HR naar ITSM
Oracle HCM Zendesk koppeling: medewerkers als gebruiker en taken bij indienst en vertrek
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Zendesk staat elke medewerker uit Oracle als gebruiker in Zendesk, bij de organisatie van zijn werkgever, en zet een aanname of vertrek in Oracle een taak klaar voor de interne servicedesk. Oracle levert zelf een voorbeeldrecept in Oracle Integration dat Zendesk-gebruikers aanmaakt; KoppelHet komt erbij als ook wijzigingen, vertrek en taken moeten meelopen, of als jullie geen Oracle Integration hebben.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zendesk ook als interne servicedesk voor IT of HR gebruiken en Oracle HCM Cloud als HR-systeem hebben, zien medewerkers vaak pas in Zendesk als die zelf mailen. Wie vertrokken is, kan dan nog maanden tickets openen, en onboarding loopt via losse mails van HR.
- Oracle zet een nieuwe medewerker in de newhire-feed zodra HR hem vastlegt.
- KoppelHet maakt of werkt de Zendesk-gebruiker bij op het person number als external_id, zonder verificatiemail.
- De gebruiker komt bij de organisatie van zijn werkgever; een taak met de startdatum gaat naar de groep die onboarding doet.
- Een overplaatsing naar een andere werkgever voegt het nieuwe lidmaatschap toe en haalt het oude weg.
- Een beëindiging geeft een offboardingtaak; na de einddatum schort KoppelHet de gebruiker op.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Zendesk
- Oracle publiceert in Oracle Integration een recept dat volgens schema Zendesk-gebruikers aanmaakt uit Oracle-medewerkers, desgewenst alleen voor wie na een bepaald moment is aangemaakt. Het vraagt Oracle Integration 21.4.3 of hoger en een beheerdersaccount in beide systemen. Bijwerken, vertrek en taken beschrijft Oracle niet.
- Zendesk zoekt bij create_or_update op e-mailadres of external_id. KoppelHet zet het Oracle person number in external_id, zodat een nieuw werkadres uit de feed empupdate dezelfde gebruiker bijwerkt in plaats van een tweede aan te maken.
- Een aanname staat in Oracle vaak weken voor de start in de newhire-feed. KoppelHet maakt de Zendesk-gebruiker aan met skip_verify_email, zodat de nieuwe collega geen mail van de servicedesk krijgt voordat hij begonnen is.
- Elke legal employer uit Oracle wordt een organisatie in Zendesk. Het veld organization_id overschrijven haalt alle andere lidmaatschappen weg, dus bij een overplaatsing binnen het concern gebruikt KoppelHet de API voor lidmaatschappen en blijft het person number gelijk.
- Een opgeschorte gebruiker kan in Zendesk niet meer inloggen, en zijn nieuwe tickets worden ook opgeschort. KoppelHet schort een vertrekker pas op na de einddatum uit de termination-feed, zodat hij tot zijn laatste dag nog een vraag kan stellen.
- Trekt een kandidaat zijn ja in of komt iemand niet opdagen, dan staat dat in de Oracle-feed cancelworkrelship. KoppelHet schort de gebruiker dan op en zet een opmerking bij de onboardingtaak; verwijderen doen we niet, want een verwijderde gebruiker is in Zendesk niet terug te halen.
- Zendesk staat bij create_or_update vijf aanvragen per minuut per gebruiker toe. Een correctie in Oracle geeft soms meerdere meldingen voor dezelfde persoon in de feeds; KoppelHet voegt die samen tot één update.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet het recept van Oracle?
Dat maakt volgens de documentatie alleen gebruikers aan en vraagt Oracle Integration. Voor vertrek, overplaatsingen en taken is meer nodig.
Krijgen klanten van ons bedrijf deze medewerkers te zien?
Nee. Medewerkers komen als eindgebruiker bij de organisatie van hun werkgever; wat zichtbaar is, regelen jullie in Zendesk met organisaties en groepen.
Wat als iemand terugkomt na een vertrek?
Oracle meldt een herindiensttreding in de newhire-feed. KoppelHet vindt de opgeschorte gebruiker op het person number en zet hem weer actief.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom feeds newhire, empassignment, empupdate, termination en cancelworkrelship, daarna de worker via de HCM REST API, met een integratiegebruiker met alleen leesrechten.
- Zendesk via de Users API (create_or_update met external_id en skip_verify_email; suspended; eerste vulling met create_or_update_many), de Organization Memberships API voor werkgevers en de Tickets API met type task, due_at, group_id en external_id. Create Or Update User is begrensd op vijf aanvragen per minuut per gebruiker.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | external_id | Uniek per account, hoofdletterongevoelig |
DisplayName | name | |
WorkEmail | email | |
Legal employer | Organisatielidmaatschap | |
Job en Department van de primaire assignment | user_fields | |
Location (tijdzone) | time_zone | |
Startdatum of laatste werkdag | Taak met due_at | |
Termination | suspended | Na de einddatum, niet verwijderen |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud