Payroll koppeling
Sage HR DATEV koppeling: Duitse starters, salarissen en vertrekkers uit Sage HR naar DATEV
Een koppeling tussen Sage HR en DATEV zet nieuwe medewerkers, salariswijzigingen en vertrekkers van de Duitse entiteit uit Sage HR elke loonmaand klaar voor DATEV LODAS of Lohn und Gehalt. Sage HR heeft geen DATEV-integratie en geen webhooks, dus KoppelHet leest de API vóór elke afsluiting en levert alleen wat veranderde.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Sage HR en een Duitse entiteit waarvan de lonen bij een Steuerberater in DATEV lopen, houden de Britse kant vaak in Sage en sturen Duitsland elke maand een lijst. Zonder koppeling mist het kantoor soms een vertrekker, omdat die in Sage HR uit de gewone medewerkerslijst verdwijnt.
- HR legt een starter, beloning of termination vast in Sage HR, met de Duitse medewerkers in een eigen team of eigen veld.
- KoppelHet leest de actieve en de uit dienst getreden medewerkers en hun beloning, en vergelijkt die met de vorige aanlevering.
- Wat in de loonmaand ingaat, zet KoppelHet om naar stam- en bewegingsgegevens voor DATEV.
- Vóór de afsluiting levert KoppelHet de maand aan; de Steuerberater neemt de gegevens over.
- Een onbekende nationaliteit of een beloning zonder Lohnart komt op een lijst voor HR.
Waar je op let bij Sage HR en DATEV
- Sage HR zet actieve en uit dienst getreden medewerkers in twee aparte lijsten. Een vertrekker staat na de termination niet meer in de gewone lijst; KoppelHet leest daarom ook de lijst met uit dienst getreden medewerkers, zodat het Austrittsdatum altijd bij het kantoor komt.
- Sage HR stuurt geen webhooks, en de lijsten komen in pagina's van vijftig. Voor één Duitse loonrun per maand is dat geen bezwaar; KoppelHet vergelijkt in de week vóór de afsluiting elke dag de volledige stand met de vorige aanlevering.
- Een beloning in Sage HR heeft een bedrag, een periode, een categorie zoals Salary en een begin- en einddatum. KoppelHet vertaalt per categorie naar de Lohnart van het kantoor en rekent een jaarbedrag om naar een maandbedrag voor de Festbezug.
- Sage HR legt nationaliteit voluit vast, zoals Spanish, terwijl DATEV met codes werkt. KoppelHet vertaalt via een tabel en stuurt een nationaliteit die niet in de tabel staat niet mee, maar meldt hem.
- Sage HR heeft twee algemene velden voor nummers, tax_number en personal_identification_number, zonder vaste betekenis per land. Bij de start leggen we vast welk veld de Steuer-ID bevat; de Sozialversicherungsnummer vult de Steuerberater anders zelf aan.
- De algemene API van Sage HR heeft geen veld voor bankrekening of arbeidsuren per week, alleen een contractvorm zoals Full-time. IBAN en Wochenarbeitszeit blijven daarom in DATEV bij het kantoor, en de koppeling overschrijft ze niet.
- Een termination in Sage HR heeft een reden uit een vaste lijst, met een type vrijwillig of onvrijwillig. KoppelHet geeft die reden als toelichting mee aan het kantoor, dat de Duitse afmelding zelf afhandelt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat verlof ook naar DATEV?
Niet in de eerste versie. Sage HR heeft een verlof-API; afwezigheid aanleveren kan later als uitbreiding.
Moeten de Britse medewerkers ook mee?
Nee. KoppelHet selecteert alleen de Duitse medewerkers; de Britse kant blijft zoals hij is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage HR via {subdomein}.sage.hr/api met de header X-Auth-Token - GET /employees (employee_number, date_of_birth, nationality, tax_number, personal_identification_number, employment_status, met optioneel employment_status_history en position_history), GET /terminated-employees (termination_date, termination.reason), GET /termination-reasons (code, type) en GET /employees/{id}/compensations (amount, currency, period, category, start_date, end_date). Pagina's van vijftig, geen webhooks.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en bewegingsgegevens via het DATEV-rekencentrum, activering in DATEV Arbeitsplatz door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde software) of een ASCII-bestand dat het kantoor zelf in LODAS of Lohn und Gehalt inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage HR | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
employee_number | Personalnummer | |
first_name, last_name, date_of_birth | Vorname, Familienname, Geburtsdatum | |
street_first, street_second, post_code, city, country | Anschrift | |
tax_number | Steuer-Identifikationsnummer | Afspraak per klant |
nationality (voluit, bijvoorbeeld Spanish) | Staatsangehörigkeit | Via een vertaaltabel |
compensations (amount, period, category, start_date, end_date) | Festbezug met Lohnart | |
termination_date van terminated-employees | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Recruitee → Sage HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Sage HR → Active Directory
Sage HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per team, met vervaldatum uit de termination
Sage HR → ADP iHCM
Sage HR ADP iHCM koppeling: compensatie en vertrek uit Sage HR naar de Nederlandse ADP-payroll
Sage HR → AFAS Profit
Sage HR koppelen met AFAS: medewerkers van de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll