Verlof, verzuim en uren
SAP SuccessFactors Everhour koppeling: goedgekeurd verlof en tijdrekeningen uit Employee Central in Everhour
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Everhour komt verlof dat in SuccessFactors is goedgekeurd automatisch als time off in de Everhour-planning, en worden de tijdrekeningen uit SuccessFactors verlofallocaties in Everhour. Medewerkers die in Employee Central starten of vertrekken, verschijnen op een werklijst voor de Everhour-beheerder.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verlof in SAP SuccessFactors Time Off regelen en hun adviseurs of ontwikkelaars op projecten plannen in Everhour, missen in die planning wie er vrij is. Het saldo staat alleen in SuccessFactors, dus een projectleider weet niet of een lange vakantie er nog aankomt.
- Een medewerker vraagt verlof aan in SuccessFactors en de leidinggevende keurt het goed.
- KoppelHet leest de goedgekeurde regel en zet die als goedgekeurde time off in Everhour, op de gebruiker met hetzelfde e-mailadres.
- Een geannuleerde of afgewezen regel haalt KoppelHet uit Everhour met een reden.
- Dagelijks worden de tijdrekeningen als allocaties in Everhour bijgewerkt, met de periode van de rekening.
- Starters en vertrekkers uit Employee Central komen op een werklijst voor de Everhour-beheerder.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Everhour
- SuccessFactors legt bij een verlofregel naast dagen ook het aantal uren vast. Everhour boekt time off als hele, halve, kwart of driekwart dag, of als een vaste tijd in seconden. KoppelHet kiest het dagdeel als de uren daar precies op passen, en anders de vaste tijd uit SuccessFactors, zodat de capaciteit in Everhour niet wordt afgerond.
- Een tijdrekening in SuccessFactors geldt voor een periode, bijvoorbeeld een kalenderjaar. Een allocatie in Everhour heeft ook een begin- en einddatum. KoppelHet maakt per tijdrekening een allocatie met dezelfde periode, zodat een saldo dat vervalt in Everhour niet in het volgende jaar blijft meetellen.
- Everhour kent bij een allocatie een contractstartdatum, voor wie halverwege de periode begint. Employee Central heeft de startdatum op het dienstverband. KoppelHet zet die startdatum op de allocatie van een nieuwe medewerker, zodat Everhour niet met het saldo van een heel jaar rekent.
- Een verlofregel in SuccessFactors kan van goedgekeurd naar geannuleerd gaan, en een annulering via de API zet ook die status. Everhour laat een time off verwijderen met een reden. KoppelHet kijkt bij elke ronde naar de status van regels die al in Everhour staan, en verwijdert een geannuleerde regel met de verwijzing naar SuccessFactors als reden.
- Everhour laat gebruikers niet via de API aanmaken of verwijderen; ze worden in Everhour uitgenodigd. Employee Central legt een beëindiging vaak weken vooruit vast. KoppelHet zet een vertrekker op de werklijst met de einddatum, zodat de beheerder hem op de juiste dag uit Everhour haalt, en controleert daarna of hij daar op verwijderd staat.
- Everhour kan bij een allocatie voorkomen dat iemand meer opneemt dan toegekend. Bij SuccessFactors als leidend systeem is dat al bij de aanvraag gecontroleerd. KoppelHet zet die blokkade in Everhour uit, zodat goedgekeurd verlof uit SuccessFactors nooit wordt geweigerd omdat de allocatie in Everhour net achterloopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan geschreven uren uit Everhour naar SuccessFactors?
Niet in deze koppeling. Uren naar SuccessFactors Time Tracking kan later als uitbreiding.
Tijdrekeningen in uren, allocaties in dagen; hoe gaat dat?
KoppelHet rekent uren om naar dagen met de standaarduren per dag van de medewerker. Die regel leggen we bij de start vast.
Wat als iemand in SuccessFactors geen e-mail heeft die in Everhour bestaat?
Dan wordt het verlof bewaard en verschijnt de medewerker op de werklijst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), gefilterd op lastModifiedDateTime. Verlof uit EmployeeTime (approvalStatus APPROVED, CANCELLED of REJECTED, timeType, startDate, endDate, quantityInDays, quantityInHours), tijdrekeningen uit EmpTimeAccountBalance; e-mail uit PerEmail, startdatum uit EmpEmployment en vertrek uit EmpEmploymentTermination.
- Everhour via de REST API op api.everhour.com met X-Api-Key. Gebruikers via GET /team/users (ook verwijderde). Time off via POST /resource-planner/assignments/time-off (users, startDate, endDate, timeOffType, timeOffPeriod of time in seconden, status approved) en DELETE /resource-planner/assignments/{id} met reason. Allocaties via POST /allocations (users, timeOffType, startDate, endDate, contractStartDate, days, restrictOverAllocation).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Everhour | Toelichting |
|---|---|---|
PerEmail (zakelijk) | Everhour-gebruiker (GET /team/users?query=) | |
EmployeeTime.timeType | timeOffType | |
EmployeeTime.startDate, endDate | startDate, endDate | |
EmployeeTime.quantityInHours | time (seconden) of timeOffPeriod | |
EmployeeTime.approvalStatus | status approved of verwijderen | |
EmpTimeAccountBalance en geldigheid van de tijdrekening | Allocation (days, startDate, endDate) | |
EmpEmployment.startDate | contractStartDate | Voor een starter halverwege de periode |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central