Recruitment naar HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Met een koppeling tussen Recruitee en Sage HR staat een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als medewerker in Sage HR, met startdatum, functie, team, locatie en leidinggevende. Het getekende contract komt in het documentenarchief van de medewerker, en HR bepaalt zelf wanneer de welkomstmail uit Sage HR vertrekt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage HR voor verlof, onboarding en dossiers gebruiken maar in Recruitee werven, voeren elke nieuwe medewerker twee keer in. Zolang de collega niet in Sage HR staat, starten de onboardingtaken niet en kan de leidinggevende geen verlof goedkeuren.
- De recruiter zet de kandidaat op Aangenomen en vult in Recruitee het zakelijke e-mailadres en de startdatum in.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in Sage HR met naam, e-mail, startdatum, functie en contactgegevens.
- Direct daarna zet KoppelHet team, locatie en leidinggevende op de nieuwe medewerker, en vult de afgesproken eigen velden.
- Het getekende contract uit Recruitee komt als document bij de medewerker, alleen zichtbaar voor HR en de medewerker zelf.
- De onboardingtaken in Sage HR starten vanaf de startdatum; HR kiest wanneer de welkomstmail gaat.
Waar je op let bij Recruitee en Sage HR
- Sage HR maakt een medewerker aan met alleen persoons- en adresgegevens en een functietitel. Team, locatie en leidinggevende zet KoppelHet in een tweede aanroep op de zojuist aangemaakte medewerker.
- Laat je de startdatum leeg, dan gebruikt Sage HR de datum van vandaag. KoppelHet stuurt de startdatum uit Recruitee daarom altijd mee en houdt de aanname tegen als die ontbreekt, zodat verlofopbouw en onboarding niet op de verkeerde dag beginnen.
- Sage HR kan bij het aanmaken direct een welkomstmail sturen. KoppelHet zet die standaard uit, zodat een kandidaat die maanden later begint niet al een uitnodiging krijgt.
- Nationaliteit verwacht Sage HR voluit, zoals Dutch, en het land als tweeletterige code. Recruitee-adressen zijn vrije tekst, dus KoppelHet vertaalt ze of laat ze leeg voor de medewerker.
- Contracturen en contractsoort kent Sage HR alleen als eigen velden. KoppelHet schrijft ze per veld, en een tekstveld mag niet langer zijn dan 250 tekens.
- Een document dat via de API in Sage HR komt, is alleen zichtbaar voor de medewerker zelf, tenzij je het deelt met de leidinggevende. KoppelHet zet het getekende contract in de categorie die HR daarvoor kiest, zonder melding aan de medewerker.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de wervingsmodule van Sage HR?
Dat kan ook. Wie in Recruitee blijft werven, houdt vacatures en pipelines daar en begint de koppeling bij de aanname.
Wat als de kandidaat al eerder bij ons werkte?
Dan staat die persoon bij de uitdiensttredingen in Sage HR. KoppelHet maakt dan geen nieuwe medewerker, maar legt de herindiensttreding als taak bij HR.
Gaat het salaris mee?
Nee. De API van Sage HR kan beloning lezen maar niet schrijven, dus HR legt het salaris zelf vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee levert de aanname via de webhook candidate_moved, met de stapcategorie hire in to_stage en een HMAC-SHA256-handtekening in X-Recruitee-Signature. KoppelHet haalt daarna kandidaat, aanbod en profielvelden op met de ATS API.
- Naar Sage HR via de REST API op het eigen subdomein ({subdomein}.sage.hr/api) met de API-sleutel in X-Auth-Token. POST /employees (form-data; verplicht email, first_name, last_name; verder work_start_date, send_email, position_title, adres en telefoon), daarna PUT /employees/{id} met team_id, location_id en leader_id, PUT /employees/{id}/custom-fields/{custom_field_id} en POST /documents (multipart, employee_id, category_id, notify).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Sage HR | Toelichting |
|---|---|---|
name | first_name en last_name | Het naamveld van Recruitee splitsen we |
Zakelijk e-mailadres (profielveld) | email | Verplicht in Sage HR |
Startdatum (profielveld) | work_start_date | Formaat JJJJ-MM-DD; leeg wordt vandaag |
Vacaturetitel of functie (profielveld) | position_title | |
phones[0] | mobile_phone | |
offer.department | team_id | Via de lijst met teams uit Sage HR |
placement_locations[0] | location_id | |
E-mail leidinggevende (profielveld) | leader_id | |
Uren per week (profielveld) | Eigen veld in Sage HR | Sage HR heeft geen standaardveld voor contracturen |
Getekend contract (bijlage) | Document in de categorie voor contracten |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR