HR naar ITSM
Sage HR TOPdesk koppeling: teams als afdeling, en meldingen voor nieuwe medewerkers, teamwissels en de laatste werkdag
Met een koppeling tussen Sage HR en TOPdesk komt elke actieve medewerker uit Sage HR als persoon in TOPdesk, met team, functie en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een melding voor elke nieuwe collega en voor elke laatste werkdag. KoppelHet leest Sage HR elk uur, omdat Sage HR geen webhooks heeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Sage HR en een servicedesk in TOPdesk voeren nieuwe collega's vaak met de hand in TOPdesk in, op basis van het onboardingoverzicht in Sage HR. Een vertrek komt pas bij IT als de leidinggevende eraan denkt, en een teamwissel helemaal niet.
- HR maakt de medewerker in Sage HR aan met startdatum, team, functie en leidinggevende.
- Bij de volgende uurronde zet KoppelHet de persoon in TOPdesk, met het team als afdeling.
- Vier weken voor de startdatum komt een onboardingmelding bij de servicedesk, met team, functie en leidinggevende in de tekst.
- Een nieuw team met een begindatum levert op die datum een wijzigingsmelding op, en de persoon krijgt de nieuwe afdeling.
- Na een termination komt een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding. Na die dag wordt de persoon gearchiveerd.
Waar je op let bij Sage HR en TOPdesk
- Wie uit dienst is, verdwijnt in Sage HR uit de lijst van actieve medewerkers en staat in een aparte lijst met de datum en de reden. KoppelHet leest beide lijsten, zodat een vertrek dat tussen twee rondes is ingevoerd niet verloren gaat voor TOPdesk.
- De datum van een termination in Sage HR is de laatste werkdag. Die wordt de streefdatum van de offboardingmelding. De reden van vertrek blijft in Sage HR en komt niet in de melding.
- Sage HR geeft per medewerker een teamhistorie met begin- en einddatum. KoppelHet past de afdeling in TOPdesk aan op de begindatum van het nieuwe team, en niet op het moment dat HR de wissel invoert.
- Sage HR markeert oproepkrachten en medewerkers met een onregelmatig contract met een eigen vinkje. KoppelHet zet dat in de categorie van de onboardingmelding, zodat de servicedesk bijvoorbeeld een gedeeld apparaat klaarzet in plaats van een eigen laptop.
- Bij een rehire kan Sage HR het dossier opnieuw beginnen, maar de medewerker houdt hetzelfde id. KoppelHet haalt de gearchiveerde persoon in TOPdesk terug in plaats van een tweede persoon aan te maken, zodat de meldinghistorie bij elkaar blijft.
- Sage HR geeft medewerkers in pagina's van vijftig en de teamhistorie alleen als die apart wordt gevraagd. KoppelHet vraagt team- en functiehistorie in dezelfde ronde op en loopt alle pagina's af, zodat niemand ontbreekt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Sage HR heeft zelf on- en offboardingtaken. Waarom dan TOPdesk?
Die taken zijn voor HR en leidinggevenden. De servicedesk werkt in TOPdesk, met eigen behandelaarsgroepen en doorlooptijden. De koppeling brengt het IT-werk daar.
Waar komt de vestiging vandaan?
De lijst met medewerkers in de Sage HR-API bevat geen locatie. Heeft de organisatie meerdere vestigingen, dan leiden we die af van het team of zetten we ze per medewerker vast; dat spreken we bij de start af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage HR REST API op {subdomein}.sage.hr/api met de header X-Auth-Token. GET /employees met team_history=true en position_history=true (email, employee_number, employment_start_date, team, team_id, position, reports_to_employee_id, work_phone, mobile_phone, irregular_contract_worker; meta.next_page, 50 per pagina), GET /terminated-employees (termination_date, termination.reason) en GET /teams. Een rehire loopt via POST /employees/{id}/rehire met start_fresh. Geen webhooks.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord: personen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren en terughalen uit het archief), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, category, operatorGroup, targetDate, externalNumber).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage HR | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employee_number | employeeNumber | |
first_name en last_name | firstName en surName | |
email | email | |
work_phone en mobile_phone | phoneNumber en mobileNumber | |
position (position_history) | jobTitle | |
team (team_history) | department | |
reports_to_employee_id | manager | |
employment_start_date | hireDate en targetDate van de onboardingmelding | |
termination_date (terminated-employees) | employmentTerminationDate en targetDate van de offboardingmelding | |
irregular_contract_worker | Categorie van de onboardingmelding |
Gerelateerd
Recruitee → Sage HR
Recruitee Sage HR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Sage HR
Sage HR → Active Directory
Sage HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per team, met vervaldatum uit de termination
Sage HR → ADP iHCM
Sage HR ADP iHCM koppeling: compensatie en vertrek uit Sage HR naar de Nederlandse ADP-payroll
Sage HR → AFAS Profit
Sage HR koppelen met AFAS: medewerkers van de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll