HR naar ITSM
SAP SuccessFactors BMC Helix koppeling: People-records uit Employee Central en een incident bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en BMC Helix ITSM staat elke medewerker uit Employee Central als People-record in Helix, onder het juiste bedrijf, de organisatie en de afdeling, en maakt KoppelHet bij een aanname of vertrek een incident voor de supportgroep. Een aanname met een startdatum ver vooruit staat zo al in Helix voordat de medewerker begint.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central en BMC Helix ITSM als servicedesk houden de People-records in Helix vaak met de hand of met een periodiek bestand bij. Een nieuwe collega bestaat dan pas in Helix als hij al is begonnen, en de supportgroep hoort van een vertrek via een mail van de manager.
- Bij de start koppelen we legal entities, divisies en afdelingen uit SuccessFactors aan bedrijf, organisatie en afdeling in Helix, en locaties aan sites.
- HR legt een aanname vast in Employee Central, met een startdatum in de toekomst.
- KoppelHet leest Employee Central met een datumbereik tot ver vooruit en ziet de aanname direct.
- Ontbreekt de afdeling nog in Helix, dan maakt KoppelHet die eerst aan; daarna komt het People-record op Enabled.
- Het onboardingincident gaat naar de supportgroep, met de nieuwe medewerker als klant.
- Bij een beëindiging volgt een offboardingincident; na de einddatum gaat het People-record op Obsolete.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en BMC Helix ITSM
- BMC heeft voor Workday en Salesforce een kant-en-klaar sjabloon dat People-records aanmaakt, maar niet voor SuccessFactors. Voor SuccessFactors biedt BMC Helix iPaaS een algemene connector en een sjabloon dat medewerkergegevens in een case van Business Workflows toont. KoppelHet levert de People-records en incidenten zonder iPaaS-licentie.
- Employee Central kent drie lagen in de organisatie, legal entity, divisie en afdeling, en BMC Helix ook drie, bedrijf, organisatie en afdeling. KoppelHet legt die lagen één op één op elkaar, zodat supportgroepen en rechten die in Helix per bedrijf zijn ingericht, vanzelf goed vallen.
- Via OData toont SuccessFactors standaard alleen wat vandaag geldt. Een aanname per volgende maand zou pas op de startdatum zichtbaar worden. KoppelHet vraagt de functieregels op met een datumbereik tot ver vooruit, zodat het People-record en het onboardingincident er ruim voor de eerste werkdag zijn.
- Een nieuwe persoon in Helix vraagt een site als hij op kantoor werkt. SuccessFactors-locaties hebben een adres en passen daarom op sites. KoppelHet maakt iedereen aan als office-based met de site van zijn locatie, zodat er geen privéadres uit Employee Central in Helix komt.
- Na een herindiensttreding toont SuccessFactors alleen de laatste beëindiging. KoppelHet onthoudt welk People-record bij welke persoon hoort, en zet een terugkerende collega van Obsolete terug op Enabled in plaats van een tweede record aan te maken, dat in Helix alleen een beheerder weer kan verwijderen.
- Het token voor de REST API van BMC Helix is een uur geldig. De nachtelijke vergelijking van alle Employee Central-medewerkers met CTM:People kan langer duren; KoppelHet vraagt tussendoor een nieuw token aan en meldt zich na afloop af.
- SAP stopt met aanmelden op de SuccessFactors-API's met gebruikersnaam en wachtwoord. KoppelHet leest Employee Central met OAuth en een rol met alleen leesrechten op persoons-, functie- en organisatiegegevens; salaris en nationaliteit vallen buiten die rol.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan onboarding ook als werkorder of serviceverzoek?
Dat kan als uitbreiding. We beginnen met een incident per gebeurtenis, omdat dat interfaceformulier in elke Helix-omgeving bestaat.
Wat als een startdatum verschuift?
Dan ziet KoppelHet de gewijzigde functieregel en zet het een werkbon in het openstaande incident met de nieuwe datum.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) en een rol met alleen leesrechten. PerPerson, PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob met fromDate en toDate voor toekomstige regels; FOCompany, FODivision, FODepartment en FOLocation; EmpEmploymentTermination voor beëindigingen.
- BMC Helix ITSM via de platform-REST API: POST /api/jwt/login levert een token dat een uur geldig is (header Authorization: AR-JWT), POST /api/jwt/logout na afloop. Personen via POST en PUT op /api/arsys/v1/entry/CTM:People; incidenten via POST /api/arsys/v1/entry/HPD:IncidentInterface_Create met First_Name, Last_Name, Corporate_ID, Status, Service_Type, Impact, Urgency, Reported_Source, Description en Assigned_Group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in BMC Helix ITSM | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Corporate ID | Eén People-record per persoon, ook bij twee dienstverbanden |
PerPersonal (voornaam, achternaam) | First Name en Last Name | |
PerEmail (zakelijk) | Internet E-mail | |
EmpJob.company (FOCompany) | Company | |
EmpJob.division (FODivision) | Organization | |
EmpJob.department (FODepartment) | Department | |
EmpJob.location (FOLocation) | Site | Verplicht voor een office-based persoon |
EmpJob.jobTitle | Job Title |
- BMC Helix iPaaS – SAP SuccessFactors connector
- BMC Helix iPaaS – Manage employee data in SAP SuccessFactors from Business Workflows
- BMC Helix iPaaS – People records from Workday
- BMC Helix ITSM – Creating and modifying People data
- BMC Helix – Access and authentication for the REST API
- BMC Helix ITSM – HPD_IncidentInterface_Create_WS
- SAP KBA 2920680 – OData: alle historische en toekomstige records
- SAP KBA 3153070 – EmpEmploymentTermination na herindiensttreding
- SAP – Planned retirement of HTTP Basic Authentication
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central