworkrelship op /hcmRestApi/atomservlet/employee/, daarna de worker met assignments via de HCM REST API. Integratiegebruiker met alleen leesrechten.
- ServiceDesk Plus Cloud via OAuth 2.0 van Zoho Accounts met de basis-URL uit api_domain; on-premise met een technician key. Gebruikers via /api/v3/users (employee_id, name, email_id, jobtitle, department, reporting_to, service_request_approver; status alleen-lezen), zoeken met list_info en search_fields. Verzoeken via POST /api/v3/requests met input_data: subject, requester, template, site, group en due_by_time.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employee_id | Zoeksleutel via search_fields |
DisplayName / FirstName, LastName | name, first_name, last_name | |
WorkEmail | email_id | |
Job van de primaire assignment | jobtitle | |
Department en Location | department (met site) | |
Manager van de assignment | reporting_to | |
Is manager in Oracle | service_request_approver | |
Startdatum of laatste werkdag | due_by_time van het verzoek | Milliseconden sinds 1970 |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud