Recruitment naar HR
Recruitee Yoobi koppeling: nieuwe collega's direct inplanbaar in Yoobi
Met een koppeling tussen Recruitee en Yoobi staat een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als medewerker in Yoobi, met personeelsnummer, startdatum, afdeling, functie en inlog-e-mail. Projectleiders kunnen de nieuwe collega zo al inplannen voor de eerste werkdag, zonder te wachten tot iemand hem in Yoobi zet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die uren, projecten en planning in Yoobi bijhouden en in Recruitee werven, maken elke nieuwe collega met de hand aan in Yoobi. Tot dat gebeurt, kan niemand de nieuwe collega op een project zetten, en schrijft die in de eerste week geen uren.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen in Recruitee.
- KoppelHet bepaalt het personeelsnummer, volgens de afspraak met HR of de salarisadministratie.
- De nieuwe collega staat in Yoobi met afdeling, functie, startdatum en inlog-e-mail.
- De beheerder van Yoobi zet de contracturen; daarna is de collega inplanbaar.
Waar je op let bij Recruitee en Yoobi
- Yoobi vraagt bij een nieuwe medewerker een personeelsnummer, en Recruitee heeft er geen. We spreken af of HR het nummer in Recruitee zet of dat KoppelHet het volgende vrije nummer kiest, zodat het later in de salarisadministratie hetzelfde is.
- Via de API kan Yoobi contracten alleen teruggeven, niet aanmaken. De contracturen, die de planning nodig heeft, zet de Yoobi-beheerder daarom zelf; KoppelHet maakt daar een taak van.
- Er bestaat een Zapier-sjabloon dat aangenomen Recruitee-kandidaten als Yoobi-medewerker aanmaakt. Dat werkt per bedrijfsaccount en zonder controle op dubbele medewerkers of een vast personeelsnummer.
- De API van Yoobi werkt direct op productiedata en heeft geen aparte testomgeving. We testen daarom met één testkandidaat en een API-gebruiker die alleen medewerkers mag aanmaken en lezen.
- Yoobi splitst een naam in voornaam, tussenvoegsel en achternaam, Recruitee heeft één naamveld. KoppelHet haalt Nederlandse tussenvoegsels als van of de eruit, zodat de collega in Yoobi goed sorteert.
- Het e-mailadres in Yoobi is waarmee de collega inlogt en uren schrijft. Dat moet het zakelijke adres zijn, dus HR zet het vooraf als profielveld in Recruitee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet het Zapier-sjabloon gebruiken?
Dat kan bij een paar aannames per jaar. Wie een vast personeelsnummer en een controle op dubbele medewerkers wil, heeft meer nodig.
Gaan de contracturen ook mee?
Nee, de API van Yoobi kan geen contracten aanmaken. De beheerder zet ze, en KoppelHet geeft daar een taak voor.
Kan Yoobi daarna door naar de salarisadministratie?
Ja, als aparte koppeling: uren uit Yoobi naar bijvoorbeeld Nmbrs of AFAS. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de ondertekende webhook candidate_moved naar een stap met de categorie hire (header X-Recruitee-Signature) en de ATS API voor kandidaat, aanbod en profielvelden.
- Naar Yoobi via de Yoobi REST API (RAML en JSON), die per organisatie wordt aangezet. Aparte API-gebruiker met rechten per methode, alleen medewerkers aanmaken en opvragen; contracten zijn via de API alleen op te halen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Yoobi | Toelichting |
|---|---|---|
name | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | Het ene Recruitee-naamveld splitsen we, met het tussenvoegsel apart |
Personeelsnummer (uit HR of door KoppelHet uitgegeven) | Personeelsnummer | Verplicht in Yoobi |
Startdatum (profielveld) | Startdatum | |
offer.department | Afdeling | Via de afdelingen die in Yoobi bestaan |
Functie (profielveld) | Functie | |
Zakelijk e-mailadres (profielveld) | Gebruikers-e-mail | |
Profielveld gender | Geslacht |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR