DyVerlof, verzuim en uren
Personio Dyflexis koppeling: nieuwe medewerkers en contracturen meteen in de planning
Met een koppeling tussen Personio en Dyflexis staat een nieuwe medewerker uit Personio automatisch in Dyflexis zodra HR het dienstverband aanmaakt, met vestiging, werkgever, contracturen en kostenplaats. Bij vertrek geldt de laatste werkdag uit Personio als einddatum in de planning, zodat niemand wordt ingeroosterd na zijn laatste dienst.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en Dyflexis voor de roosters laten nieuwe collega's vaak door de vestigingsmanager in Dyflexis zetten, soms pas op hun eerste dag. Een vertrekker die zijn restverlof opneemt, blijft dan tot de officiële einddatum in de planning staan.
- HR maakt de medewerker en het dienstverband aan in Personio, met vestiging, uren en startdatum.
- Personio meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt het dienstverband op en stuurt het naar Dyflexis.
- Een beheerder verbindt de medewerker eenmalig in Dyflexis, ruim voor de eerste werkdag.
- Wijzigingen in uren, vestiging of kostenplaats in Personio werken het contract in Dyflexis bij.
- Bij een beëindiging zet KoppelHet de laatste werkdag als einddatum in Dyflexis.
Waar je op let bij Personio en Dyflexis
- Personio kent bij een beëindiging zowel de einddatum van het dienstverband als de laatste werkdag. Dyflexis gebruikt de einddatum om te bepalen tot wanneer iemand in te plannen is. KoppelHet neemt de laatste werkdag, zodat iemand die zijn restverlof opneemt niet meer in het rooster verschijnt.
- Personio meldt het begin van een dienstverband pas op de startdatum zelf, om middernacht UTC. Dan is het voor de planning te laat. KoppelHet reageert al op het aanmaken van het dienstverband, zodat de nieuwe collega weken vooruit in Dyflexis staat.
- Een dienstverband in Personio kan over meerdere kostenplaatsen zijn verdeeld, elk met een gewicht. Dyflexis kent één kostenplaats per medewerker. KoppelHet geeft de kostenplaats met het grootste gewicht door; bij gelijke delen beslist een vaste regel die we vooraf afspreken.
- Dyflexis noemt iedereen die via de API binnenkomt een externe medewerker, terwijl Personio met extern juist ingehuurde mensen bedoelt. KoppelHet stuurt standaard alleen interne dienstverbanden. Of freelancers ook in het rooster moeten, spreken we per organisatie af.
- Personio legt per dienstverband de uren per week vast én wat voor dat dienstverband als voltijd geldt. Dyflexis vraagt uren en gemiddelde dagen per week. KoppelHet neemt de uren over en leidt de dagen af met een tabel per vestiging, omdat een vestiging met lange diensten minder dagen nodig heeft voor dezelfde uren.
- Personio stuurt bij een melding alleen het nummer van de persoon, en verwacht binnen drie seconden een bevestiging. KoppelHet bevestigt direct en haalt de gegevens daarna op, zodat Personio de melding niet opnieuw stuurt en de planning toch de actuele stand krijgt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan goedgekeurd verlof uit Personio in Dyflexis komen?
Personio meldt wijzigingen in afwezigheden, maar de openbare Dyflexis API heeft geen ingang om verlof aan te leveren. Daarom zit verlof niet in deze koppeling. We vragen bij Dyflexis na of het kan en voegen het dan later toe.
Gaan de gewerkte uren terug naar Personio?
Personio doet geen Nederlandse salarisverwerking. De uren uit Dyflexis horen bij het salarissysteem van de Nederlandse entiteit; die koppeling kan later als uitbreiding.
Gaan salarisgegevens mee naar Dyflexis?
Nee. Dyflexis kan een uurloon per contract opslaan, maar de koppeling vult dat niet. Wil de planning loonkosten zien, dan kan dat later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (person.created, employment.created, employment.updated, employment.updated.cost-centers, employment.terminated; payload alleen met id's, ondertekend met HMAC-SHA256, 2xx binnen 3 seconden) en de Personio API v2 (GET /v2/persons/{person_id}/employments met weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, office, legal_entity, cost_centers met weight, type INTERNAL of EXTERNAL en termination met last_working_day). Client credentials per koppeling.
- Naar Dyflexis schrijven we via POST /api2/external-employees/{employeeReference} en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days). Beide zijn upserts; scope external_employees.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | employeeReference | Vaste sleutel |
employment.id | contractReference | |
Voornaam, achternaam en werkadres | firstName, lastName, email | |
employment_start_date | employmentStart en contract start | |
termination.last_working_day | employmentEnd en contract end | Niet de juridische einddatum |
office.id | office | Via een vertaaltabel |
legal_entity.id | employerReferenceId | |
weekly_working_hours | hours | |
cost_centers (id en weight) | costCenter | De kostenplaats met het grootste gewicht |
position.title | jobDescription |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio