Identity en access management
SuccessFactors Google Workspace koppeling: Google-accounts vanuit HR
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Google Workspace krijgt elke nieuwe Nederlandse medewerker uit SuccessFactors automatisch een Google-account, met afdeling, leidinggevende en groepen. Een overplaatsing of vertrek gaat in Google in op de datum die in SuccessFactors staat, niet op de dag dat HR hem invoert, en een uitzending binnen het concern levert geen tweede account op.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in SAP SuccessFactors Employee Central beheert en in Nederland met Google Workspace werkt, krijgt het Google-account pas als iemand lokaal een mail stuurt. Een overplaatsing binnen het concern levert een tweede account op.
- HR neemt de medewerker aan in SuccessFactors, met startdatum, afdeling en leidinggevende.
- KoppelHet ziet de nieuwe medewerker, ook als de startdatum pas later is.
- Voor de startdatum staat het Google-account klaar in de organisatie-eenheid van de Nederlandse vestiging, met de leidinggevende erbij.
- Een overplaatsing per een latere datum staat klaar en gaat op die datum in; afdeling, functie en groepen volgen dan.
- Bij vertrek wordt het account op de laatste werkdag geschorst. Verwijderen of archiveren volgt na de afgesproken termijn.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Google Workspace
- SuccessFactors legt elke functiewijziging vast met een ingangsdatum. KoppelHet haalt ook wijzigingen op die pas later ingaan, zodat een overplaatsing per de eerste van de maand pas op die dag in Google verandert.
- Een wijziging die HR vandaag invoert maar die volgende maand ingaat, ziet KoppelHet direct. De uitvoering in Google wacht tot de ingangsdatum.
- Bij een tijdelijke uitzending maakt SuccessFactors een extra gebruiker aan voor dezelfde persoon. KoppelHet koppelt het Google-account aan de persoon, zodat een uitzending naar Nederland geen tweede Google-account oplevert.
- SuccessFactors kent de leidinggevende via diens eigen gebruikersnummer, Google via het e-mailadres. KoppelHet zoekt eerst het Google-account van de leidinggevende op en zet dan de relatie.
- SuccessFactors bedient vaak alle landen, terwijl deze Google-omgeving alleen voor Nederland is. KoppelHet neemt alleen de Nederlandse vestiging mee, zodat collega's uit andere landen geen Google-account krijgen.
- Google Workspace kan een account ook archiveren. Voor vertrekkers van wie mail en bestanden bewaard moeten blijven, kan KoppelHet archiveren in plaats van verwijderen, als jullie daar licenties voor hebben.
- De koppeling mag in SuccessFactors alleen persoons- en functiegegevens lezen. Salaris en beloning vallen erbuiten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een wijziging met terugwerkende kracht wordt ingevoerd?
Dan geldt die meteen. KoppelHet ziet de wijziging bij de volgende ronde en voert hem direct door, want de ingangsdatum ligt al achter ons.
Kunnen Google-groepen per afdeling automatisch?
Ja. Per afdeling, locatie of functie uit SuccessFactors spreken we af in welke groepen iemand komt.
Kan het e-mailadres terug naar SuccessFactors?
Dat kan, als de koppeling daarvoor ook in SuccessFactors mag schrijven. Standaard leest de koppeling alleen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API v2, gefilterd op lastModifiedDateTime en met fromDate en toDate voor effective-dated EmpJob-records (startDate is deel van de sleutel). Aanmelden met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion; API-gebruiker met rolrechten op alleen persoon en job.
- Global assignments krijgen een extra user-ID; de koppeling gebruikt het persoons-ID in externalIds (type organization). managerId wordt omgezet naar relations (type manager) met het Google-adres van de leidinggevende.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (primaryEmail, organizations, orgUnitPath per legal entity, suspended).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Persoons-ID (person) | externalIds (type organization) | Op persoon, niet op user-ID, vanwege extra employments |
Roepnaam of voornaam | name.givenName | |
Achternaam | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Functietitel (EmpJob) | organizations.title | |
Afdeling (EmpJob) | organizations.department | |
Kostenplaats (EmpJob) | organizations.costCenter | |
managerId (EmpJob) | relations (type manager) | Omgezet naar het Google-adres van de manager |
Legal entity (EmpJob) | orgUnitPath | |
startDate (EmpJob) | Moment van aanmaken of wijzigen | |
Einddatum dienstverband | suspended = true |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central