Leren en certificaten
Personio StudyTube koppeling: afdelingen en teams als academy-teams, certificaten in het Personio-profiel
Met een koppeling tussen Personio en StudyTube komt elke medewerker uit Personio automatisch in StudyTube, in de afdeling of het team waar hij in Personio onder valt, met de leidinggevende van die eenheid als teammanager. Behaalde certificaten gaan als document terug naar het profiel van de medewerker in Personio, in een documentcategorie die jullie kiezen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met Personio voor HR en StudyTube voor onboarding en verplichte trainingen krijgen via de StudyTube-app in Personio nieuwe collega's in de academy, maar houden teams en managers met de hand bij. Moet HR per medewerker een certificaat tonen, bijvoorbeeld aan een toezichthouder, dan staat dat alleen in StudyTube.
- HR maakt de medewerker aan in Personio met afdeling, team, leidinggevende en kostenplaats.
- Personio meldt de wijziging; KoppelHet zet eerst de afdelingen en teams als teams in StudyTube, van boven naar beneden.
- De medewerker krijgt een StudyTube-account in zijn team. De lead van die eenheid in Personio wordt teammanager.
- Een behaald certificaat komt als pdf in het profiel van de medewerker in Personio, in de afgesproken documentcategorie.
- Na de laatste werkdag in Personio verdwijnt het account uit StudyTube.
Terug: Certificaat als document in het medewerkerprofiel
Waar je op let bij Personio en StudyTube
- Personio kent zowel afdelingen als teams, elk met een eigen bovenliggende eenheid en een of meer leads. KoppelHet bouwt daar de teamboom in StudyTube mee op en maakt de leads teammanager. De StudyTube-app in Personio regelt volgens de beschrijving vooral de medewerkers zelf.
- Personio maakt onderscheid tussen de einddatum van het contract en de laatste werkdag. Wie al eerder wordt vrijgesteld, verliest StudyTube op de laatste werkdag; tot dan kan iemand verplichte trainingen nog afronden.
- Een medewerker kan in Personio aan meerdere kostenplaatsen hangen, elk met een gewicht. StudyTube kent één kostenplaats per gebruiker, dus KoppelHet neemt de kostenplaats met het grootste gewicht, tenzij jullie een andere regel kiezen.
- Personio laat alleen medewerkergegevens zien die vooraf per veld zijn vrijgegeven. Voor StudyTube geven jullie alleen naam, e-mail, functie, eenheden, kostenplaats en uitdienstgegevens vrij; salaris en adres blijven dicht.
- Personio kan meerdere juridische entiteiten in één account bevatten, zoals een Nederlandse en een Duitse BV. Elke entiteit wordt een bovenste team in StudyTube, zodat trainingen die per land verplicht zijn alleen bij de juiste mensen terechtkomen.
- Personio bewaart meldingen dertig dagen en kan ze opnieuw versturen. Lag de koppeling even stil, dan haalt KoppelHet gemiste wijzigingen op in plaats van alle medewerkers opnieuw te vergelijken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen de app en KoppelHet naast elkaar draaien?
Ja, als we vooraf afspreken wie de gebruikers aanmaakt en wie alleen teams en certificaten doet. Dezelfde sleutel aan beide kanten voorkomt dubbele accounts.
Welke rechten heeft de koppeling in Personio nodig?
Leesrechten op personen, dienstverbanden en eenheden, plus het recht om documenten te uploaden. Welke velden zichtbaar zijn, bepalen jullie zelf per veld.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks en de Personio API v2 (persons, employments met org_units, supervisor, cost_centers met weight, legal_entity en termination; org-units met include_parent_chain en leads), met OAuth 2.0 client credentials en alleen leesscopes. Webhook-events van de laatste dertig dagen zijn opnieuw af te leveren.
- Certificaten gaan terug via /company/documents met een categorie uit /company/document-categories; uploads zijn begrensd op 60 per minuut.
- Naar StudyTube schrijven we via de Academy API v2 (users op uid; academy-teams/bulk/upsert met maximaal 500 teams, ouders eerst; teammanagers via academy-teams/managers/sync).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
person id | uid | Vaste Personio-ID |
first_name / preferred_name | first_name | |
last_name | last_name | |
email | email | |
position.title | company_role | |
org_units (department, team) | Team (external_id, name, parent) | Met de bovenliggende eenheid uit de parent chain |
leads van de org unit | Teammanager | |
cost_centers (hoogste weight) | cost_centre | |
legal_entity | Bovenste team per entiteit | |
termination.last_working_day | Verwijderen na de laatste werkdag | |
StudyTube-certificaat | Document in documentcategorie | Terugweg naar Personio |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio