HR naar ITSM
SAP SuccessFactors Freshservice koppeling: aanvragers en verzoeken uit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Freshservice wordt elke medewerker uit Employee Central een aanvrager in Freshservice met afdeling, locatie en leidinggevende, en zet een aanname met een toekomstige startdatum direct een onboardingverzoek klaar, net als een vertrek een offboardingverzoek. Freshworks heeft zelf een SuccessFactors-connector met recepten voor aanvragers, historische gegevens, onboarding en offboarding; KoppelHet komt erbij als de koppeling met OAuth en alleen leesrechten moet werken, of als functiewissels, meerdere dienstverbanden en eigen vertrekredenen meetellen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central en Freshservice als servicedesk lopen bij de SuccessFactors-connector van Freshservice tegen de aanmelding aan: die gebruikt een gebruikersnaam en wachtwoord, een route die SAP sluit. HR wil bovendien geen account met rechten om medewerkers aan te maken en uit dienst te melden.
- HR legt een aanname vast in Employee Central, vaak weken voor de startdatum.
- KoppelHet ziet de nieuwe functieregel, maakt eerst de leidinggevende aan als die nog geen aanvrager is, en daarna de nieuwe medewerker.
- Het onboardingverzoek gaat in namens de leidinggevende, met startdatum, functie, afdeling en locatie.
- Een functiewissel of overplaatsing levert op de ingangsdatum een serviceverzoek op voor toegang en werkplek.
- Een beëindiging geeft een offboardingverzoek met de vertrekreden; na de einddatum wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Freshservice
- De SuccessFactors-connector van Freshservice vraagt een gebruikersnaam en wachtwoord. SAP stopt met inloggen op de API's met gebruikersnaam en wachtwoord en noemt OAuth als vervanging. KoppelHet leest Employee Central met OAuth, zodat de koppeling niet stilvalt als SAP die route sluit.
- Voor de connector heeft het account beheerrechten nodig op medewerkerbeheer, inclusief aanmaken, bijwerken en beëindigen. KoppelHet vraagt in SuccessFactors alleen leesrechten op de gegevens die de servicedesk gebruikt.
- Een aanname staat in Employee Central met de toekomstige startdatum als ingangsdatum. KoppelHet ziet die regel meteen en dient het onboardingverzoek in zodra de aanname is vastgelegd, terwijl afdeling en functie van de aanvrager pas op de startdatum wijzigen.
- Vertrekredenen zijn in SuccessFactors eigen codes per klant. KoppelHet vertaalt ze naar de soorten vertrek in het offboardingformulier van Freshservice, zodat een ontslag op staande voet een ander pakket krijgt dan pensioen.
- Iemand met een tweede dienstverband in een ander land heeft in SuccessFactors twee gebruikersnummers maar één persoonsnummer. In Freshservice wordt dat één aanvrager; een einde van één dienstverband geeft nog geen offboardingverzoek.
- In Freshservice moet de leidinggevende al als aanvrager bestaan voordat hij aan een medewerker kan worden gekoppeld of een verzoek kan indienen. Komt de leidinggevende uit een land buiten deze servicedesk, dan maakt KoppelHet hem toch aan als aanvrager, zonder onboardingverzoek.
- Een wijziging die volgende maand ingaat, staat nu al in SuccessFactors. KoppelHet werkt de aanvrager pas op de ingangsdatum bij, zodat Freshservice niet vooruitloopt op een overplaatsing die nog niet geldt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we SAP Integration Suite nodig?
Nee. KoppelHet leest rechtstreeks uit de OData API van SuccessFactors. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Komen medewerkers uit alle landen in Freshservice?
Alleen de bedrijven die bij deze servicedesk horen. Leidinggevenden uit andere landen komen er wel in als aanvrager, zonder verzoeken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API (v2) op lastModifiedDateTime, met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion) en een rol met alleen leesrechten. Entiteiten PerPerson (personIdExternal), PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob (effective-dated met startDate, eventReason, department, location en managerId als userId), plus FODepartment en FOLocation.
- Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2: requesters (met department_ids, location_id, reporting_manager_id en custom_fields; deactiveren na vertrek), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id, en place_request voor een catalogusitem bij een functiewissel. Een verzoek namens een ander kan alleen met een API-key van een beheerder.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Kan letters bevatten; external_id in Freshservice is een getal voor SCIM |
PerPersonal (voornaam, achternaam) | first_name en last_name | |
PerEmail (zakelijk) | primary_email | |
EmpJob.jobTitle | job_title | |
EmpJob.department (FODepartment) | department_ids | |
EmpJob.location (FOLocation) | location_id | |
EmpJob.managerId | reporting_manager_id en initiator_id | Via de userId van de leidinggevende |
EmpJob.startDate bij een aanname | Onboardingverzoek (cf_date_of_joining) | |
EmpJob.eventReason bij beëindiging | Offboardingverzoek (cf_separation_type) | Via een tabel met de eigen event reasons |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central