Identity en access management
Personio koppelen met Google Workspace: Google-accounts per entiteit en kantoor
Met een koppeling tussen Personio en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker in Personio een Google-account met het domein van de juiste entiteit, het kantoor, de afdeling en de leidinggevende. Na de laatste werkdag in Personio wordt het account geschorst, en de licentie komt vrij op de einddatum van het contract.
Wat de koppeling doet
Groepen met entiteiten in meerdere landen die Personio voor alle entiteiten gebruiken en in Google Workspace werken met een eigen e-maildomein per land, maken accounts vaak aan op basis van een onboardingtaak, soms met het verkeerde domein. Vertrekkers houden hun licentie tot iemand de lijst naloopt.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in Personio, met entiteit, kantoor, afdeling, functie en leidinggevende.
- KoppelHet maakt het Google-account aan met het domein van de entiteit, in de organisatie-eenheid die daarbij hoort, en zet het Google-adres terug in Personio.
- Groepen en licentie volgen uit afdeling, kantoor en het soort medewerker.
- Na de laatste werkdag schorst KoppelHet het account.
- Op de einddatum van het contract komt de licentie vrij; de bestanden gaan eerst naar de leidinggevende.
Waar je op let bij Personio en Google Workspace
- Personio kent twee data bij een vertrek, de laatste werkdag en de einddatum van het contract. KoppelHet schorst het Google-account na de laatste werkdag en laat de licentie pas vrij op de einddatum, zodat een collega die zijn laatste weken verlof opneemt geen toegang meer heeft maar mail en bestanden nog wel bestaan.
- Bij Personio hoort elke medewerker bij een juridische entiteit. KoppelHet gebruikt die entiteit om het e-maildomein en de organisatie-eenheid te kiezen, zodat een collega van de GmbH niet met het adres van de BV begint.
- Personio accepteert een e-mailadres maar één keer. Zet KoppelHet het nieuwe Google-adres terug en staat dat adres nog bij een oud dossier, bijvoorbeeld bij iemand die opnieuw in dienst komt, dan stopt de koppeling en krijgt HR een melding in plaats van een fout halverwege.
- Personio markeert externe medewerkers apart van eigen medewerkers. Externen komen in een eigen organisatie-eenheid, waar jullie bijvoorbeeld delen buiten het domein kunnen beperken.
- Een medewerker met verlof of in onboarding telt in Personio als actief. KoppelHet schorst dus niet bij ouderschapsverlof of langdurig ziekteverlof, tenzij jullie dat per soort verlof afspreken.
- Het kantoor uit Personio gaat naar het gebouw in Google. Wie in Google Agenda een vergaderruimte zoekt, ziet dan eerst de ruimtes op het eigen kantoor.
- Personio bewaart meldingen dertig dagen en kan ze opnieuw versturen. Na een storing vraagt KoppelHet de gemiste meldingen opnieuw op, zodat geen start of vertrek verloren gaat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met meerdere e-maildomeinen in één Google-omgeving?
Ja. Per juridische entiteit in Personio leggen we het domein en de organisatie-eenheid vast.
Ziet de koppeling salarissen in Personio?
Nee. De API-toegang is beperkt tot personen en dienstverbanden; compensaties vallen erbuiten.
Werkt dit ook met Microsoft 365?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks en de Personio API v2 (persons met preferred_name en email, employments met legal_entity, office, org_units, position, supervisor, type, status, last_working_day en termination_date), met alleen de scopes personio:persons:read en personio:persons:write voor het terugzetten van email. Gemiste events tot dertig dagen terug via de redelivery-endpoint van de Webhooks API.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, locations met buildingId, relations type manager, suspended) en de Enterprise License Manager API. Toegang via een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Personio-id | externalIds (type organization) | Vaste sleutel |
preferred_name of first_name | name.givenName | |
last_name | name.familyName | |
Naamgevingsregel met domein per legal_entity | primaryEmail | Gaat terug naar email in Personio |
legal_entity | orgUnitPath | |
position | organizations.title | |
org_units (afdeling) | organizations.department en groepen | |
office | locations.buildingId | |
supervisor | relations (type manager) | |
type (INTERNAL of EXTERNAL) | orgUnitPath voor externen | |
last_working_day | suspended = true |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio