Payroll koppeling
Personio Visma YouServe koppeling: nieuwe medewerkers en beloning op tijd bij de salarisservice
Met een koppeling tussen Personio en Visma YouServe staan nieuwe Nederlandse medewerkers al in YouServe zodra hun contract in Personio staat, en gaan wijzigingen in uren, salaris, toeslagen en bonussen automatisch naar de salarisservice van Visma. HR typt niets over, en eenmalige betalingen komen als mutatie in de juiste salarisperiode.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die Personio gebruiken en de Nederlandse salarisadministratie bij Visma YouServe hebben ondergebracht, melden nieuwe collega's soms pas na hun eerste werkdag bij de salarisservice. Bonussen gaan per e-mail, en een vergeten bonus komt een maand later mee.
- HR maakt in Personio een nieuwe medewerker aan met contract, uren en afdeling.
- KoppelHet zet de medewerker meteen in YouServe, met de cao die bij het Nederlandse bedrijf hoort.
- Wijzigt er later iets, dan kijkt KoppelHet wat er anders is dan in YouServe en stuurt alleen dat, met ingangsdatum.
- Toeslagen, eenmalige betalingen en bonussen van de periode gaan als mutatie naar YouServe, op tijd voor de aanleverdatum.
- Wat YouServe niet verwerkt, staat met de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Personio en Visma YouServe
- Personio meldt een nieuwe medewerker als gestart pas om middernacht op de eerste werkdag. YouServe kan dan al gesloten zijn voor de eerste periode. KoppelHet maakt de medewerker daarom in YouServe aan zodra het contract in Personio staat.
- Een melding uit Personio zegt alleen dat iemand is gewijzigd, niet wat. YouServe laat juist alles staan wat niet wordt meegestuurd. KoppelHet vergelijkt daarom met YouServe en stuurt alleen het veld dat echt anders is, zodat een correctie van de salarisservice niet wordt overschreven.
- Personio splitst beloning in vast salaris, uurloon, vaste toeslagen, eenmalige betalingen en bonussen. Vast salaris en vaste toeslagen horen in YouServe bij het dienstverband. Eenmalige betalingen en bonussen gaan als mutatiebestand naar YouServe, zodat ze alleen in die ene periode worden uitbetaald.
- Personio geeft beloning per maand vrij. KoppelHet vraagt elke YouServe-periode apart op, en een bonus die HR achteraf voor een eerdere maand invoert, gaat als losse mutatie mee in de eerstvolgende run.
- YouServe maakt een medewerker alleen aan als de cao bekend is. Personio heeft daar geen veld voor. KoppelHet kiest de cao op basis van het bedrijf of de vestiging in Personio, en met een eigen attribuut als binnen één bedrijf meer cao's gelden.
- BSN en IBAN staan in Personio in eigen attributen die de beheerder voor de koppeling moet vrijgeven. Een gewijzigde bankrekening krijgt in YouServe een ingangsdatum mee; zonder vrijgave blijft het veld leeg en volgt een melding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan YouServe een bonus niet gewoon via de API ontvangen?
Voor eenmalige betalingen heeft YouServe een vaste bestandsvorm die automatisch wordt ingelezen. KoppelHet maakt dat bestand uit Personio, dus voor HR maakt het geen verschil.
Gaan medewerkers in andere landen ook mee?
Nee. Alleen medewerkers van het Nederlandse bedrijf in Personio gaan naar YouServe.
Wat als iemand in Personio uit dienst gaat?
De einddatum gaat naar YouServe. De eindafrekening, zoals vakantiegeld en niet opgenomen verlof, maakt de salarisservice.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (alleen het id van persoon of dienstverband; employment.started vuurt om middernacht UTC op de startdatum) en de Personio API v2. Het compensations-endpoint accepteert een periode van maximaal een maand, met de categorieën FIXED_SALARY, HOURLY_SALARY, RECURRING, ONE_TIME en BONUS_PAYOUT. BSN en IBAN uit custom attributes die voor API-toegang zijn vrijgegeven.
- Naar YouServe schrijven we via de API for HR Core and Payroll (POST employees met verplichte collectiveLaborAgreement; PATCH op contract, adres en bankrekening met verplichte startdatum). Eenmalige mutaties gaan via de YouServe File API als bestand van het type CSV eenmalige mutaties (business type 113002), dat Visma in HR Core Payroll Business moet inrichten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
Persoon-id | Extern nummer of vrij veld | |
Voornaam en achternaam | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | |
BSN (custom attribute) | BSN | |
Startdatum dienstverband | Datum in dienst | |
Bedrijf of vestiging | Werkgever en cao | Via een vertaaltabel |
weekly_working_hours | Uren per week | |
FIXED_SALARY of HOURLY_SALARY | Salaris of uurloon | Een jaarbedrag wordt omgerekend naar maand |
RECURRING | Vaste looncomponent | |
ONE_TIME en BONUS_PAYOUT | Eenmalige mutatie (bestand) | |
IBAN (custom attribute) | Bankrekening | |
Einddatum dienstverband | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio