Recruitment naar HR
Recruitee HR2day koppeling: nieuwe medewerkers zonder overtypen
Met een koppeling tussen Recruitee en HR2day staat een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als nieuwe medewerker met contract in HR2day, met afdeling, functie, startdatum en contracttype. De personeelsadministratie typt niets meer over en rondt de indiensttreding in HR2day alleen nog af met wat alleen HR weet.
Wat de koppeling doet
Wie werft in Recruitee en personeel en salaris in HR2day verwerkt, stuurt elke aanname per mail naar de personeelsadministratie, die alles opnieuw invoert. In drukke maanden liggen aannames op de stapel terwijl de eerste werkdag nadert.
- KoppelHet houdt een vertaaltabel bij tussen de afdelingen en functies in HR2day en de namen die recruiters in Recruitee gebruiken.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen, met startdatum, uren, contracttype en locatie in het aanbiedingsformulier.
- KoppelHet splitst naam en adres naar de Nederlandse velden van HR2day.
- De nieuwe medewerker staat met contract in HR2day.
- De personeelsadministratie controleert de medewerker, vult BSN en loonheffingsgegevens aan en rondt de indiensttreding af.
Waar je op let bij Recruitee en HR2day
- HR2day draait op het Salesforce-platform, dus KoppelHet schrijft de nieuwe medewerker via Salesforce weg, met toegang die jullie beheerder in de eigen omgeving regelt. De koppeling werkt met de technische namen in HR2day, niet met de schermlabels.
- Het adres staat in Recruitee als één tekstregel. HR2day wil straat, huisnummer, toevoeging en postcode apart. KoppelHet splitst het Nederlandse adres; lukt dat niet eenduidig, dan komt de medewerker met een melding bij de administratie.
- In de kinderopvang, zorg en het onderwijs start een nieuwe medewerker vaak met een oproep- of bepaaldetijdcontract. Het contracttype gaat daarom als apart veld uit Recruitee mee, zodat HR2day de juiste soort contract krijgt.
- HR2day heeft met Hire2day een eigen wervingssysteem. Organisaties die Recruitee houden, blijven daar werven; de koppeling neemt het pas over bij de aanname.
- Recruitee stuurt een melding opnieuw als die de eerste keer niet aankomt. KoppelHet herkent een herhaalde melding, zodat die geen tweede medewerker in HR2day oplevert.
- De afdeling in HR2day bepaalt vaak ook de kostenplaats. Per locatie in Recruitee leggen we vast welke HR2day-afdeling erbij hoort, want een locatie heet in beide systemen zelden precies hetzelfde.
- BSN en loonheffingskorting gaan niet mee uit Recruitee. De personeelsadministratie vult ze in HR2day aan voordat de eerste salarisrun draait.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft HR2day een koppeling met Recruitee?
Via KoppelHet wel. KoppelHet is partner van Recruitee en heeft de aansluiting op Recruitee al; het werk zit vooral aan de kant van HR2day en in de vertaaltabel voor afdelingen.
Waarom niet Hire2day gebruiken?
Dat kan, maar wie Recruitee al gebruikt, hoeft niet over te stappen. De koppeling zorgt dat de aanname toch direct in HR2day staat.
Wat als de kandidaat eerder bij ons werkte?
KoppelHet zoekt eerst op geboortedatum en naam. Bij een match maken we geen nieuwe medewerker aan, maar zetten we het nieuwe contract klaar voor de administratie.
Werkt dit ook met Teamtailor?
Ja. De HR2day-kant is hetzelfde; alleen het startmoment en de velden in het wervingssysteem verschillen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved (met event-ID; KoppelHet onthoudt verwerkte ID's) en de ATS API, met profielvelden voor geboortedatum, adres, startdatum, uren, contracttype en functie.
- Naar HR2day schrijven we via de Salesforce REST API op de HR2day-objecten (medewerker en arbeidsrelatie), met een connected app in de Salesforce-org van de klant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in HR2day | Toelichting |
|---|---|---|
name | Voornaam, tussenvoegsel, achternaam | Tussenvoegsels als van, de en van der gaan naar een eigen veld |
Profielveld date_of_birth | Geboortedatum | |
Profielveld address | Straat, huisnummer, toevoeging, postcode, plaats | Recruitee levert één tekstregel; KoppelHet splitst die op |
emails[0] | E-mail privé | |
phones[0] | Telefoon mobiel | |
Startdatum (profielveld) | Datum in dienst | |
Uren per week (profielveld) | Contracturen | |
Contracttype (profielveld) | Soort arbeidsrelatie | |
placement_locations[0] of afdeling | Afdeling (kostenplaats) | Via de vertaaltabel naar een bestaande HR2day-afdeling |
Functie (profielveld) | Functie |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR