Leren en certificaten
Oracle HCM StudyTube koppeling: gebruikers en teams uit Oracle, certificaten terug als leerrecord
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en StudyTube krijgt elke nieuwe medewerker in Oracle automatisch een StudyTube-gebruiker in het team van zijn afdeling, met zijn manager als teammanager. Behaalde certificaten uit StudyTube komen daarna als extern leerrecord bij de medewerker in Oracle Learning.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als HR-systeem en StudyTube als leerplatform voor hun Nederlandse medewerkers, laden gebruikers en teams vaak met een bestand in StudyTube. Teams en managers lopen dan achter op Oracle, en certificaten staan alleen in StudyTube terwijl het leerdossier in Oracle hoort.
- KoppelHet zet de afdelingen uit Oracle als teams in StudyTube, bovenliggende afdelingen eerst.
- Een nieuwe medewerker wordt StudyTube-gebruiker met zijn persoonsnummer als uid, op de startdatum.
- De manager uit Oracle wordt teammanager van het team van zijn medewerkers.
- Bij vertrek haalt KoppelHet eerst de laatste certificaten op en verwijdert daarna de gebruiker uit de academy.
- Nieuwe certificaten gaan als extern leerrecord naar Oracle Learning, met behaaldatum.
Terug: Certificaten met behaaldatum
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en StudyTube
- StudyTube heeft één aanroep die een gebruiker aanmaakt, bijwerkt of heractiveert op basis van de uid. KoppelHet gebruikt het Oracle-persoonsnummer als uid, omdat dat niet verandert bij een nieuwe assignment of een overstap naar een andere legal employer.
- StudyTube slaat een contracteinddatum niet op, en een einddatum in het verleden verwijdert de gebruiker direct. Een uitdiensttreding die achteraf in Oracle wordt ingevoerd, zou zo een gebruiker wissen voordat zijn certificaten zijn opgehaald. KoppelHet stuurt daarom nooit een einddatum mee en verwijdert pas na het ophalen van de certificaten.
- Oracle meldt in een eigen feed wanneer een dienstverband wordt geannuleerd omdat iemand niet komt opdagen. KoppelHet maakt de StudyTube-gebruiker pas op de startdatum aan; bij een annulering vooraf ontstaat er dus geen gebruiker en geen licentie.
- Teams in StudyTube gaan in bulk, met hoogstens 500 per keer, en een bovenliggend team moet al bestaan. KoppelHet zet de Oracle-afdelingen daarom op volgorde van de hiërarchie en gebruikt het afdelings-ID als extern ID, zodat een hernoemde afdeling hetzelfde team blijft.
- In Oracle staan de manager en de kostenplaats op de assignment, niet op de persoon. Heeft iemand meer dan één assignment, dan neemt KoppelHet de primaire, zodat hij in StudyTube in één team en onder één manager staat.
- StudyTube onderscheidt certificaten die een kwalificatie vervullen van andere certificaten. KoppelHet kan alleen de eerste soort naar Oracle sturen, zodat het leerdossier daar de verplichte scholing toont en niet elke losse cursus.
- Een StudyTube-certificaat staat niet in de Oracle-catalogus. KoppelHet maakt in Oracle Learning een extern leerrecord met de naam van het certificaat en de behaaldatum, gekoppeld aan het interne persoons-ID dat het via het persoonsnummer opzoekt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen nieuwe medewerkers een uitnodiging van StudyTube?
Als jullie dat willen. StudyTube kan een uitnodiging sturen; met single sign-on is dat vaak niet nodig.
Wat gebeurt er met certificaten als iemand vertrekt?
Die staan dan al in Oracle, want KoppelHet haalt ze op voordat de gebruiker uit StudyTube verdwijnt.
Gaan medewerkers uit andere landen ook naar StudyTube?
Alleen de legal employers die jullie aanwijzen. Andere landen blijven buiten de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM wordt gelezen via de Employee Atom feeds (newhire, empupdate, empassignment, termination en cancelworkrelship) en de REST-resource workers met assignments en managers. Certificaten gaan naar Oracle Learning via POST /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/learnerLearningRecords met learningItemDetails voor extern leren (assignedToId, completedDate, learningItemTitle).
- Naar StudyTube via de Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scope read write). POST /api/v2/users (uid, email, first_name, last_name, company_role, employee_number, external_id, cost_centre, language; contract_end_date niet gebruikt), POST /api/v2/academy-teams/bulk/upsert (maximaal 500, parent eerst), POST /api/v2/academy-teams/managers/sync op employee_number, DELETE /api/v2/users/{id}. Certificaten via GET /api/v2/certificates met created_at en qualification.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | uid en employee_number | |
WorkEmail | email | |
First en last name | first_name en last_name | |
Job name | company_role | |
Department | Team (external_id, parent_id) | |
Cost center uit de assignment | cost_centre | |
Manager uit de assignment | Teammanager | Op employee_number |
Correspondentietaal | language | nl, en, de, fr en andere |
Certificaat (terug) | Extern leerrecord met completedDate |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud