HR naar ITSM
SAP SuccessFactors EasyVista koppeling: medewerkers uit Employee Central en een aanvraag uit de catalogus bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en EasyVista staat elke medewerker uit Employee Central als medewerker in EV Service Manager, met afdeling, locatie en personeelsnummer, en dient KoppelHet bij een aanname of vertrek een aanvraag in uit jullie EasyVista-catalogus. Omdat KoppelHet het personeelsnummer meegeeft, komt elke aanvraag bij de juiste persoon terecht, ook bij twee collega's met dezelfde naam.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central en EasyVista als servicedesk laden medewerkers vaak met een periodiek bestand in EV Service Manager. Een aanvraag voor een nieuwe collega kan pas worden ingediend als die medewerker in EasyVista bestaat, dus IT begint te laat of zoekt bij gelijke namen de verkeerde persoon.
- Bij de start koppelen we afdelingen en locaties uit SuccessFactors aan die in EasyVista, en kiezen we de catalogusitems voor onboarding en offboarding.
- HR legt een aanname vast in Employee Central; KoppelHet ziet die dankzij een datumbereik tot ver vooruit direct.
- KoppelHet zoekt het ID van afdeling en locatie op en maakt de medewerker aan in EasyVista.
- Daarna dient KoppelHet de onboardingaanvraag in, met het personeelsnummer als aanvrager en ontvanger.
- Bij een beëindiging volgt een offboardingaanvraag en krijgt de medewerker zijn einddatum.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en EasyVista
- Bij het aanmaken van een medewerker weigert EasyVista de velden voor afdelingscode, afdelingspad, locatiecode en locatiepad. KoppelHet zoekt daarom eerst het ID van de afdeling en locatie op die bij de SuccessFactors-organisatie horen, en schrijft dat ID bij de medewerker.
- Vanaf versie 2025.2 kan de EasyVista-API ook afdelingen en locaties aanmaken. Draait jullie omgeving op die versie, dan zet KoppelHet een nieuwe FODepartment of FOLocation uit SuccessFactors direct in EasyVista; op een oudere versie krijgt de beheerder een melding.
- EasyVista zoekt aanvrager en ontvanger van een aanvraag eerst op personeelsnummer, dan op e-mail en pas daarna op naam. KoppelHet geeft altijd het persoonsnummer uit SuccessFactors mee, dat ook bij een tweede dienstverband gelijk blijft.
- Volgens EasyVista neemt elke API-aanroep een gebruikerslicentie van EV Service Manager in. KoppelHet stuurt daarom alleen medewerkers waarvan de functieregel in SuccessFactors is gewijzigd, en geen volledige lijst bij elke ronde.
- Valt een aanvrager buiten de domeinen van de API-gebruiker, dan weigert EasyVista de aanvraag. Een concern in SuccessFactors heeft vaak legal entities in meerdere landen. De API-gebruiker in EasyVista krijgt daarom de domeinen van alle legal entities die KoppelHet doorzet, en verder niets.
- Via OData toont SuccessFactors standaard alleen de stand van vandaag. KoppelHet vraagt de functieregels op met een datumbereik tot ver vooruit, zodat de medewerker in EasyVista bestaat voordat de onboardingaanvraag wordt ingediend. Anders weigert EasyVista de aanvraag omdat de ontvanger niet bestaat.
- EasyVista geeft resultaten in de taal en tijdzone van het API-account. Datums in Employee Central zijn kalenderdagen. KoppelHet zet het account op de tijdzone van de servicedesk, zodat een startdatum niet een dag verschuift.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet elke nacht alle medewerkers opnieuw sturen?
Omdat elke API-aanroep in EasyVista een licentie inneemt. Alleen wijzigingen sturen houdt de koppeling licht.
Wat als een catalogusitem wordt aangepast?
Zolang de GUID gelijk blijft, werkt de koppeling door. Klopt de GUID niet meer, dan stopt EasyVista de aanvraag en ziet KoppelHet de fout.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) en een rol met alleen leesrechten. PerPerson, PerPersonal, PerEmail, User, EmpEmployment en EmpJob met fromDate en toDate voor toekomstige regels; FODepartment, FOLocation en FOCompany; EmpEmploymentTermination voor beëindigingen.
- EV Service Manager via de REST API op https://{server}/api/v1/{account}/. Medewerkers met POST /employees en PUT /employees/{employee_id} (velden uit AM_EMPLOYEE, eigen velden met e_; location_code, location_path, department_code en department_path gereserveerd). Afdelingen en locaties via /departments en /locations (aanmaken vanaf 2025.2). Aanvragen met POST /requests met catalog_guid, requestor_identification en recipient_identification; 406 als de persoon niet bestaat of buiten de domeinen van de REST-gebruiker valt.
- Authenticatie met een access token (Service Manager Access Token) voor een eigen gebruiker met een profiel waarop REST API aan staat. Standaard time-out per aanroep 60 seconden, in te stellen tot 300.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in EasyVista | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | identification | Zoeksleutel voor aanvrager en ontvanger |
PerPersonal (achternaam, voornaam) | last_name en naam | |
User.username | login | |
PerEmail (zakelijk) | e_mail | |
EmpJob.startDate | begin_of_contract | |
EmpJob.department (FODepartment) | Afdeling | Op ID, niet op code of pad |
EmpJob.location (FOLocation) | Locatie | |
EmpJob.employeeClass | Eigen veld met e_ | Bijvoorbeeld vast of extern |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central