Verlof, verzuim en uren
SAP SuccessFactors Deputy koppeling: medewerkers, goedgekeurd verlof en saldi uit Employee Central in Deputy
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Deputy staat elke medewerker uit Employee Central automatisch in Deputy, op zijn locatie en met zijn SuccessFactors-ID op de agreement. Verlof dat in SuccessFactors is goedgekeurd, komt als goedgekeurd verlof in uren in Deputy, met het saldo van de tijdrekening erbij.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Employee Central als HR-basis hebben en voor teams met wisselende diensten Deputy inzetten, voeren nieuwe medewerkers met de hand in Deputy in. Verlof en saldi uit SuccessFactors ziet de planner niet, dus hij plant soms iemand in die vrij is.
- HR legt in Employee Central een nieuwe medewerker of een andere locatie vast.
- KoppelHet maakt de medewerker in Deputy aan met een werkplek per locatie en het SuccessFactors-ID als payroll-ID.
- Goedgekeurd verlof wordt goedgekeurd verlof in Deputy, met begin- en eindtijd; geannuleerd verlof wordt ingetrokken.
- Dagelijks schrijft KoppelHet het saldo van elke tijdrekening naar de bijbehorende leave rule in Deputy.
- Na de einddatum uit Employee Central beëindigt KoppelHet de medewerker in Deputy.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Deputy
- SuccessFactors bewaart bij elke verlofregel zowel een aantal dagen als een aantal uren. Deputy werkt alleen met uren, met een begin- en eindtijd. KoppelHet gebruikt de uren uit SuccessFactors en legt ze vanaf het begin van de dienst in Deputy, zodat een korte dag ook als korte dag van het saldo afgaat.
- Een verlofaanvraag in SuccessFactors kan in behandeling, goedgekeurd, afgewezen of geannuleerd zijn. Deputy zet verlof dat via de API binnenkomt standaard klaar voor goedkeuring. KoppelHet neemt alleen goedgekeurde aanvragen over en zet ze in Deputy meteen op goedgekeurd, en trekt het verlof in bij een annulering.
- In SuccessFactors staat een saldo op een tijdrekening, en een verlofsoort kan meer rekeningen hebben, bijvoorbeeld per jaar. Deputy kent één saldo per leave rule, en een nieuw saldo vervangt het oude. KoppelHet telt de open rekeningen per verlofsoort op en schrijft het totaal in uren naar Deputy.
- Het saldo in Deputy via de API zetten werkt niet voor omgevingen in het Verenigd Koninkrijk. Bij organisaties met een Deputy-omgeving per land slaat KoppelHet de saldi daar over en neemt alleen verlof en medewerkers mee, zodat de koppeling in andere landen gewoon draait.
- Employee Central legt een beëindiging vooruit vast met een einddatum. Deputy beëindigt een medewerker zodra de opdracht binnenkomt. KoppelHet bewaart de einddatum en voert de beëindiging pas uit na die dag, zodat geplande diensten tot het vertrek blijven staan.
- Deputy hangt verlof aan een locatie, voor beschikbaarheid en timesheets. In Employee Central heeft een medewerker één locatie op de functieregel. KoppelHet gebruikt die locatie voor het verlof en verplaatst verlof dat na een overplaatsing valt naar de nieuwe locatie, zodat de nieuwe planner het ziet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan goedgekeurde timesheets terug naar SuccessFactors?
Niet in deze koppeling. Uren gaan van Deputy naar de salarisverwerking per land; uren naar SuccessFactors kan later als uitbreiding.
Kunnen medewerkers verlof in Deputy aanvragen?
Dat kan, maar dan staat het niet in SuccessFactors. We kiezen één plek; bij SuccessFactors als leidend systeem is dat SuccessFactors.
Werkt dit ook met SuccessFactors Time Tracking?
De koppeling gebruikt alleen Time Off. Gebruikt u ook Time Tracking, dan kiezen we bij de start waar uren worden vastgelegd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), gefilterd op lastModifiedDateTime. Entiteiten PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment, EmpJob (location, standardHours) en EmpEmploymentTermination; verlof uit EmployeeTime (approvalStatus, timeType, startDate, endDate, quantityInHours, quantityInDays) en saldi uit EmpTimeAccountBalance.
- Deputy via POST /api/management/v2/employees (firstName, lastName, primaryLocation, workplaces[].agreement.payrollId, externalId, startDate) en POST /api/v1/supervise/employee/{employeeid}/terminate. Verlof via POST /api/v1/resource/Leave (Employee, LeaveRule, Company als locatie, DateStart, DateEnd, Start, End, Status 1); saldo via POST /api/v1/resource/LeaveAccrual (Hours, TransactionDate), niet voor UK-omgevingen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Deputy | Toelichting |
|---|---|---|
userId / personIdExternal | workplaces[].agreement.payrollId en externalId | |
PerPersonal (firstName, lastName), PerEmail | firstName, lastName, contact.email1 | |
EmpJob.location | primaryLocation en workplaces[].location | Via een tabel van locaties |
EmpEmployment.startDate | startDate | |
EmployeeTime (APPROVED), timeType | Leave met Status 1 en LeaveRule | |
EmployeeTime.quantityInHours | Start en End | |
EmpTimeAccountBalance | LeaveAccrual (Hours) | |
EmpEmploymentTermination.endDate | terminate na die datum |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central