Recruitment naar HR
Recruitee Oracle HCM koppeling: aangenomen kandidaten direct in de onboarding
Met een koppeling tussen Recruitee en Oracle HCM Cloud staat een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als toekomstige medewerker in Oracle, met startdatum, werkgever, afdeling, locatie en uren. De onboarding in Oracle begint zo op tijd, en HR bepaalt zelf wanneer de nieuwe collega definitief medewerker wordt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als globaal HR-systeem werven lokaal soms in Recruitee in plaats van in Oracle Recruiting. HR maakt elke aangenomen kandidaat dan met de hand aan in Oracle, vaak kort voor de startdatum, en de onboardingtaken in Oracle beginnen te laat.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen in Recruitee.
- KoppelHet bepaalt aan de hand van de plaatsingslocatie de juiste werkgever en bedrijfsonderdeel in Oracle.
- In Oracle staat de kandidaat als toekomstige medewerker, met contactgegevens, verwachte startdatum, locatie en contractomvang.
- De onboarding in Oracle loopt. Is die klaar, dan zet HR de nieuwe collega om naar medewerker.
- Wordt de kandidaat daarna in Recruitee toch afgewezen, dan krijgt HR een melding om dat in Oracle af te handelen.
Waar je op let bij Recruitee en Oracle HCM Cloud
- Oracle heeft een aparte status voor iemand die heeft getekend maar nog niet is begonnen. KoppelHet maakt de kandidaat met die status aan, en niet direct als medewerker.
- De omzetting naar medewerker gebeurt in Oracle zelf. De koppeling laat die stap bij HR, zodat HR bepaalt wanneer de onboarding klaar is.
- Het kandidaatnummer uit Recruitee gaat mee naar Oracle. Komt dezelfde kandidaat nog eens binnen, dan vindt KoppelHet de bestaande toekomstige medewerker terug in plaats van een tweede aan te maken.
- Oracle rekent in fte, Recruitee kent geen uren. We voegen uren per week toe aan het aanbiedingsformulier en rekenen die om tegen de fulltime week van de Nederlandse entiteit.
- De plaatsingslocatie in Recruitee bepaalt de werkgever. Werft de organisatie in Recruitee ook voor andere landen, dan gaat elke kandidaat naar de werkgever van zijn land.
- Het BSN komt niet uit Recruitee. HR vult het in Oracle aan tijdens de onboarding, voordat de nieuwe collega medewerker wordt.
- Wordt een aangenomen kandidaat in Recruitee alsnog afgewezen, dan staat hij al in Oracle. KoppelHet meldt dat aan HR in plaats van zelf iets te verwijderen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom geen Oracle Recruiting?
Dat is een keuze van de organisatie. Wie in Recruitee werft, houdt die werkwijze; de koppeling brengt de aanname naar Oracle.
Kan de koppeling de kandidaat direct als medewerker aanmaken?
Technisch wel, maar we raden de tussenstatus aan. Dan loopt de onboarding in Oracle zoals HR die heeft ingericht.
Wat als de startdatum verschuift?
Verandert de recruiter de startdatum in Recruitee, dan past KoppelHet de verwachte startdatum in Oracle aan, zolang de nieuwe collega nog niet is omgezet.
Moet de Recruitee-kant nog gebouwd worden?
Nauwelijks. KoppelHet is Recruitee-partner en heeft de aansluiting op Recruitee al. De tijd gaat naar de werkgevers, bedrijfsonderdelen en locaties in Oracle.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved naar een stap met de categorie hire, met kandidaat, vacature en placement_locations, en de profielvelden.
- Naar Oracle HCM Cloud schrijven we via de workers REST API als pending worker (werknemerstype P, actie voor een nieuwe pending worker) met ProjectedStartDate, LegalEmployerName, LocationCode, BusinessUnitName en workMeasures (FTE). Het Recruitee-ID gaat naar ApplicantNumber.
- Omzetting gebeurt via de vlag ready-to-convert op de werkrelatie en een geplande taak in Oracle. Integratiegebruiker met rechten om workers aan te maken voor de betreffende legal employers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Oracle HCM Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
id (kandidaat) | ApplicantNumber | Het Recruitee-ID als verwijzing naar de sollicitatie |
name | names (voornaam, achternaam) | Met het Nederlandse naamformaat voor voorvoegsels |
Profielveld date_of_birth | DateOfBirth | |
emails[0] | emails (privé) | |
phones[0] | phones | |
Profielveld address | addresses | Eén tekstregel uit Recruitee, gesplitst naar de Nederlandse adresstijl |
Startdatum (profielveld) | ProjectedStartDate | |
placement_locations[0] | LegalEmployerName en LocationCode | Via een vertaaltabel per vestiging |
offer.department | assignments: BusinessUnitName en afdeling | Via een vertaaltabel |
Uren per week (profielveld) | workMeasures (FTE) | Omgerekend ten opzichte van de fulltime week |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR