Payroll naar finance
NetSuite HR2day koppeling: afdelingen en classes naar HR2day, loonjournaal terug naar NetSuite
Met een koppeling tussen Oracle NetSuite en HR2day komen de afdelingen en classes van de Nederlandse subsidiary in NetSuite automatisch als kostenplaatsen in HR2day, en gaat het loonjournaal na elke salarisrun als journal entry naar NetSuite. De kostenverdeling uit HR2day komt per afdeling en class in het grootboek, en finance hoeft het journaal niet meer met de hand in te lezen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de groepsboekhouding in NetSuite voeren en de Nederlandse salarissen in HR2day draaien, houden afdelingen in NetSuite en kostenplaatsen in HR2day los van elkaar bij. Na elke run boekt finance het journaal met de hand, en een regel op een afdeling die al inactief is, valt pas bij het boeken op.
- Finance maakt in NetSuite een afdeling of class aan voor de Nederlandse subsidiary.
- KoppelHet zet de code klaar bij de HR2day-werkgever die bij die subsidiary hoort.
- HR legt in HR2day de kostenverdeling vast op afdeling en zo nodig class.
- Na de run maakt KoppelHet in NetSuite een journal entry op de subsidiary, met afdeling en class op elke regel.
- Is goedkeuring van journaals ingeschakeld, dan keurt finance de entry goed in NetSuite.
Terug: Loonjournaal per run · Journaalregels per afdeling en class
Waar je op let bij Oracle NetSuite en HR2day
- Een afdeling in NetSuite geldt voor één of meer subsidiaries, en kan met één vinkje ook voor alle onderliggende subsidiaries gelden. KoppelHet neemt alleen afdelingen mee die voor de Nederlandse subsidiary beschikbaar zijn, zodat HR in HR2day niet uit afdelingen van de hele groep kiest.
- Een gewone journal entry in NetSuite hoort bij precies één subsidiary. Heeft de organisatie in HR2day meerdere werkgevers, bijvoorbeeld een stichting en een BV, dan maakt KoppelHet per werkgever een eigen journal entry op de subsidiary die erbij hoort.
- HR2day neemt de loonkosten naar rato van de kostenverdeling op in het journaal, met een tweede dimensie naast de kostenplaats. In NetSuite passen afdeling en class op dezelfde journaalregel; KoppelHet zet de HR2day-kostenplaats op de afdeling en de tweede dimensie op de class.
- Een inactieve afdeling verdwijnt in NetSuite uit de keuzelijsten, maar een kostenverdeling in HR2day kan er nog naar verwijzen. KoppelHet meldt na het inactiveren welke medewerkers in HR2day nog op die code staan, zodat de salarisadministratie ze vóór de volgende run verplaatst.
- NetSuite laat niet boeken in een gesloten periode, en in een vergrendelde periode alleen met een speciaal recht. De koppeling krijgt dat recht niet. Valt de run in een vergrendelde periode, dan meldt KoppelHet dat aan finance in plaats van in een andere periode te boeken.
- Staat goedkeuring van journal entries aan in NetSuite, dan boekt een entry pas na goedkeuring. KoppelHet maakt het journaal aan zonder het zelf goed te keuren, zodat finance elk loonjournaal ziet voordat het in het grootboek staat.
- NetSuite slaat een journal entry alleen op als debet en credit in evenwicht zijn. Een afrondingsverschil uit de verdeling naar rato in HR2day zet KoppelHet op een vaste afrondingsrekening die finance kiest, in plaats van de hele boeking te laten weigeren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan afdelingen van andere landen ook naar HR2day?
Nee. Alleen afdelingen en classes die voor de Nederlandse subsidiary beschikbaar zijn.
Komt het journaal per medewerker in NetSuite?
Meestal niet. Finance krijgt het per grootboekrekening, afdeling en class; het detail per medewerker blijft in HR2day.
Wat als de periode in NetSuite al dicht is?
Dan boekt KoppelHet niet en krijgt finance een melding. Finance kiest de periode, daarna gaat dezelfde run opnieuw.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- NetSuite via SuiteTalk REST web services met OAuth 2.0 en een eigen integratierol zonder Override Period Restrictions en zonder journaalgoedkeuring. Departments en classifications via de record- of querydienst (subsidiary, includechildren, isinactive, parent); het journaal als journalentry-record met kopvelden subsidiary, trandate, postingperiod en memo en de sublist line (account, debit, credit, department, class, memo). Bij 'Require Approvals on Journal Entries' blijft approved leeg.
- HR2day draait op Salesforce en publiceert geen API-documentatie. Kostenplaatsen schrijven en het journaal lezen gaat via de toegang die HR2day voor de klant beschikbaar stelt; dat stellen we bij de start vast.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle NetSuite | Veld in HR2day | Toelichting |
|---|---|---|
department (naam en id) | Kostenplaats | Alleen afdelingen van de Nederlandse subsidiary |
classification (class) | Kostenplaats dim2 | |
isinactive | Melding | HR2day-code blijft, met lijst van medewerkers erop |
subsidiary | Werkgever | Vertaaltabel subsidiary naar werkgever |
Grootboekrekening op de journaalregel | line.account | |
Kostenplaats en dim2 op de journaalregel | line.department en line.class | |
Debet- en creditbedrag | line.debit en line.credit | |
Salarisperiode en runnummer | postingperiod, trandate en memo |
Gerelateerd
BambooHR → Oracle NetSuite
BambooHR NetSuite koppeling: medewerkers uit BambooHR als employee per subsidiary, met vertrekreden
BuddeeHR → Oracle NetSuite
BuddeeHR NetSuite koppeling: de Nederlandse medewerkers uit Buddee als employee in NetSuite
Dayforce → Oracle NetSuite
Dayforce NetSuite koppeling: medewerkers uit Dayforce als employee-records in Oracle NetSuite, per subsidiary
Deel → Oracle NetSuite
Deel NetSuite koppeling: eigen werknemers uit Deel als employee bij de juiste subsidiary