Payroll koppeling
Sage HR koppelen met AFAS: medewerkers van de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll
Met een koppeling tussen Sage HR en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers van de Nederlandse vestiging uit Sage HR in AFAS, met functie, contractvorm, salaris en uitdiensttreding. De salarisadministratie hoeft gegevens uit Sage HR niet meer over te typen en ziet in AFAS alleen nog wat ze zelf moet aanvullen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk die Sage HR gebruiken en voor de Nederlandse vestiging in AFAS Profit verlonen, zetten elke aanname nu met de hand over. Omdat Sage HR geen uren per week en geen IBAN in de standaardvelden heeft, haalt de salarisadministratie die gegevens nog apart op.
- HR legt de nieuwe medewerker van de Nederlandse vestiging vast in Sage HR, met de extra velden voor uren en IBAN.
- KoppelHet leest Sage HR meerdere keren per dag en ziet de nieuwe medewerker.
- In AFAS start het onboardingproces met persoon, functie, contractvorm en salaris; HR vult de Nederlandse gegevens aan.
- Een nieuwe beloning of functie in Sage HR gaat met de startdatum naar AFAS.
- Na een termination in Sage HR staat de datum uit dienst met de afgesproken reden in AFAS.
Waar je op let bij Sage HR en AFAS Profit
- Sage HR stuurt geen meldingen bij een wijziging; de API beschrijft geen webhooks. KoppelHet leest de medewerkers daarom een paar keer per werkdag en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Sage HR heeft in de API geen veld voor uren per week en geen bankrekening. Beide leggen we vast in eigen velden in Sage HR, die de API per medewerker teruggeeft. Ontbreken ze, dan krijgt HR een melding en blijft het rooster in AFAS leeg.
- Medewerkers met een vinkje irregular_contract_worker in Sage HR krijgen in AFAS een dienstbetrekking als oproepkracht. Voor de andere contractvormen, zoals Full-time, spreken we de vertaling bij de start af.
- Een vertrokken medewerker verdwijnt in Sage HR uit de gewone lijst en staat dan in een aparte lijst met uitdiensttredingen. KoppelHet leest beide lijsten, anders zou een vertrek in AFAS nooit aankomen.
- Een termination in Sage HR heeft een reden uit een vaste lijst. Die vertalen we naar de reden einde dienstverband in AFAS, zodat de aangifte de juiste code krijgt.
- Beloningen in Sage HR hebben een start- en einddatum, een periode zoals monthly en een categorie zoals Salary. Alleen de categorie Salary gaat naar het salaris in AFAS; andere categorieën worden pas een looncomponent als dat is afgesproken.
- Komt iemand terug, dan zet HR in Sage HR een rehire. KoppelHet maakt in AFAS een nieuw contract met de nieuwe datum in dienst, zodat het oude dienstverband intact blijft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel staat een nieuwe medewerker uit Sage HR in AFAS?
Binnen enkele uren, bij de volgende ronde langs Sage HR. Voor de salarisrun vergelijkt KoppelHet beide systemen nog een keer volledig.
Moeten we in Sage HR iets inrichten?
Ja: de API aanzetten voor het account en twee eigen velden toevoegen, voor uren per week en IBAN. Daarna werkt HR zoals het gewend is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage HR via de REST API op het eigen subdomein ({subdomein}.sage.hr/api) met de API-sleutel in de header X-Auth-Token - GET /employees met employment_status_history en position_history, GET /terminated-employees, GET /employees/{id}/custom-fields en GET /employees/{id}/compensations. Lijsten per pagina van 50.
- AFAS via de UpdateConnectors HrOnboarding (nieuwe medewerker) en KnEmployee met AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary en AfasBankInfo, onder een eigen app connector voor deze koppeling.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage HR | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
id en employee_number | Medewerkernummer of vrij veld | Vaste sleutel |
first_name, last_name, date_of_birth, street_first, post_code, city | KnPerson | |
personal_identification_number | BSN | Als HR het BSN daar vastlegt |
employment_start_date | Datum in dienst | |
employment_status en irregular_contract_worker | AfasContract (dienstbetrekking) | Vertaaltabel |
position en position_code | Functie | |
Custom field uren per week | AfasTimeTable | |
Compensation (amount, period, start_date) | AfasSalary | |
Custom field IBAN | AfasBankInfo | |
termination_date en termination reason | Datum uit dienst en reden einde dienstverband |
Gerelateerd
Recruitee → Sage HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Sage HR → Active Directory
Sage HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per team, met vervaldatum uit de termination
Sage HR → ADP iHCM
Sage HR ADP iHCM koppeling: compensatie en vertrek uit Sage HR naar de Nederlandse ADP-payroll
ASSage HR → Arbodienst (SIVI)
Sage HR koppelen met de arbodienst via SIVI: time off requests van het ziektebeleid als verzuimmelding