HR naar ERP
SAP SuccessFactors Coupa koppeling: medewerkers uit Employee Central als Coupa-gebruikers met goedkeurder en standaardrekening
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Coupa wordt elke medewerker uit Employee Central die moet bestellen of goedkeuren automatisch een Coupa-gebruiker, met manager, afdeling, content group en standaardrekening uit zijn legal entity en kostenplaats. Een uitdiensttreding die HR vooruit in SuccessFactors vastlegt, deactiveert de gebruiker in Coupa na de laatste werkdag.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Employee Central als HR-systeem en Coupa voor inkoop en facturen, onderhouden Coupa-gebruikers met het CSV-sjabloon van Coupa. Na een reorganisatie in SuccessFactors gaan aanvragen in Coupa nog naar de vorige manager, en iemand die opnieuw in dienst komt, krijgt soms een tweede account.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op uit Employee Central, alleen voor legal entities die Coupa gebruiken.
- KoppelHet controleert of manager, afdeling, content group, account group en standaardrekening al in Coupa bestaan.
- Een nieuwe medewerker wordt een Coupa-gebruiker die met single sign-on inlogt; ontbreekt een verwijzing, dan komt hij op een lijst.
- Een nieuwe manager of kostenplaats gaat op de ingangsdatum uit SuccessFactors naar Coupa.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de gebruiker op inactief; bij een herindiensttreding wordt dezelfde gebruiker weer actief.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Coupa
- Coupa vraagt dat afdeling, manager, content group, account group, rol en standaardrekening al bestaan voordat een gebruiker wordt aangemaakt. KoppelHet loopt die verwijzingen per medewerker uit SuccessFactors na en zet medewerkers met een ontbrekende waarde op een lijst voor de Coupa-beheerder.
- Bij een herindiensttreding met een nieuw dienstverband kan Employee Central een nieuwe user ID geven, terwijl de persoon dezelfde blijft. KoppelHet gebruikt daarom het persoons-ID als personeelsnummer in Coupa, zodat de oude gebruiker weer actief wordt in plaats van dat er een tweede ontstaat.
- Coupa beschrijft voor eenvoudige regels, zoals een goedkeurder per kostenplaats, het koppelen van een goedkeurder aan elke kostenplaatswaarde. Volgt de goedkeuring bij jullie de budgethouder in plaats van de manager uit SuccessFactors, dan stuurt KoppelHet alleen de kostenplaats, en beheert finance de goedkeurders in Coupa.
- Een uitdiensttreding staat in Employee Central vaak weken vooruit, maar de OData API toont standaard alleen het record van vandaag. KoppelHet vraagt ook toekomstige records op, zodat de deactivatie in Coupa op de dag na de laatste werkdag klaarstaat en niet een dag te laat komt.
- Een legal entity in SuccessFactors heeft een eigen valuta en vaak eigen leveranciers. KoppelHet zet per company de content group en standaardvaluta in Coupa, zodat een medewerker van de Britse entiteit in ponden bestelt bij Britse leveranciers.
- Niet elke medewerker in SuccessFactors hoeft in Coupa. KoppelHet neemt alleen mensen mee die volgens een tabel per job classification of afdeling bestellen of goedkeuren, zodat er geen licenties opgaan aan collega's die Coupa nooit openen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie bepaalt de goedkeuringslimieten?
Finance. Een tabel per job classification kan later als uitbreiding; in de eerste versie beheert finance de limieten in Coupa.
Gaan medewerkers met een global assignment mee?
Ze krijgen één Coupa-gebruiker. Bij welke legal entity die hoort tijdens de assignment, spreken we per klant af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0: EmpJob (company, costCenter, department, managerId, jobCode), EmpEmployment (startDate, endDate), PerPerson (personIdExternal), PerPersonal en PerEmail; opgehaald met fromDate en toDate=9999-12-31 en gefilterd op lastModifiedDateTime.
- Naar Coupa via de Users API (/api/users; POST, PUT op Coupa-ID, GET op Coupa-ID) met login, email, employee_number en mention_name als unieke velden, manager, department, default_account, default_currency, content_groups, account_groups, authentication_method saml met sso_identifier en active. Een eerste vulling kan via de CSV-import voor Users.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Coupa | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | employee_number | Blijft gelijk bij herindiensttreding |
PerEmail (zakelijk) | login, email en sso_identifier | |
PerPersonal firstName en lastName | firstname, lastname en mention_name | |
EmpJob managerId | manager | |
EmpJob department | department | |
EmpJob company | content_groups en default_currency | Via een tabel per legal entity |
EmpJob company + costCenter | default_account | |
EmpEmployment endDate | active = false |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central