Identity en access management
SuccessFactors Entra ID koppeling: Microsoft-accounts vanuit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe Nederlandse medewerker uit Employee Central automatisch een Microsoft-account, met groepen, licentie en leidinggevende, ook als de startdatum nog weken weg is. Een overplaatsing of vertrek sluit het account op tijd, en het zakelijke e-mailadres kan terug naar SuccessFactors.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met SAP SuccessFactors Employee Central en een eigen Microsoft 365-omgeving voor Nederland zien nieuwe collega's pas als HR een lijst doorstuurt. Een overplaatsing naar een ander land blijft in Entra ID onopgemerkt.
- HR voert in SuccessFactors een nieuwe medewerker in voor de Nederlandse vestiging.
- KoppelHet ziet de nieuwe collega en kijkt naar functie en afdeling zoals die op de startdatum gelden.
- Het Microsoft-account staat klaar, met leidinggevende, groepen en licentie.
- Als jullie dat willen, gaat het nieuwe e-mailadres terug naar SuccessFactors als zakelijk adres.
- Na de laatste werkdag wordt de aanmelding geblokkeerd, tenzij de persoon nog een ander actief dienstverband heeft.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Microsoft Entra ID
- SuccessFactors houdt per onderdeel bij wat er is gewijzigd. Een nieuwe functie verandert alleen de functiegegevens, niet de persoon. KoppelHet kijkt daarom naar wijzigingen in persoon, dienstverband, functie en e-mail afzonderlijk.
- Voor een nieuwe medewerker met een startdatum in de toekomst toont SuccessFactors standaard de gegevens van vandaag. KoppelHet vraagt de gegevens op zoals ze op de startdatum gelden, zodat het account met de juiste functie en afdeling klaarstaat.
- Bij een tijdelijke uitzending naar het buitenland maakt SuccessFactors een extra dienstverband aan. KoppelHet herkent dat en werkt het bestaande account bij in plaats van een tweede account te maken.
- Heeft iemand twee dienstverbanden tegelijk, dan blokkeert KoppelHet het account pas als het laatste eindigt.
- Microsoft levert zelf een SuccessFactors-koppeling voor Entra ID. Volgens de handleiding van Microsoft meldt die zich aan met gebruikersnaam en wachtwoord, een methode die SAP uitfaseert. KoppelHet gebruikt de aanmeldmethode die SAP wel ondersteunt.
- Een overplaatsing naar een bedrijf in een ander land is in SuccessFactors een nieuwe functieregel. Hoort het nieuwe bedrijf niet bij de Nederlandse Microsoft-omgeving, dan blokkeert KoppelHet het account op de datum van overplaatsing en meldt het aan IT.
- SuccessFactors kent meerdere e-mailadressen per persoon. KoppelHet schrijft alleen het zakelijke adres terug en laat het privéadres ongemoeid.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de SuccessFactors-koppeling van Microsoft?
Die kan volstaan als je alleen accounts in Entra ID wilt. KoppelHet past beter als je eigen naamgevingsregels, groepen en licenties wilt, of dezelfde gegevens uit SuccessFactors ook naar andere systemen gaan.
Wat moeten we in SuccessFactors regelen?
Een koppelgebruiker die persoons-, contract- en functiegegevens mag lezen. Moet het e-mailadres terug, dan mag die ook het zakelijke e-mailadres schrijven.
Krijgen aangenomen kandidaten die nog niet begonnen zijn al een account?
Dat spreken we af. Een nieuwe collega kan al een account krijgen, uitgeschakeld tot de startdatum, zodat IT de werkplek kan voorbereiden.
Werkt dit ook met Active Directory on-premise?
Ja, via een klein programma in jullie netwerk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API met OAuth 2.0 (SAP faseert Basic Authentication uit), met lastModifiedDateTime per entiteit (PerPerson, PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob, PerEmail) en asOfDate op de startdatum. Global assignments hebben assignmentClass GA; het aantal actieve dienstverbanden staat in EmpEmploymentTermination.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph. employeeId (personIdExternal, maximaal 16 tekens), givenName, surname, userPrincipalName, mailNickname, jobTitle, department, manager (managerId), companyName, usageLocation (countryOfCompany) en accountEnabled (lastDateWorked).
- Terugschrijven van e-mail vraagt schrijfrecht op PerEmail (alleen het zakelijke type).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | employeeId | Maximaal 16 tekens in Entra ID; vooraf controleren |
PerPersonal.preferredName of firstName | givenName | |
PerPersonal.lastName | surname | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mailNickname | |
EmpJob.jobTitle | jobTitle | |
EmpJob.department | department | |
EmpJob.managerId | manager | Via het account van de manager in Entra ID |
EmpJob.company | companyName | |
EmpJob.countryOfCompany | usageLocation | Tweeletterige landcode, nodig voor de licentie |
EmpEmployment.lastDateWorked | accountEnabled = false |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central