Payroll naar finance
SAP S/4HANA Loket koppeling: kostenplaatsen uit SAP in het journaalprofiel, Loket-journaal als boeking in S/4HANA
Met een koppeling tussen SAP S/4HANA en Loket komen de kostenplaatsen van de Nederlandse bedrijfscode automatisch in het journaalprofiel van Loket, en staat elke journaalrun uit Loket daarna als journaalpost in S/4HANA. Loket stuurt journalen zelf alleen naar een paar boekhoudpakketten en niet naar SAP; KoppelHet vult dat gat en zet de run in Loket op geëxporteerd zodra SAP de boeking heeft verwerkt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SAP S/4HANA als ERP en de Nederlandse salarisadministratie in Loket, vaak bij een administratiekantoor, downloaden na elke verloning het journaal uit Loket en zetten het om naar een SAP-upload. Een nieuwe kostenplaats in SAP komt per mail bij de salarisadministratie, en de upload loopt vast op een kostenplaats die in Loket nog bestaat maar in SAP al is beëindigd.
- Finance opent een kostenplaats in S/4HANA voor de Nederlandse bedrijfscode.
- KoppelHet zet hem in het journaalprofiel van de Loket-administratie, met de afgesproken kostendragers in de matrix.
- Na de goedgekeurde verloning wordt in Loket gejournaliseerd; KoppelHet haalt de resultaten op zodra de run klaar is.
- De Loket-rekeningen worden vertaald naar het SAP-grootboek en gaan als één journaalpost naar S/4HANA.
- Na een geslaagde verwerking in SAP zet KoppelHet de run in Loket op geëxporteerd, anders op mislukt.
Terug: Journaalpost per journaalrun · Correctieboeking per herberekening
Waar je op let bij SAP S/4HANA en Loket
- Loket kan journalen zelf versturen via eigen verbindingen met Exact Online, Twinfield en AccountView. SAP staat daar niet tussen, dus voor S/4HANA haalt KoppelHet de resultaten van de journaalrun op en zet de run daarna zelf op geëxporteerd of mislukt.
- Een SAP-kostenplaats hoort bij een controlling area die vaak meerdere landen omvat. KoppelHet zet alleen de kostenplaatsen van de Nederlandse bedrijfscode in Loket, zodat de salarisadministratie niet kan kiezen uit kostenplaatsen van buitenlandse vestigingen.
- Loket verdeelt loonkosten alleen over combinaties van kostenplaats en kostendrager die in de matrix zijn toegestaan, anders meldt de journaalrun dat er geen verdeling is gevonden. Een nieuwe SAP-kostenplaats komt daarom direct met de afgesproken kostendragers in die matrix.
- Loket laat een kostenplaats via de API ook verwijderen. Eindigt de geldigheid van een kostenplaats in SAP, dan kijkt KoppelHet eerst in de journaalverdelingen van de dienstverbanden; staat er nog iemand op, dan blijft hij staan en krijgt de salarisadministratie een melding.
- Na een gewijzigde kostenverdeling kan Loket het journaal van een verloning herberekenen; de herberekening bevat alleen het verschil met eerdere runs. KoppelHet boekt die als aparte journaalpost in SAP, met een verwijzing naar de oorspronkelijke run.
- Een journaalrun verwijderen in Loket haalt volgens Loket geen gegevens weg in andere applicaties. Gebeurt dat na een boeking in SAP, dan meldt KoppelHet het aan finance, zodat de journaalpost in S/4HANA wordt teruggedraaid en er niet twee keer loonkosten staan.
- Staat document splitting in SAP aan, dan kan één Loket-journaal veel meer regels opleveren, en de synchrone boeking loopt dan tegen een time-out aan. KoppelHet boekt asynchroon en zet de run in Loket pas op geëxporteerd als de verwerking in SAP is geslaagd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor werkt in Loket. Wat merkt het?
Het ziet nieuwe kostenplaatsen in het journaalprofiel en per journaalrun de status geëxporteerd. Toegang tot SAP krijgt het niet.
Werkt dit ook met S/4HANA on-premise of Private Cloud?
Het proces is gelijk; welke SAP-API's beschikbaar zijn, verschilt per editie. Dat stemmen we af met jullie SAP-beheerder.
Kan het journaal per medewerker naar SAP?
Meestal kiest finance voor rekening, kostenplaats en kostendrager; het detail per dienstverband blijft in Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- S/4HANA Cloud via Cost Center - Read (A2X), API_COSTCENTER_SRV, en Journal Entry - Post (Asynchronous), JournalEntryBulkCreationRequest_In, met controle in de AIF-berichtenmonitor.
- Loket via de REST API met OAuth - kostenplaatsen per journaalprofiel (POST, PATCH, DELETE; code 1 tot 20, description 1 tot 50 tekens), de CostCenterCostUnitMatrix, GetActualJournalAllocationsByEmployerId, journaalruns per administratie met GetJournalRunResultsByJournalRunId (geen resultaten bij journalRunStatus 0 tot en met 3), PostRecalculateJournalRunByPayrollrunId voor herberekeningen en PatchJournalRunByJournalRunId met markAsSuccessfullyExported of MarkAsProcessingFailed.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP S/4HANA | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
CostCenter (S/4HANA) | code (kostenplaats in Loket) | Maximaal 20 tekens in Loket |
Omschrijving kostenplaats | description | Maximaal 50 tekens |
CompanyCode | Loket-werkgever en administratie | Vaste vertaling per bedrijfscode |
generalLedgerAccount (Loket) | Grootboekrekening in SAP | Via een rekeningschema-vertaling |
costCenter (Loket) | Kostenplaats op de journaalregel | |
costUnit (Loket) | Tweede toewijzing, bijvoorbeeld WBS-element | Per klant afgesproken |
Debet en credit | Bedrag met debet- of creditkenmerk | |
Journaalrun-ID | Referentie in de kop van de journaalpost |
- SAP KBA 3561998 – Cost Center - Read (A2X) API_COSTCENTER_SRV
- SAP KBA 2830584 – Journal Entry Post: use the asynchronous API
- SAP KBA 3191334 – Journal Entry - Post (Asynchronous) in the message monitor
- Loket REST API documentatie
- Loket: resultaten van een journaalrun
- Loket: journaal herberekenen
- Loket: journaalrun verwijderen
Gerelateerd
BambooHR → SAP S/4HANA
BambooHR SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit BambooHR als workforce person met bedrijfscode en kostenplaats
Dayforce → SAP S/4HANA
Dayforce SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit Dayforce als workforce en zakenpartner in S/4HANA
Deel → SAP S/4HANA
Deel SAP S/4HANA koppeling: eigen werknemers en EOR uit Deel als workforce person, per bedrijfscode
Exact HR → SAP S/4HANA
Exact HR SAP S/4HANA koppeling: Nederlandse loonkosten uit Salaris voor Exact Online als journaalpost in S/4HANA