Accounts in applicaties
Oracle HCM Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers die de work relationship in Oracle volgen
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Salesforce krijgt een nieuwe medewerker met een sales- of servicefunctie in Oracle HCM vlak voor de eerste werkdag een Salesforce-gebruiker, met profiel, rol, manager en de taal en tijdzone van zijn land. Als de work relationship in Oracle eindigt, wordt de Salesforce-gebruiker gedeactiveerd en komt de licentie vrij.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud voor HR en Salesforce voor accountmanagers en binnendienst maken nieuwe verkopers in Salesforce vaak aan zodra HR ze in Oracle invoert, soms maanden voor de startdatum. Licenties lopen zo al door voor mensen die nog niet werken, en bij een kandidaat die op het laatste moment afhaakt blijft er een gebruiker achter.
- HR legt in Oracle HCM een nieuwe medewerker vast, ook als de startdatum nog ver weg ligt.
- KoppelHet ziet de nieuwe medewerker binnenkomen en bepaalt aan de hand van job en department of er een Salesforce-gebruiker nodig is, en met welk profiel en welke rol.
- Een afgesproken aantal dagen voor de startdatum maakt KoppelHet de gebruiker aan, met de taal en tijdzone van het land waar de medewerker werkt.
- Bij een nieuwe job, een andere manager of een overplaatsing naar een andere werkgever binnen de groep past KoppelHet dezelfde gebruiker aan.
- Eindigt de work relationship, dan wordt de gebruiker gedeactiveerd. Kan dat nog niet, dan wordt hij bevroren en krijgt de Salesforce-beheerder een melding.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Salesforce
- Oracle HCM meldt een nieuwe medewerker al zodra HR een toekomstige indiensttreding vastlegt, terwijl een Salesforce-gebruiker vanaf het aanmaken een licentie bezet. KoppelHet bewaart de melding en maakt de gebruiker pas kort voor de startdatum aan.
- Komt iemand niet opdagen of trekt een kandidaat zich terug, dan annuleert HR de work relationship in Oracle. Een Salesforce-gebruiker die al bestond, kan niet worden verwijderd, en ook een inactieve gebruiker houdt zijn gebruikersnaam vast. Ook daarom maakt KoppelHet gebruikers laat aan, en deactiveert het ze direct na zo'n annulering.
- Een overplaatsing naar een andere juridische werkgever binnen de groep is in Oracle een nieuwe work relationship, met het oude dienstverband beëindigd. KoppelHet herkent de medewerker aan het vaste persoonsnummer, past alleen de bedrijfsnaam aan en houdt dezelfde Salesforce-gebruiker met zijn klanten en kansen.
- Salesforce vraagt per gebruiker een taal, een locale en een tijdzone, in een eigen notatie zoals nl_NL. Oracle HCM legt per medewerker de locatie en het land vast. KoppelHet leidt die drie waarden af van de locatie, zodat een verkoper in een ander land Salesforce in de eigen taal en tijdzone ziet.
- Een gewijzigd werkadres moet in Salesforce eerst worden bevestigd voordat het ingaat. Wijzigt HR in Oracle het e-mailadres na een naamswijziging, dan houdt de gebruiker zijn vaste gebruikersnaam en loopt alleen de bevestiging van het nieuwe adres via Salesforce.
- Oracle HCM meldt naast eigen medewerkers ook contingent workers, zoals ingehuurde verkopers. KoppelHet spreekt per type medewerker af wie een Salesforce-licentie krijgt, zodat inhuur alleen een gebruiker krijgt als dat de bedoeling is.
- Gebruikersnamen zijn uniek over alle Salesforce-omgevingen samen, ook sandboxes. Test de organisatie in een Oracle-testomgeving tegen een Salesforce-sandbox, dan krijgt elke gebruikersnaam daar een vast achtervoegsel, zodat de test nooit botst met productie.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet via Oracle Integration Cloud of onze eigen middleware?
Dat kan, als er al een team is dat die stromen bouwt en beheert. KoppelHet is bedoeld voor organisaties die de regels rond startdatum, annulering, overplaatsing en licenties uitbesteed willen hebben, met logging per medewerker.
Wat gebeurt er met de klanten en kansen van een vertrekker?
Die blijven op naam van de gedeactiveerde gebruiker staan. Het overdragen doet de salesmanager of beheerder in Salesforce; KoppelHet meldt het vertrek zodra Oracle het doorgeeft.
Gaan er salarisgegevens uit Oracle naar Salesforce?
Nee. De empassignment-feed meldt ook salariswijzigingen, maar KoppelHet neemt alleen job, department, locatie en manager over. Salaris blijft in Oracle HCM.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM wordt gelezen via de Atom-feeds van de employee-workspace (newhire, empassignment, empupdate, termination, cancelworkrelship en workrelshipupdate) op /hcmRestApi/atomservlet/employee/, met aanvullende details uit de REST-resource workers. De feeds gelden voor employees, contingent workers en pending workers en moeten worden aangezet in de taak Manage HCM Atom Feeds.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User, met een connected app en een integratiegebruiker met API Enabled en Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-tenants), Email, Alias, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey. Wijzigingen van Email wachten op bevestiging.
- Bij vertrek zet KoppelHet IsActive op false. Weigert Salesforce dat omdat de gebruiker nog in een hiërarchieveld of als standaardeigenaar staat, dan zet KoppelHet IsFrozen op het UserLogin-record; een bevroren gebruiker kan niet inloggen maar houdt zijn licentie tot het deactiveren.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | EmployeeNumber en FederationIdentifier | Vaste sleutel, blijft gelijk bij overplaatsing en herindiensttreding |
FirstName / KnownAs | FirstName | |
LastName | LastName | |
Werk-e-mail | Email en Username | In een sandbox met een vast achtervoegsel |
Naamgevingsregel | Alias | Maximaal 8 tekens |
Job en Department | ProfileId, UserRoleId, Title en Department | Via een vertaaltabel |
Legal employer | CompanyName | |
Location (land) | TimeZoneSidKey, LocaleSidKey en LanguageLocaleKey | Via een tabel per land of locatie |
Manager van de primaire assignment | ManagerId | Opgezocht via het persoonsnummer van de manager |
Einde work relationship | IsActive | Bij een blokkade eerst UserLogin.IsFrozen |
- Oracle HCM – Working with Atom feeds
- Oracle HCM – Employee Atom feeds
- Oracle Fusion Cloud HCM REST API
- Microsoft Learn – Salesforce provisioning (unieke gebruikersnaam, verplichte velden, e-mailbevestiging)
- Salesforce Help – Considerations for deactivating users
- Salesforce Help – Freeze or unfreeze user accounts
- Salesforce – User object
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud