HR naar ERP
Oracle HCM Dynamics 365 koppeling: workers en assignments uit Oracle als medewerkers in Dynamics
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Microsoft Dynamics 365 wordt elke werknemer uit Oracle automatisch een medewerker in Dynamics 365, bij de administratie van zijn werkgever en met de afdeling als dimensie. Ingehuurde krachten en nog niet definitieve aannames worden apart behandeld, en een beëindiging in Oracle sluit de medewerker in Dynamics af op de laatste werkdag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud voor HR in meerdere landen gebruiken en enkele vennootschappen in Dynamics 365 Business Central laten boeken, maken medewerkers in Business Central vaak pas aan als iemand meldt dat hij niet kan boeken. Ingehuurde krachten staan er dan helemaal niet in.
- HR legt in Oracle een nieuwe medewerker, wijziging van assignment of beëindiging vast.
- Oracle meldt de wijziging in een feed; KoppelHet haalt de worker op met werkgever, assignment en afdeling.
- Alleen workers van een werkgever met een Dynamics-administratie gaan door. Definitieve werknemers worden een medewerker, ingehuurde krachten alleen een resource voor uren.
- KoppelHet zet de afdeling als dimensie en de manager als goedkeurder van de urenstaten.
- Bij beëindiging krijgt de medewerker in Dynamics de einddatum en de status beëindigd.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Microsoft Dynamics 365
- In Oracle heeft een persoon per juridische werkgever een eigen arbeidsrelatie. Dat sluit aan op Dynamics, waar elke rechtspersoon een eigen administratie is. KoppelHet gebruikt de werkgever op de arbeidsrelatie om de administratie te kiezen, niet het land van de medewerker.
- Oracle meldt ook nieuwe ingehuurde krachten en aannames die nog in afwachting zijn. Dynamics 365 Finance kent workers van het type employee en contractor; ingehuurde krachten worden daar contractor. Een aanname in afwachting zet KoppelHet pas door als hij in Oracle definitief is.
- Een medewerker kan in Oracle meerdere assignments hebben, elk met een eigen afdeling. Een Business Central-medewerker heeft per dimensie één standaardwaarde. KoppelHet neemt de afdeling van de primaire assignment.
- Afdelingen in Oracle zijn organisaties met een naam en een id. In Dynamics is een afdeling een dimensiewaarde met een korte code, die via de Business Central-API niet aan te maken is. Bij de start leggen we per Oracle-afdeling de Dynamics-code vast; een nieuwe afdeling in Oracle wordt een melding voor finance.
- Business Central kent naast actief en beëindigd ook de status inactief. KoppelHet gebruikt die voor een medewerker die in Oracle met langdurig onbetaald verlof is, zodat hij niet in keuzelijsten staat maar wel terugkomt zonder nieuwe kaart.
- Voor de eerste vulling en de wekelijkse vergelijking leest KoppelHet alle workers van de betreffende werkgevers in één bulkexport uit Oracle, en legt die naast de medewerkers in Dynamics. Zo valt een medewerker die met de hand in Dynamics is aangemaakt op.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet Oracle Fusion ERP gebruiken voor deze entiteiten?
Dat is een keuze van finance, niet van de koppeling. Zolang de boekhouding in Dynamics draait, houdt KoppelHet de medewerkers daar gelijk aan Oracle HCM.
Krijgen ingehuurde krachten een medewerkerkaart in Business Central?
Nee, alleen een resource, zodat ze uren kunnen schrijven. Business Central laat urenstaten werken voor resources die geen werknemer zijn.
Welke rechten heeft de koppeling in Oracle nodig?
Een integratiegebruiker met alleen leesrechten op de feeds en workers. Salarisgegevens zijn voor Dynamics niet nodig en blijven buiten de rol.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds (newhire, assignment-wijzigingen, termination) en de workers REST-resource met child-resources workRelationships, assignments en names; Oracle adviseert workers boven de oudere emps-resource. Feeds vuren ook voor contingent en pending workers. Eerste vulling en vergelijking via een HCM Extract.
- Business Central via API v2.0 per company - employees (status Active, Inactive of Terminated, terminationDate) en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET. Dynamics 365 Finance via de entities Worker (employee of contractor) en Employment per company.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | number | |
names (FirstName, LastName) | givenName, surname | |
workRelationships.LegalEmployerName | Company | Via een tabel per juridische werkgever |
assignments.DepartmentName | defaultDimensions (afdeling) | |
assignments.JobName | jobTitle | |
workRelationships.StartDate | employmentDate | |
workRelationships.TerminationDate | terminationDate en status Terminated | |
assignments.ManagerId | Time Sheet Approver User ID | Via de Dynamics-gebruiker van de manager |
WorkerType | Employee of alleen resource | Ingehuurde krachten worden geen employee |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud