ASVerzuimmelding (SIVI)
Sage HR koppelen met de arbodienst via SIVI: time off requests van het ziektebeleid als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Sage HR en de Arbodienst worden goedgekeurde time off requests van het ziektebeleid in Sage HR automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. Een ziekmelding voor een deel van de dag wordt bij de arbodienst een percentage op basis van de uren die Sage HR vastlegt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage HR gebruiken voor personeelsgegevens en verlof, en voor hun Nederlandse medewerkers een arbodienst hebben, registreren ziekdagen in Sage HR en melden ze daarna opnieuw bij de arbodienst. Een ziekmelding die achteraf wordt ingetrokken, blijft bij de arbodienst vaak open staan.
- Bij de start kiezen we het beleid in Sage HR dat voor ziekte wordt gebruikt.
- KoppelHet vraagt elk uur de time off requests van de lopende maand op en kijkt naar de status.
- Een goedgekeurde aanvraag onder het ziektebeleid wordt een ziekmelding.
- Een gedeeltelijke dag wordt een percentage; volgen er aanvragen op elkaar, dan blijft het één verzuimgeval.
- Na de laatste ziektedag volgt de betermelding. Een gemelde aanvraag die verdwijnt of wordt geannuleerd, gaat als taak naar HR.
Waar je op let bij Sage HR en Arbodienst (SIVI)
- Verlof in Sage HR hangt aan een beleid, zoals Vacation of Sickday. Het ziektebeleid houdt meestal geen saldo bij. KoppelHet herkent ziekte aan het beleid dat bij de start is gekozen, zodat alleen aanvragen onder dat beleid naar de arbodienst gaan.
- Sage HR geeft time off requests per periode van minder dan 65 dagen terug, en zonder datums alleen de lopende maand. Er zijn geen webhooks. KoppelHet leest daarom elk uur de lopende maand en elke nacht twee maanden terug, en vergelijkt dat met wat al gemeld is.
- Voor een deel van de dag legt Sage HR vast of het om het eerste of tweede dagdeel gaat, of om een eigen tijdvak, en hoeveel uren dat zijn. KoppelHet zet die uren af tegen een volle werkdag en stuurt dat als verzuimpercentage voor die dag.
- Een aanvraag in Sage HR heeft een status en een datum van goedkeuring. Per beleid kan zijn ingesteld dat aanvragen automatisch worden goedgekeurd. KoppelHet meldt alleen ziekte met de status goedgekeurd, en een aanvraag die na melding wordt geannuleerd, wordt een taak voor HR.
- Een ziekte van meerdere weken staat in Sage HR vaak als losse aanvragen die op elkaar aansluiten, omdat elke aanvraag een einddatum vraagt. KoppelHet voegt aansluitende aanvragen samen tot één verzuimgeval, zodat een verlenging bij de arbodienst geen nieuwe ziekmelding wordt.
- Bij een aanvraag kunnen een toelichting, extra vragen per beleid en een vervanger staan. Die gaan niet naar de arbodienst. KoppelHet bewaart van een aanvraag alleen datums, uren en status.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet HR bij langdurige ziekte steeds een nieuwe aanvraag maken?
Dat kan. KoppelHet ziet aansluitende aanvragen als één verzuim, dus de arbodienst krijgt geen nieuwe ziekmelding.
Gaan de antwoorden op extra vragen bij een aanvraag mee?
Nee. Toelichting en extra velden blijven in Sage HR.
Is dit hetzelfde als Sage People?
Nee. Sage HR is een ander product met een eigen API. Voor Sage People is er een aparte koppelpagina.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage HR via de REST API op het eigen subdomein ({subdomein}.sage.hr/api) met de API-sleutel in de header X-Auth-Token. GET /leave-management/policies (id, name, unit, accrue_type), GET /leave-management/requests met from en to (minder dan 65 dagen, standaard de lopende maand) en page; velden id, status_code, policy_id, employee_id, start_date, end_date, is_part_of_day, first_part_of_day, second_part_of_day, hours en approval_date. Pagina's van 50 met meta.next_page. Geen webhooks.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, Vangnet J/N (verplicht) en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage HR | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Huidig dienstverband van de medewerker | Identificatie dienstverband | |
id van de eerste aanvraag | Verzuimgeval identificatie | Aansluitende aanvragen houden hetzelfde verzuimgeval |
start_date | Datum eerste verzuimdag | |
is_part_of_day en hours | Percentage verzuim | Berekend met de uren per dag |
end_date + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
policy_id | Filter op ziekte | Gaat zelf niet mee |
Eigen veld in Sage HR | Vangnet J/N |
Gerelateerd
Recruitee → Sage HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Sage HR → Active Directory
Sage HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per team, met vervaldatum uit de termination
Sage HR → ADP iHCM
Sage HR ADP iHCM koppeling: compensatie en vertrek uit Sage HR naar de Nederlandse ADP-payroll
Sage HR → AFAS Profit
Sage HR koppelen met AFAS: medewerkers van de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll