Payroll koppeling
Oracle HCM Visma YouServe koppeling: Nederlandse workers en element entries naar de salarisservice
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Visma YouServe gaan nieuwe Nederlandse medewerkers, wijzigingen in assignment en salaris, looncomponenten en uitdiensttredingen automatisch uit Oracle naar de salarisservice van Visma, met de ingangsdatum uit Oracle. Pas als een aanname in Oracle definitief is, komt de medewerker in YouServe, en wat in Oracle vooruit is ingevoerd, gaat op tijd mee.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers met Oracle HCM Cloud voor alle medewerkers die de Nederlandse salarissen hebben uitbesteed aan Visma YouServe, halen elke maand een rapport uit Oracle en zetten de Nederlandse mutaties in een bestand. Vergoedingen die in Oracle als element entry staan, typt de salarisservice daarna opnieuw in.
- HR rondt een wijziging af in Oracle voor een medewerker van de Nederlandse legal employer.
- KoppelHet ziet de wijziging en controleert of het om een definitieve medewerker gaat.
- Persoons- en contractwijzigingen gaan met de ingangsdatum uit Oracle naar YouServe.
- Element entries voor de periode gaan als mutatie naar YouServe.
- Voor de aanleverdatum legt KoppelHet alle Nederlandse workers naast YouServe en meldt verschillen in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Visma YouServe
- Oracle meldt ook aannames die nog niet definitief zijn, zoals een pending worker. Staat een aanname eenmaal in YouServe en gaat die niet door, dan moet de salarisservice haar met de hand terugdraaien. KoppelHet zet daarom pas iemand in YouServe als de medewerker in Oracle echt in dienst komt.
- Oracle werkt met ingangsdatums en laat HR wijzigingen vooruit invoeren. YouServe vraagt bij elke wijziging een ingangsdatum. KoppelHet geeft de datum uit Oracle door, zodat een wijziging per volgende maand niet als wijziging per vandaag binnenkomt.
- Vergoedingen en inhoudingen staan in Oracle als element entries, wereldwijd ingericht. Voor YouServe koppelen we elk element aan een Nederlands looncomponent. Een terugkerend element hoort bij het dienstverband, een eenmalig element gaat als mutatiebestand mee in die ene periode.
- YouServe maakt een medewerker alleen aan met een cao. In Oracle hoort elke Nederlandse BV bij een eigen legal employer. KoppelHet koppelt cao en werkgever in YouServe aan die legal employer, en ziet medewerkers van andere landen niet.
- Functieniveaus in Oracle zijn meestal wereldwijd ingericht en passen niet op Nederlandse cao-schalen. YouServe kent bij het contract een eigen salarisschaal. KoppelHet levert functie en uren aan; welke schaal en trede gelden, bepaalt de salarisservice.
- Bij een herintreder maakt Oracle een nieuwe work relationship aan, terwijl YouServe de persoon al kent. KoppelHet zoekt de persoon op het Oracle-nummer en vraagt de salarisservice om een nieuw dienstverband bij de bestaande persoon, in plaats van een tweede persoon.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon een HCM Extract als bestand naar YouServe?
Dan krijgt YouServe elke maand alles, en moet de salarisservice zelf zoeken wat er veranderd is. De koppeling stuurt alleen wijzigingen, met datum.
Wat gebeurt er met loonstroken?
Die blijven in YouServe. Teruggaan naar Oracle kan later als uitbreiding.
Wie lost een geweigerde wijziging op?
HR in Oracle als het om brongegevens gaat, de salarisservice als het om een Nederlandse inrichting gaat. Het KoppelHet platform laat zien welke van de twee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, payupdate, termination) en de REST-resources voor workers; feeds vuren ook voor pending workers, dus filter op worker type employee. Voor de vergelijking voor de aanleverdatum gebruiken we een HCM Extract op de Nederlandse legal employers.
- Naar YouServe via de API for HR Core and Payroll (POST employees met verplichte collectiveLaborAgreement; PATCH op contract met verplichte startdatum; sinds februari 2025 onder meer SalaryScale en LastWorkingDate in de contractgegevens). Eenmalige elementen via de File API als CSV eenmalige mutaties (business type 113002).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Extern nummer of vrij veld | |
FirstName en LastName | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | |
NationalIdentifierNumber | BSN | |
DateOfBirth | Geboortedatum | |
StartDate (work relationship) | Datum in dienst | |
Legal employer | Werkgever en cao | Alleen de Nederlandse legal employers |
DepartmentName | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel |
JobCode | Functie | Via een vertaaltabel |
NormalHours en Frequency | Uren per week | |
Element entry | Looncomponent of eenmalige mutatie | Per element afspreken |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud