Verlof, verzuim en uren
Oracle HCM Protime koppeling: medewerkers, contract en werkgever uit Oracle in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug naar Oracle
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Protime staat elke medewerker uit Oracle automatisch in Protime, met contracturen, voltijdnorm, werkgever en locatie op de ingangsdatum van zijn toewijzing. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, gaat terug naar Oracle als afwezigheid bij de juiste werkgever, zodat saldi en verzuimregistratie in Oracle compleet zijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR centraal in Oracle HCM Cloud voeren en op hun Nederlandse en Belgische locaties klokken in Protime, onderhouden contracten in beide systemen. Verlof en ziekte die in Protime worden goedgekeurd, staan niet in Oracle, waardoor saldi en verzuimcijfers daar achterlopen.
- HR legt in Oracle een indiensttreding of een wijziging van de toewijzing vast.
- KoppelHet leest de feeds en haalt de medewerker met zijn werkrelatie en toewijzingen op.
- Protime krijgt de persoon met het Oracle-persoonsnummer als referentie, een contract in minuten, en werkgever, afdeling en locatie met de ingangsdatum.
- De medewerker vraagt verlof aan in Protime en de leidinggevende keurt het daar goed.
- KoppelHet zet de afwezigheid in Oracle, op het afwezigheidstype en de werkgever die erbij horen. Een ingetrokken afwezigheid wordt in Oracle ook ingetrokken.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als absence record, met duur op de eerste en laatste dag
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Protime
- Protime wil bij een contract het aantal dagen van de contractperiode, altijd een veelvoud van zeven. Oracle kan normale werkuren per maand vastleggen. Een maandnorm past dus niet rechtstreeks in Protime. KoppelHet rekent maanduren om naar een weekperiode volgens een afspraak die we bij de start vastleggen, en meldt toewijzingen waar dat niet sluitend uitkomt.
- Oracle houdt naast de normale uren van de medewerker de standaard werkuren van een volledige werkweek bij. Protime vraagt bij een contract precies die twee getallen, in minuten. KoppelHet neemt ze rechtstreeks over, zodat de deeltijdfactor in Protime dezelfde is als in Oracle zonder dat iemand een fte-percentage hoeft om te rekenen.
- Een afwezigheid aanmaken in Oracle vraagt de werkgever erbij, niet alleen de persoon. KoppelHet zet de werkgever uit de Oracle-werkrelatie daarom ook als historie in Protime. Zo weet de koppeling bij elke goedgekeurde afwezigheid onder welke werkgever die in Oracle hoort, ook na een overgang naar een andere rechtspersoon.
- In Protime is afwezigheid alleen te lezen, terwijl Oracle afwezigheid via de API aanneemt. Verlof wordt daarom bij de klok in Protime aangevraagd en goedgekeurd, en Oracle krijgt het resultaat. Een nieuwe afwezigheid in Oracle start standaard als ingediend; of die direct als goedgekeurd kan landen, hangt af van de goedkeuringsregels in Oracle, die we bij de start toetsen.
- Protime geeft bij een afwezigheid aan of het een hele dag is of een eerste of tweede dagdeel. Oracle kent een aparte duur voor de eerste en de laatste dag van een afwezigheid. KoppelHet zet een halve dag uit Protime in die duurvelden, zodat Oracle niet het hele rooster van die dag afboekt.
- Corrigeert HR in Oracle de ingangsdatum van een toewijzing, dan is dat een correctie en geen nieuwe wijziging. In Protime verschuift KoppelHet dan de bestaande regel in de historie naar de nieuwe datum, in plaats van een tweede regel toe te voegen die de oude laat staan.
- Protime weigert een tweede persoon met dezelfde externe referentie, maar slaat die controle over als de referentie ontbreekt. KoppelHet stuurt het Oracle-persoonsnummer daarom altijd mee. Een herindiensttreding in Oracle krijgt zo geen tweede profiel in Protime maar een nieuwe datum in dienst.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers verlof blijven aanvragen in Oracle?
Dan komt het niet in Protime, want Protime neemt afwezigheid niet via de API aan. We kiezen één plek; bij klokken in Protime is dat meestal Protime.
Gaan geklokte uren naar Oracle?
Niet in deze koppeling. Uren naar de salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Wat als een afwezigheidscode geen type in Oracle heeft?
Dan wordt de afwezigheid niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. HR koppelt een type of geeft aan dat de code niet in Oracle hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom-feeds newhire, empassignment, termination en cancelworkrelship, en de REST-resource workers met workRelationships en assignments (NormalHours, Frequency, StandardWorkingHours, DepartmentName, LocationCode, EffectiveStartDate). Toekomstige en gecorrigeerde regels met de header Effective-Of. Afwezigheid terug met POST /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/absences (personNumber, absenceTypeId, legalEntityId, startDate, endDate, startDateDuration, endDateDuration, absenceStatusCd standaard SUBMITTED).
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier @employee-number (409 bij een bestaande referentie), POST contracts (contractHoursInMinutes en fullTimeEquivalentInMinutes tussen 1 en 5999, numberOfDaysInContractPeriod tussen 7 en 364 en een veelvoud van 7), PUT op employer-, department- en work-location-history met originalFrom en updatedFrom. Afwezigheid lezen via webhooks op absences; absences hebben geen schrijfscope.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employeeNumber en externalReferenceIdentifier (@employee-number) | Vaste sleutel in beide richtingen |
names (FirstName, LastName) | firstName, lastName | |
Startdatum werkrelatie en einddatum | inServiceDate en outOfServiceDate | |
NormalHours en Frequency | contractHoursInMinutes en numberOfDaysInContractPeriod | |
StandardWorkingHours | fullTimeEquivalentInMinutes | |
Legal employer van de werkrelatie | employer-history | |
DepartmentName en LocationCode | department-history en work-location-history | |
Afwezigheidscode en dayPart (Protime, terug) | absenceTypeId, startDateDuration en endDateDuration | Via een tabel per afwezigheidscode |
Werkgever uit Protime-historie (terug) | legalEntityId |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud