Recruitment naar HR
Recruitee HiBob koppeling: van aanbod naar medewerker met welkomstwizard
Met een koppeling tussen Recruitee en HiBob staat een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als nieuwe medewerker in Bob, met vestiging, startdatum, afdeling, functie en salaris. People Ops typt niets meer over, en de nieuwe collega kan direct de juiste welkomstwizard in Bob krijgen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en Recruitee voor werving typen elke aangenomen kandidaat opnieuw in Bob, met site en afdeling uit de lijst, voordat de onboarding start. In een drukke wervingsperiode loopt dat achter en komt de welkomstmail pas vlak voor de eerste dag.
- KoppelHet houdt de lijsten met vestigingen, afdelingen en functies uit Bob bij, zodat alles uit Recruitee naar een bestaande waarde gaat.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen in Recruitee.
- De nieuwe medewerker staat daarna in Bob, met vestiging, startdatum, afdeling en functie.
- Het salaris uit het aanbod staat in Bob, met de startdatum als ingangsdatum.
- Als jullie dat willen, krijgt de nieuwe collega meteen de welkomstwizard die bij de vestiging of afdeling hoort.
Waar je op let bij Recruitee en HiBob
- Bob accepteert geen nieuwe medewerker zonder e-mail, voornaam, achternaam, vestiging en startdatum. Vestiging en startdatum staan niet standaard in Recruitee; we voegen ze toe aan het aanbiedingsformulier of leiden de vestiging af van de plaatsingslocatie.
- Vestiging, afdeling en functie zijn in Bob vaste lijsten. Een afdeling die in Recruitee net anders heet, laat het aanmaken mislukken. KoppelHet vertaalt daarom altijd via de actuele lijsten uit Bob.
- Recruitee kent alleen het privé-e-mailadres van de kandidaat, terwijl Bob het e-mailadres gebruikt voor inloggen en uitnodigingen. We spreken af of het zakelijke adres vooraf wordt bepaald of dat Bob eerst het privéadres krijgt.
- Het salaris in Recruitee is een bedrag met valuta. In Bob wordt dat een salarisregel met de startdatum als ingangsdatum en de betaalperiode die jullie in Bob gebruiken.
- Bob waarschuwt niet als de koppeling maar voor een deel van de velden rechten heeft. We testen daarom na de inrichting of elk veld echt gevuld is, anders ontbreekt bijvoorbeeld het salaris zonder foutmelding.
- HiBob heeft een eigen wervingsmodule. Wie in Recruitee blijft werven, houdt vacatures en pipelines daar; de koppeling begint pas bij de aanname.
- Per vestiging of afdeling kan in Bob een andere welkomstwizard gelden. KoppelHet kiest die op basis van de gegevens uit Recruitee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de wervingsmodule van HiBob gebruiken?
Dat kan. Wie Recruitee al gebruikt en tevreden is, hoeft niet over; de koppeling zorgt dat Bob toch compleet is vanaf dag één.
Krijgt de nieuwe medewerker automatisch een uitnodiging?
Alleen als jullie dat willen. Sommige klanten laten People Ops eerst controleren en sturen de uitnodiging zelf.
Werkt dit voor kantoren buiten Nederland?
Ja. De plaatsingslocatie in Recruitee bepaalt de vestiging in Bob, dus elk kantoor krijgt zijn eigen vestiging.
Wat gebeurt er met het BSN?
Dat gaat niet mee uit Recruitee. De medewerker of People Ops vult het in Bob in, of alleen in de Nederlandse salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved en de ATS API (name, emails, phones, placement_locations, offer.department en profielvelden voor startdatum, functie, salaris en adres).
- Naar HiBob schrijven we via de People API (create employee met firstName, surname, email en de Work-tabel work.site, work.startDate, work.department, work.title), daarna een regel in de salaristabel en eventueel een uitnodiging met een welkomstwizard.
- De service user in Bob heeft rechten per veld; Bob laat velden zonder rechten zonder foutmelding weg.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in HiBob | Toelichting |
|---|---|---|
name | firstName, surname | Het ene Recruitee-naamveld splitsen we in voornaam en achternaam |
emails[0] | email | Bob vraagt een e-mailadres bij aanmaken; vaak het zakelijke adres, anders tijdelijk het privéadres |
phones[0] | home.mobilePhone | |
placement_locations[0] | work.site | Plaatsingslocatie uit Recruitee naar een bestaande site in Bob |
Startdatum (profielveld) | work.startDate | |
offer.department | work.department | Moet exact overeenkomen met een waarde in de Bob-lijst |
Functie (profielveld) | work.title | |
Profielveld salary (amount, currency) | Salaristabel: bedrag en valuta | |
Profielveld address | Privéadres in Bob | Eén tekstregel uit Recruitee, gesplitst naar de adresvelden in Bob |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR