HR naar ITSM
Oracle HCM Cloud koppelen met ServiceNow: gebruikers en on- en offboarding uit de Atom feeds
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en ServiceNow worden medewerkers uit Oracle gebruikers in ServiceNow, met afdeling, locatie en manager, en bestelt een nieuwe medewerker of een vertrek in Oracle automatisch het juiste item uit de ServiceNow-servicecatalogus. KoppelHet volgt daarvoor de Atom feeds van Oracle, zodat ook een afgezegde start of een verschoven startdatum in ServiceNow aankomt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als HR-systeem en ServiceNow voor IT-dienstverlening laten onboarding vaak starten met een formulier dat HR invult. ServiceNow biedt zelf een Oracle-koppeling, maar die hoort bij HR Service Delivery; wie alleen ServiceNow ITSM heeft, mist dan een verbinding.
- KoppelHet leest de Atom feeds van Oracle voor nieuwe medewerkers, assignments, arbeidsrelaties en vertrek.
- Bij elke melding haalt KoppelHet de medewerker met primaire assignment op via de HCM REST API.
- Afdelingen en locaties gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers, via de importfunctie van ServiceNow.
- Bij een nieuwe medewerker bestelt KoppelHet het onboardingitem uit de servicecatalogus, op naam van de nieuwe gebruiker.
- Bij een vertrek bestelt KoppelHet het offboardingitem; na de einddatum gaat de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en ServiceNow
- Oracle zet een medewerker met een startdatum in de toekomst al in de newhire-feed. KoppelHet maakt de gebruiker dan direct aan, maar bestelt het onboardingitem pas binnen de termijn die jullie servicedesk hanteert, zodat een aanname voor over drie maanden niet nu al een taak oplevert.
- Komt een nieuwe medewerker niet opdagen of trekt een kandidaat zijn ja in, dan meldt Oracle dat in een aparte feed voor geannuleerde arbeidsrelaties. KoppelHet zet dan een notitie op het openstaande onboardingverzoek en zet de gebruiker op inactief, zodat de laptop niet wordt uitgeleverd.
- Wordt de startdatum in Oracle verschoven, dan komt dat in de feed voor wijzigingen in de arbeidsrelatie. KoppelHet past de gevraagde datum op het openstaande verzoek in ServiceNow aan, zodat IT niet een week te vroeg of te laat klaarstaat.
- Een managerwissel in Oracle komt binnen via de assignment-feed. KoppelHet werkt alleen de manager van de gebruiker in ServiceNow bij, zodat goedkeuringen naar de nieuwe leidinggevende gaan zonder dat de rest van de gebruiker opnieuw wordt geladen.
- Oracle stuurt meldingen voor vaste medewerkers, contingent workers en pending workers. KoppelHet zet het soort werker bij de gebruiker in ServiceNow, zodat een catalogusitem voor externen andere taken kan starten dan voor eigen personeel.
- ServiceNow heeft een eigen Oracle HCM-integratie, gebouwd door Bristlecone, die de Oracle HCM Cloud-spoke activeert. Die spoke vraagt een Integration Hub-abonnement. KoppelHet gebruikt de standaardimport van ServiceNow, die zonder dat abonnement werkt.
- In Oracle kan iemand meerdere assignments hebben, ook bij verschillende legal employers. ServiceNow heeft per gebruiker één afdeling en één manager; KoppelHet neemt die van de primaire assignment.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we HR Service Delivery nodig?
Niet voor deze koppeling. Die werkt met ServiceNow ITSM en de standaard importfunctie.
Gaan er salarisgegevens naar ServiceNow?
Nee. De assignment-feed meldt ook salariswijzigingen, maar KoppelHet neemt alleen afdeling, locatie en manager over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom feeds op /hcmRestApi/atomservlet/employee/{collection} (newhire, empassignment, empupdate, termination, cancelworkrelship, workrelshipupdate) en de workstructures-feeds, met OAuth; daarna workers via de HCM REST API. Integratiegebruiker met alleen leesrechten.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) naar staging tables met transform maps, coalesce op employee_number en run_after zodat cmn_department en cmn_location vóór sys_user worden verwerkt. Catalogusverzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met sysparm_requested_for; notities via de Table API op sc_req_item.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employee_number | Coalesce-sleutel |
DisplayName, FirstName, LastName | first_name, last_name | |
WorkEmail | email | |
DepartmentName (primaire assignment) | department (cmn_department) | |
LocationCode | location (cmn_location) | |
ManagerId (primaire assignment) | manager | |
WorkerType (E, C, P) | Soort gebruiker |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud