HR naar ERP
SAP SuccessFactors 4PS Construct koppeling: medewerkers en kostenplaats uit Employee Central in 4PS
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en 4PS Construct komt elke medewerker van de Nederlandse bouw- of installatiebedrijven in Employee Central automatisch als medewerker in de juiste 4PS-administratie, met functie, werkmail, kostenplaats en datum in dienst. Een vertrek in Employee Central zet de einddatum in 4PS, zodat de medewerker tot en met zijn laatste dag uren kan schrijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor de hele groep in SAP SuccessFactors voeren en in de Nederlandse bouw- en installatiebedrijven met 4PS Construct werken, maken monteurs en uitvoerders met de hand aan in 4PS. Een kostenplaatswissel komt pas door als finance het merkt in de urenverantwoording.
- HR slaat in Employee Central een indiensttreding of wijziging op voor een bedrijf dat in 4PS werkt.
- KoppelHet haalt dagelijks de functiegegevens op, inclusief toekomstige ingangsdatums.
- De medewerker wordt aangemaakt of bijgewerkt in de 4PS-administratie van zijn bedrijf.
- De kostenplaats wordt als standaarddimensie op de medewerker gezet, als die waarde in 4PS bestaat.
- Bij vertrek krijgt de medewerker een einddatum; na de laatste werkdag gaat de status naar beëindigd.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en 4PS Construct
- Employee Central bevat alle landen en divisies van de groep, 4PS alleen de bouw- en installatiebedrijven. KoppelHet vraagt alleen de bedrijven op die in 4PS werken en zet elk bedrijf in een vaste 4PS-administratie.
- 4PS draait op Microsoft Dynamics 365 Business Central. Via de standaard API van Business Central zijn dimensiewaarden zoals kostenplaatsen alleen te lezen. Bestaat een kostenplaats uit Employee Central nog niet in 4PS, dan komt de medewerker zonder kostenplaats binnen en meldt KoppelHet de ontbrekende code aan finance.
- Een kostenplaats in Employee Central heeft een geldigheidsperiode. Een standaarddimensie op een medewerker in 4PS heeft dat niet; er is één actuele waarde. KoppelHet zet de nieuwe kostenplaats op de ingangsdatum, niet eerder, zodat uren van de lopende week op de oude blijven.
- Employee Central geeft zonder datumbereik alleen de stand van vandaag. Een nieuwe monteur die over drie weken begint, vraagt KoppelHet daarom met een datumbereik op, zodat hij met zijn toekomstige startdatum in 4PS staat en werkvoorbereiding hem kan inplannen.
- Business Central kent voor een medewerker de status actief, inactief en beëindigd. KoppelHet zet bij een vertrek eerst alleen de einddatum, en de status pas na de laatste werkdag op beëindigd, zodat de laatste uren nog geboekt kunnen worden.
- Business Central heeft voor een medewerker een apart veld voor de middelste naam. Employee Central bewaart een tussenvoegsel vaak in een eigen veld. KoppelHet zet dat in het middelste-naamveld, zodat van der Linden in 4PS niet als achternaam Van der Linden staat.
- Een filter op de laatste wijzigingsdatum in Employee Central kan bij functiegegevens ook een ongewijzigd record opleveren. KoppelHet vergelijkt elk record met de vorige stand en past in 4PS alleen velden aan die echt veranderd zijn.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de koppeling ook nieuwe kostenplaatsen in 4PS aanmaken?
Niet via de standaard Business Central API, daar zijn dimensiewaarden alleen te lezen. Finance maakt ze aan; KoppelHet meldt welke ontbreken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion; EmpEmployment, EmpJob (company, costCenter, jobTitle, startDate), PerPersonal en PerEmail, gefilterd op de bedrijven die in 4PS werken, met fromDate en toDate voor toekomstige records.
- Naar 4PS via de Business Central API v2.0 per company: employees (GET, POST, PATCH; number, givenName, middleName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions op de medewerker (parentType Employee, dimensionCode, dimensionValueCode). dimensionValues is alleen te lezen (GET).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
EmpEmployment.personIdExternal | number | Uniek binnen de administratie |
PerPersonal.firstName | givenName | |
PerPersonal.lastName | surname | |
EmpJob.jobTitle | jobTitle | |
Werkmail (PerEmail) | email | |
EmpEmployment.startDate | employmentDate | |
EmpEmployment.endDate | terminationDate en status | |
EmpJob.costCenter | defaultDimensions (KOSTENPLAATS) | Alleen als de waarde al in 4PS bestaat |
EmpJob.company | Business Central-company | Vertaaltabel |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central