Payroll koppeling
Sage HR ADP iHCM koppeling: compensatie en vertrek uit Sage HR naar de Nederlandse ADP-payroll
Een koppeling tussen Sage HR en ADP iHCM zet nieuwe salarisregels, andere compensatieregels en uitdiensttredingen uit Sage HR door naar de Nederlandse payroll in ADP iHCM. Medewerkers die al in ADP staan, krijgen zo hun salaris en einddatum zonder overtypen; een nieuwe medewerker aanmaken in ADP blijft werk van payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage HR gebruiken voor personeelsdossiers en verlof, en de Nederlandse salarissen bij ADP iHCM laten verwerken, houden de compensatie in Sage HR bij en zetten wijzigingen met de hand in ADP. Een vertrokken medewerker verdwijnt in Sage HR uit de gewone lijst, en wordt daardoor in ADP soms te laat beëindigd.
- HR legt in Sage HR een compensatieregel vast of beëindigt een dienstverband.
- KoppelHet leest de compensatie per medewerker en de lijst met vertrokken medewerkers, en vergelijkt met de vorige stand.
- Een nieuwe regel met categorie salaris gaat als salariswijziging naar ADP; andere categorieën als variabele regel.
- Een nieuwe vertrokken medewerker start de beëindiging in ADP.
- KoppelHet zet het ADP-personeelsnummer in een eigen veld in Sage HR.
Waar je op let bij Sage HR en ADP iHCM
- Sage HR geeft compensatie alleen per medewerker terug, niet voor iedereen tegelijk. KoppelHet loopt daarom de medewerkers met een ADP-nummer langs en vergelijkt hun regels met de vorige ronde; alleen een nieuwe of gewijzigde regel gaat naar ADP.
- Een compensatieregel in Sage HR heeft een categorie, zoals Salary, met bedrag, valuta, periode en begin- en einddatum. KoppelHet stuurt de categorie Salary als salariswijziging naar ADP en vertaalt de andere categorieën met een tabel naar variabele velden van de paygroup.
- Een medewerker die vertrekt, verdwijnt in Sage HR uit de gewone lijst en staat dan in een aparte lijst met vertrokken medewerkers, met vertrekdatum. KoppelHet leest die aparte lijst, want anders lijkt een vertrekker gewoon verdwenen en blijft hij in ADP doorbetaald.
- Sage HR kan een vertrokken medewerker opnieuw aannemen onder hetzelfde ID, met een nieuwe startdatum. Komt iemand terug terwijl de beëindiging in ADP nog niet is verwerkt, dan annuleert KoppelHet die; is hij al verwerkt, dan krijgt payroll een melding om een nieuw dienstverband in ADP aan te maken.
- Sage HR heeft geen veld voor de juridische werkgever. KoppelHet gebruikt een team of een eigen veld om te bepalen welke medewerkers in ADP thuishoren, en schrijft het ADP-personeelsnummer terug in een eigen veld, zodat HR in Sage HR ziet wie gekoppeld is.
- De API van Sage HR heeft geen webhooks en geeft lijsten in pagina's van vijftig. KoppelHet leest daarom een paar keer per dag alle pagina's, en draait vóór de ADP-aanleverdatum een volledige vergelijking.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is Sage HR niet te klein voor ADP?
Sage HR draait ook bij grotere organisaties voor dossiers en verlof. De koppeling werkt hetzelfde; alleen het aantal aanroepen groeit mee met het aantal medewerkers.
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. Payroll maakt de medewerker in ADP aan; KoppelHet koppelt hem daarna en zet het nummer in Sage HR.
Welke compensatiecategorieën gaan mee?
Salaris, en de categorieën die we bij de start met payroll aan een variabel veld in ADP koppelen. De rest blijft in Sage HR.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage HR API op {subdomein}.sage.hr/api met de header X-Auth-Token: GET /employees (met team_history, employment_status_history, position_history), GET /employees/{id}/compensations (start_date, end_date, currency, amount, period, category), GET /terminated-employees (termination_date), POST /employees/{id}/rehire (date, start_fresh) en PUT /employees/{id}/custom-fields/{custom_field_id}. Paginering per 50; geen webhooks.
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers, de Base Remuneration Change API (2416 en 2417), de Pay Data Input API voor iHCM NL en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel). Canonicals in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage HR | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
Eigen veld ADP-nummer | payrollfilenumber | KoppelHet vult het veld |
Team of eigen veld werkgever | payrollGroupCode | Vertaaltabel |
compensation: category Salary, amount, period | Salarisbedrag 2417 en salariscode 2416 | |
compensation: start_date | effectiveDateTime van de salariswijziging | |
compensation: andere category, amount, start_date | Variabel veld (Vxxx) via Pay Data Input | Vertaaltabel per categorie |
terminated-employees: termination_date | Beëindiging in worker.terminate |
Gerelateerd
Recruitee → Sage HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Sage HR → Active Directory
Sage HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per team, met vervaldatum uit de termination
Sage HR → AFAS Profit
Sage HR koppelen met AFAS: medewerkers van de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll
ASSage HR → Arbodienst (SIVI)
Sage HR koppelen met de arbodienst via SIVI: time off requests van het ziektebeleid als verzuimmelding