Recruitment naar HR
Recruitee Workday koppeling: aangenomen kandidaten automatisch als nieuwe medewerker
Met een koppeling tussen Recruitee en Workday wordt een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch in Workday aangemaakt en start het indiensttredingsproces, met positie, functie, locatie en startdatum. Workday doorloopt daarna zijn eigen goedkeuringen, en accounts en laptop staan op de eerste werkdag klaar omdat niemand meer handwerk hoeft te doen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers wereldwijd in Workday beheren en in Nederland in Recruitee werven, maken na elk getekend contract de pre-hire in Workday met de hand aan en starten de hire. Dat gebeurt pas als iemand eraan toekomt, dus accounts en laptop staan op de eerste werkdag niet altijd klaar.
- De recruiter zet de kandidaat in Recruitee in de stap voor aangenomen kandidaten.
- KoppelHet haalt de volledige kandidaat op.
- In Workday staat de kandidaat als pre-hire, een aangenomen kandidaat die nog niet in dienst is.
- KoppelHet start de indiensttreding op de positie die bij de vacature hoort, met startdatum, soort medewerker, functie en locatie.
- Workday doorloopt de stappen en goedkeuringen die jullie hebben ingericht. Een fout, zoals een al bezette positie, verschijnt in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Recruitee en Workday
- Workday maakt onderscheid tussen de aangenomen kandidaat en de indiensttreding zelf. KoppelHet zet eerst de persoon neer en start pas daarna de indiensttreding, zodat een afgekeurde indiensttreding geen losse persoon zonder herkomst oplevert.
- Een indiensttreding in Workday vraagt een positie of organisatie. Een Recruitee-vacature kent die niet, dus per vacature leggen we vast welke positie erbij hoort. Ontbreekt die, dan stopt KoppelHet met een melding in plaats van te gokken.
- KoppelHet kijkt naar de soort stap in Recruitee, niet naar de naam. Een stap Contract getekend of Hired werkt dus allebei, ook als recruiters de naam later aanpassen.
- Het kandidaatnummer uit Recruitee gaat mee naar Workday. Komt dezelfde kandidaat nogmaals binnen, dan werkt KoppelHet de bestaande persoon bij in plaats van een tweede aan te maken.
- Het BSN en de Nederlandse loonheffingsgegevens komen niet uit Recruitee. HR vult ze in Workday of in de salarisadministratie aan, zodat ze niet in het wervingssysteem hoeven te staan.
- Een Nederlandse proeftijd gaat als einddatum mee naar Workday. Daarvoor voegen we in Recruitee een datumveld toe aan het aanbiedingsformulier.
- Een koppelsleutel in Recruitee heeft dezelfde rechten als de gebruiker die hem aanmaakt. We laten hem daarom aanmaken door een aparte koppelgebruiker met een beperkte rol.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom Recruitee als we Workday Recruiting ook zouden kunnen gebruiken?
Dat is een keuze van de organisatie. Veel Nederlandse teams werven al in Recruitee. De koppeling zorgt dat Workday toch de bron voor medewerkers blijft.
Worden de goedkeuringen in Workday overgeslagen?
Nee. KoppelHet start de indiensttreding; de stappen en goedkeuringen die jullie hebben ingericht blijven gelden.
Wat als de positie in Workday al bezet is?
Dan weigert Workday de indiensttreding. De aangenomen kandidaat blijft staan en de melding verschijnt in het platform, zodat HR een andere positie kiest.
Kan salaris ook meegaan?
Ja, als het in Recruitee staat. Veel klanten laten salaris liever in Workday invullen door HR.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved (met oude en nieuwe stap; alleen stappen met de categorie hire) en de Recruitee API. Het API-token heeft de rechten van de aanmakende gebruiker en is niet te beperken.
- Naar Workday schrijven we via de Staffing-webservices. Put_Applicant maakt of werkt de pre-hire bij (Recruitee-ID in External_Integration_ID_Data); Hire_Employee start het Hire Employee-business process met Position_Reference of Organization_Reference, Hire_Date, Job_Profile_Reference en Probation_End_Date.
- Naam in Legal_Name_Data volgens het naamformaat per land in de tenant; compensatie kan als subproces van Hire_Employee mee.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
id (kandidaat) | External_Integration_ID_Data | Voorkomt een tweede pre-hire als dezelfde kandidaat opnieuw binnenkomt |
name | Legal_Name_Data (First_Name, Last_Name) | Recruitee heeft één naamveld; we splitsen het en zetten voorvoegsels volgens het Nederlandse naamformaat |
emails[0] | Email_Address_Data (privé) | |
phones[0] | Phone_Data | |
Profielveld date_of_birth | Birth_Date | |
Profielveld address | Address_Data | Recruitee levert het adres als één tekstregel; we splitsen in straat, huisnummer, postcode en plaats |
Vacature (offer) | Position_Reference of Organization_Reference | Via een vertaaltabel van vacature naar Workday-positie |
Startdatum (profielveld) | Hire_Date | |
Functie (profielveld) | Job_Profile_Reference | |
Einde proeftijd (profielveld) | Probation_End_Date |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR