Payroll naar finance
Oracle NetSuite Loket koppeling: departments en classes als kostenplaatsen in Loket, journaalrun terug als journal entry
Met een koppeling tussen Oracle NetSuite en Loket komen de departments en classes van de Nederlandse subsidiary automatisch als kostenplaatsen en kostendragers in Loket, en staat elke journaalrun uit Loket daarna als journal entry op die subsidiary in NetSuite. Loket kent geen eigen journaalexport naar NetSuite; KoppelHet haalt de resultaten op, boekt ze in de juiste periode en zet de run in Loket op geëxporteerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die NetSuite OneWorld als groeps-ERP gebruiken en de Nederlandse salarissen in Loket verwerken, krijgen het loonjournaal als bestand van het administratiekantoor en zetten het met de hand om naar een NetSuite-import. Departments die finance in NetSuite toevoegt, ontbreken dan in Loket, en loonkosten komen op een verzamelregel terecht.
- Finance maakt een department of class aan in NetSuite en koppelt die aan de Nederlandse subsidiary.
- KoppelHet zet het department als kostenplaats en de class als kostendrager in het journaalprofiel van Loket.
- Na de goedgekeurde verloning wordt in Loket gejournaliseerd; KoppelHet haalt de resultaten op.
- De regels gaan als één journal entry naar de Nederlandse subsidiary, in de periode die bij de verloningsperiode hoort.
- KoppelHet zet de run in Loket op geëxporteerd, of op mislukt als NetSuite de boeking weigert.
Terug: Journal entry per journaalrun · Status geëxporteerd of mislukt in Loket
Waar je op let bij Oracle NetSuite en Loket
- Een department in NetSuite heeft een naam en een intern ID, maar geen aparte code. KoppelHet gebruikt het interne ID als kostenplaatscode in Loket en de naam als omschrijving, zodat een hernoemd department in Loket dezelfde kostenplaats blijft.
- NetSuite staat namen van 60 tekens toe, Loket een omschrijving van hooguit 50. Is een departmentnaam langer, dan meldt KoppelHet dat aan finance in plaats van de naam ongemerkt af te kappen.
- Departments in NetSuite kunnen subdepartments hebben, terwijl Loket een platte lijst kostenplaatsen kent. KoppelHet zet alleen departments van de Nederlandse subsidiary in Loket, ook als ze via de optie voor onderliggende subsidiaries daaraan hangen.
- Loket verloont per maand of per vier weken, en legt per journaalconfiguratie vast hoe een verloningsperiode bij een financiële periode hoort. KoppelHet volgt dezelfde regel bij het kiezen van de NetSuite-periode, zodat een vierwekenperiode in dezelfde maand valt als in Loket.
- NetSuite laat geen boeking toe in een gesloten periode, en een vergrendelde periode alleen met een speciaal recht. De koppeling krijgt dat recht niet; valt een journaalrun in een dichte periode, dan zet KoppelHet de run in Loket op mislukt en vraagt finance om een keuze.
- Staat in NetSuite de goedkeuring van journal entries aan, dan boekt een entry pas na goedkeuring. KoppelHet laat de goedkeuring leeg, zodat finance het loonjournaal ziet voordat het meetelt, en zet de run in Loket pas op geëxporteerd als NetSuite de entry heeft opgeslagen.
- Loket kan het journaal van een verloning herberekenen na een gewijzigde kostenverdeling, met alleen het verschil. KoppelHet boekt dat verschil als nieuwe journal entry met in de memo het nummer van de oorspronkelijke run.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt het administratiekantoor toegang tot NetSuite?
Nee. De koppeling heeft een eigen toegang tot beide systemen. Het kantoor ziet in Loket alleen nieuwe kostenplaatsen en de status van de journaalruns.
Hebben we meerdere Loket-werkgevers. Werkt dat?
Ja. Elke werkgever krijgt een vaste subsidiary in NetSuite, met een eigen journal entry per run.
Kan Loket zelf naar NetSuite exporteren?
Loket heeft eigen verbindingen met enkele boekhoudpakketten, maar niet met NetSuite. Daarom doet KoppelHet dat deel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- NetSuite via SuiteTalk REST web services met OAuth 2.0 en een eigen integratierol zonder Override Period Restrictions. Departments en classes met subsidiary, includechildren, parent en isinactive; het journaal als journalentry-record met subsidiary, trandate, postingperiod, memo en de sublist line (account, debit, credit, department, class, memo). Belastingvelden worden in REST niet ondersteund.
- Loket via de REST API met OAuth - kostenplaatsen en kostendragers per journaalprofiel (code 1 tot 20, description 1 tot 50 tekens), de CostCenterCostUnitMatrix, journaalconfiguratie met methodForDeterminingAccountingPeriod, GetJournalRunResultsByJournalRunId, PostRecalculateJournalRunByPayrollrunId en PatchJournalRunByJournalRunId met markAsSuccessfullyExported of MarkAsProcessingFailed.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle NetSuite | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Department (intern ID) | code (kostenplaats) | Maximaal 20 tekens in Loket |
Department-naam | description | NetSuite staat 60 tekens toe, Loket 50 |
Class | Kostendrager | |
Subsidiary | Loket-werkgever en administratie | Eén journal entry per subsidiary |
generalLedgerAccount (Loket) | account op de journaalregel | Via een rekeningschema-vertaling |
costCenter en costUnit (Loket) | department en class op de journaalregel | |
Bedrag debet of credit | debit of credit | |
Verloningsperiode | postingperiod | |
Journaalrun-ID | memo in de kop |
Gerelateerd
BambooHR → Oracle NetSuite
BambooHR NetSuite koppeling: medewerkers uit BambooHR als employee per subsidiary, met vertrekreden
BuddeeHR → Oracle NetSuite
BuddeeHR NetSuite koppeling: de Nederlandse medewerkers uit Buddee als employee in NetSuite
Dayforce → Oracle NetSuite
Dayforce NetSuite koppeling: medewerkers uit Dayforce als employee-records in Oracle NetSuite, per subsidiary
Deel → Oracle NetSuite
Deel NetSuite koppeling: eigen werknemers uit Deel als employee bij de juiste subsidiary