Recruitment naar HR
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Met een koppeling tussen Recruitee en ADP Workforce Now komt een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als in-progress hire in Workforce Now, met naam, startdatum, sjabloon en payroll group. De HR-medewerker rondt de hire in ADP af en hoeft de gegevens uit Recruitee niet over te typen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Recruitee werven en hun medewerkers in de Verenigde Staten of Canada in ADP Workforce Now hebben, zetten elke aanname met de hand in de New Hire-wizard van ADP. Recruiters in Nederland en HR in Noord-Amerika mailen daarvoor gegevens heen en weer, en een startdatum gaat makkelijk mis.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen in Recruitee.
- KoppelHet controleert dat de melding van Recruitee komt en haalt de kandidaat en het aanbod op.
- KoppelHet vraagt bij ADP op welke sjablonen en verplichte velden nu gelden en kiest het sjabloon dat bij de vacature hoort.
- De kandidaat staat als in-progress hire in Workforce Now, onder Process, HR, Hire/Rehire.
- HR vult in ADP aan wat Recruitee niet weet, zoals belastinggegevens, en rondt de hire af.
Waar je op let bij Recruitee en ADP Workforce Now
- ADP Workforce Now neemt een kandidaat aan als in-progress hire. Daarvoor zijn naam, startdatum, een onboardingsjabloon en een payroll group verplicht; de rest vult HR in de wizard van ADP aan.
- Elke wijziging aan een eigen sjabloon in ADP geeft dat sjabloon een nieuwe code. KoppelHet vraagt de codes daarom voor elke aanname opnieuw op, zodat een aangepast sjabloon de koppeling niet stillegt.
- Eigen velden uit ADP worden door deze API niet ondersteund. Zet jullie HR in ADP extra velden in de wizard, dan vult HR die zelf in; Recruitee-profielvelden kunnen er niet naartoe.
- Wie de aanname in ADP ziet, hangt af van een recht in de beveiliging van Workforce Now. Zonder dat recht ziet een HR-gebruiker alleen hires die hij zelf invoerde, dus een hire van de koppeling lijkt dan te ontbreken.
- Bij een pre-hire, waarbij ADP de nieuwe medewerker zelf om gegevens vraagt, wil ADP ook het privé-e-mailadres en een company code. Recruitee heeft het privéadres al; de company code leidt KoppelHet af van de vacature.
- Workforce Now kiest velden per land, op basis van een header met US, CA of INT. Recruitee-vacatures in Canada krijgen dus andere verplichte velden dan vacatures in de VS, en KoppelHet stuurt het land per aanname mee.
- Een hire die al als in-progress in ADP staat, kan niet via dezelfde aanroep opnieuw worden afgerond. Zet een recruiter een kandidaat twee keer op aangenomen, dan maakt KoppelHet geen tweede hire maar meldt het geval.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat de medewerker na de koppeling direct actief in ADP?
Nee, als in-progress hire. HR rondt de hire in ADP af, met de gegevens die alleen ADP vraagt.
Werkt dit ook voor Nederlandse medewerkers?
Workforce Now is vooral voor de VS en Canada. Nederlandse aannames gaan meestal naar een Nederlandse salarisadministratie; dat is een aparte koppeling.
Kunnen we per vacature een ander sjabloon gebruiken?
Ja. KoppelHet kiest het sjabloon op basis van de vacature of locatie, uit de sjablonen die ADP op dat moment teruggeeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de ondertekende webhook candidate_moved naar een stap met de categorie hire (header X-Recruitee-Signature) en de ATS API voor kandidaat, aanbod en profielvelden.
- Naar ADP Workforce Now via de Applicant Onboard V2 API, POST /hcm/v2/applicant.onboard, na GET /hcm/v2/applicant.onboard/meta voor sjablooncodes en verplichte velden. Header ADP-Context-ExpressionID met country=US, CA of INT; voor internationale sjablonen countryCode in plaats van payrollGroupCode.
- Toegang via een geregistreerde koppeling met de canonicals applicant.onboard en applicant.onboard.meta.read in de Consumer Application Registry.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in ADP Workforce Now | Toelichting |
|---|---|---|
name | birthName/givenName en birthName/familyName | Het ene Recruitee-naamveld splitsen we |
emails[0] | Home email | Het privéadres van de kandidaat |
phones[0] | Persoonlijk mobiel nummer | |
Startdatum (profielveld) | hireDate | |
Vacature of plaatsingslocatie | onboardingTemplateCode | Code uit de meta van ADP, niet vast in de koppeling |
Vacature (offer) | payrollGroupCode of company code | Per vacature of land af te spreken |
Functie (profielveld) | Job title |
Gerelateerd
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR
Recruitee → BuddeeHR
Recruitee Buddee koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BuddeeHR