Recruitment naar HR
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Met een koppeling tussen Recruitee en AFAS start een kandidaat die de recruiter in Recruitee op Aangenomen zet automatisch het onboardingproces in AFAS, met persoonsgegevens, startdatum, uren, salaris, functie en afdeling al ingevuld. HR typt niets meer over en de onboarding begint op tijd, niet pas als het getekende contract terug is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die werven in Recruitee en HR in AFAS voeren, hebben alle gegevens van een nieuwe collega al bij de recruiter. HR typt ze opnieuw in AFAS, vaak pas als het getekende contract terug is, en de onboarding begint te laat. Afdelingsnamen in Recruitee en AFAS komen niet overeen.
- Elke nacht staan de actuele afdelingen en functies uit AFAS als keuzelijst in Recruitee.
- Bij het aanbod vult de recruiter startdatum, uren, salaris en functie in Recruitee in.
- De recruiter zet de kandidaat op Aangenomen.
- In AFAS start het onboardingproces met de gegevens al ingevuld. Is de kandidaat een oud-medewerker, dan gebruikt AFAS de bestaande medewerker.
- HR vult in AFAS aan wat alleen HR weet, zoals BSN en loonheffingskorting, en rondt de workflow af.
Terug: Organisatorische eenheden en functies als keuzelijst in Recruitee
Waar je op let bij Recruitee en AFAS Profit
- Recruitee heeft standaard geen velden voor startdatum, uren en salaris. Die voegen we toe als extra velden of in een aanbiedingsformulier, anders valt er niets door te zetten.
- Afdeling en functie komen als keuzelijst uit AFAS. Zo kan de recruiter geen afdeling kiezen die in AFAS niet bestaat, en loopt de overdracht daar niet op vast.
- Een oud-medewerker die opnieuw wordt aangenomen, zoekt KoppelHet in AFAS op, bijvoorbeeld op geboortedatum en naam. Het onboardingproces gebruikt dan de bestaande medewerker, zodat er geen tweede persoon ontstaat.
- Het BSN gaat standaard niet mee uit Recruitee. De nieuwe medewerker of HR vult het in AFAS in, zodat het niet in het wervingssysteem hoeft te staan.
- KoppelHet is partner van Recruitee. De aansluiting op Recruitee is een bouwsteen die we al hebben, dus de tijd gaat naar jullie velden en workflow.
- Wordt een aanbod ingetrokken nadat de kandidaat al op Aangenomen stond, dan staat de medewerker nog in de AFAS-workflow en kan HR die afwijzen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Recruitee een koppeling met AFAS?
Ja, via KoppelHet. KoppelHet is partner van Recruitee en heeft de aansluiting op Recruitee al. De koppeling bouwen we op jullie velden en workflow.
Moeten we onze Recruitee-inrichting aanpassen?
Meestal alleen een paar extra velden voor contractgegevens en de keuzelijsten voor afdeling en functie. Die richten we samen in.
Werkt dit ook met Teamtailor of OTYS?
Ja, het proces is hetzelfde. Alleen het startmoment en de velden aan de kant van het wervingssysteem verschillen.
Wat ziet HR in AFAS?
Een onboardingproces met de gegevens uit Recruitee al ingevuld. HR controleert, vult aan en rondt af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de Recruitee ATS API, met de webhook candidate_moved als trigger en de velden name, emails en phones. Startdatum, uren en salaris staan in custom fields.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding, die het onboardingproces start; AFAS raadt die aan boven HrCreateApplicant. Bij een bestaande medewerker gaat het medewerkernummer (EmId) mee.
- Organisatorische eenheden en functies uit AFAS gaan als vaste keuzelijst naar een custom field in Recruitee.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
name | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | Recruitee heeft één naamveld; we splitsen op basis van de invoer in het aanbiedingsformulier |
emails[0] | E-mail privé | |
phones[0] | Telefoon privé | |
Adres (custom field of formulier) | Adres | |
Startdatum (custom field) | Datum in dienst | |
Uren per week (custom field) | Rooster | |
Salaris (custom field) | Salaris | |
Functie (keuzelijst uit AFAS) | Functie | |
Afdeling (keuzelijst uit AFAS) | Organisatorische eenheid |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR
Recruitee → BuddeeHR
Recruitee Buddee koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in BuddeeHR