Recruitment naar HR
Recruitee Lucca koppeling: aangenomen kandidaten met dienstverband en functie in Lucca
Met een koppeling tussen Recruitee en Lucca wordt een kandidaat die in Recruitee de stap Aangenomen bereikt, automatisch een medewerker in Lucca, met juridische entiteit, vestiging, afdeling, functietitel, leidinggevende en startdatum. Niemand hoeft in Recruitee nog per kandidaat op Send to Lucca te klikken en die gegevens opnieuw in te vullen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Recruitee werven en Lucca als HR-dossier gebruiken, sturen een aangenomen kandidaat nu met de knop Send to Lucca door. De recruiter vult bij elke kandidaat opnieuw werkmail, startdatum, afdeling en entiteit in, en vestiging, functie en leidinggevende vult HR daarna nog in Lucca aan.
- KoppelHet haalt dagelijks de juridische entiteiten, vestigingen, afdelingen en contractsjablonen uit Lucca op.
- De recruiter zet de kandidaat in Recruitee op de stap Aangenomen en vult de profielvelden voor startdatum, vestiging en leidinggevende.
- KoppelHet maakt de medewerker in Lucca aan, samen met het eerste dienstverband en de eerste functie.
- Staat er een einde proeftijd in het profiel, dan volgt een proeftijd op het nieuwe dienstverband.
- Weigert Lucca de aanname, dan ziet HR de reden in het KoppelHet platform en krijgt een melding.
Waar je op let bij Recruitee en Lucca
- Lucca weigert een nieuwe medewerker zonder eerste dienstverband en eerste functie. KoppelHet stuurt die drie daarom in één aanroep mee, zodat er geen medewerker zonder entiteit of afdeling in Lucca ontstaat.
- Voor het dienstverband wil Lucca een contractsjabloon, en voor de functie een vestiging en een afdeling. Recruitee kent die begrippen niet, dus KoppelHet leidt ze per vacature af uit een vertaaltabel die HR beheert.
- Het veld remoteId is in Lucca de login van de medewerker en moet uniek zijn. KoppelHet vult het met het zakelijke e-mailadres en controleert vooraf of dat adres al bestaat, zodat een herintreder niet dubbel binnenkomt.
- De leidinggevende verwijst in Lucca naar een bestaande medewerker. De recruiter kiest in Recruitee een e-mailadres, en KoppelHet zoekt daar de juiste medewerker in Lucca bij.
- Lucca legt de proeftijd vast als apart onderdeel van het dienstverband, met een oorspronkelijke einddatum. KoppelHet maakt die alleen aan als het aanbod er een noemt.
- Het endpoint om medewerkers aan te maken staat bij Lucca in beta en kan zonder aankondiging wijzigen. KoppelHet test daarom eerst in de testomgeving van Lucca en bewaakt elke aanname op fouten.
- Een API-sleutel ziet alleen medewerkers in vestigingen waar hij toegang toe heeft. Werft de organisatie voor meerdere vestigingen, dan krijgt de koppeling toegang tot precies die vestigingen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de knop Send to Lucca in Recruitee?
Die werkt, maar vraagt per kandidaat een klik en handmatige invoer, en laat de functie leeg. Bij meer dan een handvol aannames per maand loont automatiseren.
Gaat het salaris uit het aanbod mee?
Niet in deze koppeling. De beloning staat in Lucca in een aparte module; die vult HR of een latere uitbreiding.
Wanneer kan de nieuwe collega in Lucca inloggen?
Lucca geeft alleen toegang aan medewerkers met een lopend dienstverband. Met een startdatum in de toekomst wacht de login dus tot de eerste werkdag.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee meldt de aanname via de webhook candidate_moved met to_stage.category hire, ondertekend met HMAC-SHA256 in de header X-Recruitee-Signature. Recruitee verwacht binnen tien seconden een 200 en probeert anders tot negen keer opnieuw. Aanbod en profielvelden komen uit de Recruitee ATS API.
- Naar Lucca via de Lucca API met header Api-Version 2024-11-01 en OAuth 2.0 (scopes employees.readwrite, employments.readwrite en job-positions.readwrite). POST /lucca-api/employees met givenName, familyName, remoteId en firstEmployment (start, legalEntity, template en firstJobPosition met businessEstablishment en department). Proeftijd via POST /lucca-api/probationary-periods met initialEndsOn.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Lucca | Toelichting |
|---|---|---|
name | givenName en familyName | Recruitee heeft één naamveld; wij splitsen het |
Zakelijk e-mailadres (profielveld) | email en remoteId | remoteId is in Lucca de unieke login |
phones[0] | phoneNumber | |
Startdatum (profielveld) | firstEmployment.start.date | |
Vacature of plaatsingslocatie | firstEmployment.legalEntity en template | Via een vertaaltabel per vacature |
placement_locations[0] | firstJobPosition.businessEstablishment | |
offer.department | firstJobPosition.department | Via de afdelingenlijst uit Lucca |
Functietitel (profielveld) of vacaturetitel | firstJobPosition.jobTitle | |
E-mail leidinggevende (profielveld) | firstJobPosition.manager | Opgezocht als medewerker-id in Lucca |
Einde proeftijd (profielveld) | Probationary period initialEndsOn |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR